Per Cloud zum modernen Arbeitgeber

Das Deutsche Institut für Wirtschaftsforschung (DIW) rechnet vor: Die Nutzung des Homeoffice ist mit der Corona-Pandemie nachhaltig gestiegen. Während vor der Pandemie knapp 25 Prozent der Belegschaft zumindest gelegentlich aus den eigenen vier Wänden heraus gearbeitet haben, waren es nach Ende der Corona-bedingten Homeofficepflicht ab März 2022 immerhin noch fast 40 Prozent. Der Anteil derer, die Hybrid-Work nutzen und mindestens einmal pro Woche im Büro in den eigenen vier Wänden arbeiten, ist von gut elf auf fast 30 Prozent gestiegen, wodurch Mitarbeitende und Arbeitgeber flexibler werden.

Was für die Belegschaft und Arbeitgeber praktisch und durchaus auch produktiv ist, stellt die IT-Verantwortlichen allerdings vor Herausforderungen. Denn gerade im Homeoffice braucht die dazugehörige IT-Infrastruktur einerseits die nötige Flexibilität. Andererseits darf es beim Thema IT-Sicherheit keine Kompromisse geben.

Damit ist der Homeoffice-Trend neben dem Dauerthema Künstliche Intelligenz einer der Haupttreiber für die Cloud in Deutschland. Denn ohne Cloud gäbe es keine modernen Arbeitsplätze, die die Produktivität der Mitarbeiter gewährleisten – unabhängig davon, ob sie zu Hause, unterwegs oder im Büro arbeiten.

Maximale Flexibilität bei maximaler Sicherheit

Der ganz große Vorteil der Cloud für mobiles Arbeiten liegt auch jenseits des Homeoffice auf der Hand: ihre Skalierbarkeit. Sie reduziert einerseits IT-Kosten und erhöht gleichzeitig die Agilität innerhalb des Unternehmens. Andererseits reduziert eine Cloud-basierte Strategie auch die Risiken. Bei einem Großteil der aktuellen Cyberangriffe war die lokale IT-Infrastruktur das Ziel und neben gezieltem Phishing auf die Mitarbeitenden waren vor allem nicht aktualisierte Patches das Einfallstor. Gerade Patches sind für Unternehmen ein hoher Risikofaktor: Aktuell sind oft noch Systeme wie Windows 10 oder Exchange Server 2019 im Einsatz. Da für diese der Herstellersupport ausläuft, wird es jedoch bald keine neuen Sicherheitsupdates geben.

Um diese Sicherheitsrisiken proaktiv anzugehen, sollten IT-Teams auf moderne Cloud-Architekturen setzen. Hilfreich sind zum Beispiel ein Multi-Cloud-Ansatz und ein Zero-Trust-Modell, mit dem die Zugriffe kontinuierlich überprüft werden können – auch oder gerade im Homeoffice. Dadurch schaffen Unternehmen eine robuste und sichere Arbeitsumgebung, die den Anforderungen der modernen Arbeitswelt gerecht wird.

Nur mit Verifizierung

Zero Trust darf im Fall der Cloud durchaus wörtlich genommen werden. Denn wer sich nicht verifiziert – und zwar bei jedem Zugriff oder jeder Transaktion – bekommt keinen Zugang. Diese strikte Policy sorgt vor allem im Homeoffice oder bei Außendienstmitarbeiter für ein deutlich höheres Niveau der Cybersicherheit, ohne dabei die Flexibilität zu gefährden, die Unternehmen in der heutigen Arbeitswelt in ihrer Geschäftsstrategie verankern müssen.

Wer den Zero-Trust-Ansatz dann noch mit maschinellem Lernen (ML) kombiniert, ist zudem auch in der Früherkennung von Bedrohungen auf dem neuesten Stand. Denn mithilfe von ML können beispielsweise Warnungen ausgelöst werden, wenn das typische Nutzerverhalten abweicht. Davon profitiert das IT-Team immens, weil ML im Hintergrund automatisiert Anomalien aufdeckt und damit personelle und zeitliche Ressourcen freimacht, die anderweitig zielführender genutzt werden können.

Cloud-basierte Kollaboration

Die Cloud ist aber nicht nur aus Sicherheitsaspekten mittlerweile erste Wahl, sondern fördert mit gezielten Collaboration-Tools die effiziente Zusammenarbeit im Team – orts- und zeitunabhängig. Plattformen wie Microsoft Teams haben sich dafür mittlerweile zu einer festen Größe in der täglichen Zusammenarbeit entwickelt, über die auch integrierte Funktionen wie das Dokumentenmanagement oder Aufgabenverteilungen gemanagt werden können. Und durch die Integration von APIs lassen sich diese Plattformen in bestehende IT-Infrastrukturen einbinden.

Die Herausforderung besteht meist darin, den Überblick zu behalten. Viele Anbieter solcher Tools ergänzen stetig kleine und große Funktionen oder veröffentlichen kleine, aber mächtige Apps, die hilfreich sind, jedoch schnell untergehen. Microsoft Loop wurde zum Beispiel bereits im Jahr 2021 vorgestellt und im März 2023 als eigenständige App veröffentlicht. Trotzdem wird die Plattform bis heute oft übersehen.

Allerdings ist es wichtig, hier im Vorfeld genau zu schauen, welchen Bedarf es im Unternehmen und vor allem auch bei den Mitarbeiter gibt. Wie auch im privaten Umfeld gilt: Was bei der Nutzerfreundlichkeit nicht punktet und keinen Mehrwert, respektive Arbeitserleichterung schafft, wird nicht genutzt. Gleichzeitig forciert jeder unbediente Bedarf eine Schatten-IT außerhalb der Unternehmensinfrastruktur, die nicht ausreichend geschützt ist.

Deshalb sind Cloud-Lösungen in modernen Arbeitsplatzumgebungen wichtig – Stichwort Skalierung: Sie können auch dann bedarfsgerecht angepasst werden, wenn sich die Anforderungen ändern oder der Einsatz neuer Technologien, wie wir es aktuell mit Blick auf Künstliche Intelligenz erleben, zum Geschäftserfolg beiträgt.

KI-gestütztes Wissensmanagement

Apropos KI: Maschinelles Lernen und Natural Language Processing (NLP) können mittlerweile auch in moderne Intranets integriert werden, womit dann wiederum relevante Inhalte dynamisch personalisiert und kontextbezogen bereitgestellt werden können. Der Fantasie sind hier quasi keine Grenzen gesetzt. Beispielsweise können Knowledge Graphs Datenbeziehungen und Abhängigkeiten visuell darstellen und allen berechtigten Mitarbeiter zugänglich machen. Predictive Analytics ermöglicht es, relevante Informationen zu teilen, ohne dass Mitarbeiter aktiv danach suchen müssen.

Das erleichtert den Zugang zu wichtigen Ressourcen und verbessert den Wissensaustausch innerhalb des Unternehmens. Zu den größten Vorteilen zählt dabei, dass Chatbots mit generativer KI Mitarbeiter unterstützen, schneller Antworten auf konkrete Fragen zu finden. Viele Normen im Qualitätsmanagement sind beispielsweise in umfangreichen und technischen Dokumenten beschrieben. Bei konkreten Fragen zur Norm kostet es deshalb oft Zeit, die richtige Passage zu identifizieren. KI-Chatbots können diese Passage innerhalb kürzester Zeit liefern und Verbindungen zu anderen Datenquellen herstellen. Dadurch steigt in der Regel nicht nur die Effizienz der Mitarbeitenden, sondern vor allem auch die Motivation. Denn eine gute Kommunikation ist nicht nur das A und O, sie kann mit neuen, Cloud-basierten Lösungen heute einfach und zielführend gestaltet werden. Und auch das ist ein „Must Have“ für einen modernen Arbeitgeber in der heutigen Arbeitswelt.

Denn wie das Arbeitsumfeld gestaltet ist, macht sich unmittelbar in der Produktivität bemerkbar und zahlt auf die Arbeitgebermarke ein – ein nicht zu unterschätzendes Asset in einer von Fachkräftemangel geprägten Welt. Gleichzeitig sorgt eine durchdachte Cloud-Architektur dafür, dass das Sicherheitsniveau im Unternehmen im „Cyberwar“ auch standhalten kann. Wichtig ist dabei nur, dass das Gesamtkonstrukt stimmt, also die richtige Kombination aus Cloud-basierten Arbeitsplätzen, Sicherheitskonzepten wie Zero Trust sowie KI-gestützten Tools und Funktionen auf die Bedürfnisse einer Organisation zugeschnitten ist. Dafür sollten Unternehmen kontinuierlich die Möglichkeit der Cloud ausschöpfen und sich an die sich verändernden Anforderungen anpassen. Im Ergebnis gibt es dafür eine höhere Effizienz und zufriedenere Mitarbeiter.

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