Potenziale geschickt nutzen

Für die optimale Koordination von Mitarbeitern auch an Einsatzorten außerhalb des Firmengeländes erlauben heutige Zeiterfassungssysteme eine mobile Zeitbuchung von jedem Standort aus – inklusive Dienstreisen, Urlaubsanträgen und einem exakten Überblick über das persönliche Zeitkonto. So können Mitarbeiter beispielsweise prüfen, über wie viel Resturlaub sie für das laufende Jahr verfügen. Vorgesetzte haben einen genauen Überblick darüber, ob Mitarbeiter die Anzahl der maximalen Überstunden einhalten. Darüber hinaus ist es beispielsweise bei einem Zeiterfassungssystem des Anbieters Interflex möglich, Zeitkonten mit verschiedenen Arbeitszeitmodellen zu führen. Nützlich für die Kostentransparenz: Die Arbeitszeiten lassen sich mittels Software gezielt bestimmten Projekten, Tätigkeitsfeldern oder Kostenstellen zuweisen – und somit über eine Schnittstelle zum Abrechnungssystem korrekt und transparent abrechnen.

Personalabteilung entlasten

Systeme mit diesen und vergleichbaren Funktionen reduzieren administrative Tätigkeiten in der Personalabteilung, sodass Personalverantwortliche Zeit für andere Aufgaben gewinnen. Gleichzeitig erhöht sich die Abrechnungssicherheit für die unterschiedlichen Vertragsmodelle – von Vollzeitarbeitnehmern über Teilzeitkräfte bis hin zu geringfügig Beschäftigten. Damit ist auch bei Umstellungen der Vertragsgestaltung eine korrekte Abrechnung gesichert. Sollte das Mobilgerät eines Mitarbeiters einmal nicht mit dem Internet verbunden sein ist es möglich, die Daten automatisch lokal zu speichern und später automatisch zu synchronisieren, sobald wieder eine Internet-Verbindung besteht.

Kernzeiten koordinieren

Ein weiterer Nutzen ist die Arbeitszeitplanung mittels Workforce-Management. Diese bietet sich für Unternehmen an, die ihr Personalmanagement flexibler gestalten und damit beispielsweise ihre Wettbewerbsfähigkeit erhöhen möchten. In diesem Fall ist ein Personalmanagement gefragt, dass über die Zeitbuchung hinaus ein dezentrales und zeitversetztes Arbeiten organisiert. Unterstützung bieten Workforce-Management-Systeme, die direkt an ein mobiles Zeiterfassungssystem gekoppelt sind. Damit lassen sich die Arbeitszeiten in Teams so einteilen, dass gemeinsame Anwesenheit und „Real life“-Begegnungen auch bei zeitversetzt arbeitenden Kollegen regelmäßig stattfinden. So lässt sich Flexibilität für den Einzelnen mit projektspezifisch sinnvollen Kernzeiten verbinden. Sollte sich eine große Anzahl von Mitarbeitern im Home Office befinden, sodass die Büroräume weitgehend unbeaufsichtigt sind, kann der Einsatz eines Zeiterfassungssystems sinnvoll sein,  das sich mit einem Zutrittskontrollsystem verbinden lässt. Auf diese Weise sind die Büroräume vor unbefugtem Zutritt gesichert, während die Mitarbeiter im Homeoffice ihre Arbeit erledigen.

Strategisch die Zukunft kalkulieren

Verschiedene Auswertungsmodi in den Workforce-Management-Funktionen eines Zeiter-fassungssystems machen es möglich, die erfassten Daten zusätzlich für die strategische Planung zu nutzen. Dies kann sich beispielsweise als nützlich erweisen, wenn Unternehmen den Personalbedarf für die Zukunft berechnen oder den personellen Zeitaufwand für neue Prozesse, Angebotsformen oder Geschäftsmodelle kalkulieren müssen. Diese und vergleichbare Funktionen haben das Potenzial, sich in Krisenzeiten als nützliche Werkzeuge bei der Entwicklung tragfähiger Zukunftspläne zu erweisen.

Bildquelle: Interflex