Produktiver und effizienter mit KI und Automatisierung

Durch KI und Automatisierung arbeitet es sich angenehmer und produktiver. Nina Koch, Director Customer Success Central Europe bei Slack, zeigt, wieso sich ein Blick auf die bereits etablierten Systeme und Plattformen lohnt, um schnell Erfolge zu sehen.

Es ist dieser eine Klick zu viel, der das Fass zum Überlaufen bringt: Von der Dokumentensuche zur Passwortliste, weiter zum Übersetzungstool, ein Abstecher zur Zeiterfassung und wieder zurück ins Unternehmens-Wiki. Der Weiterbildungsantrag, das eigentliche Ziel dieser Reise durch die Welt der Tools und Dokumente, ist nicht abgeschickt. Kein Wunder, wenn es da im Handgelenk zuckt, die Maus gegen die Wand zu werfen. Produktivität und Mitarbeiterzufriedenheit sehen anders aus.

Informationen, Daten und Wissen sind eigentlich ein Schatz – aber eben auch eine Herausforderung am Arbeitsplatz von heute. Einem Forschungsprojekt der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin zufolge fühlt sich jede:r fünfte Befragte von der Informationsflut am Arbeitsplatz überlastet. Dabei ist es nicht die schiere Menge, die den Kopf rauchen lässt, sondern die Qualität der Informationen. Irrelevante, sich wiederholende, unvollständige, schlecht strukturierte oder nicht auffindbare Daten bremsen die Produktivität, aber auch die Lust an der Arbeit. Die Bewältigungsstrategien können für alle Beteiligten ungünstig ausfallen: Arbeit in der Pause, Freizeit oder im Hetztempo, schlechtere Ergebnisse oder Aussitzen von Aufgaben. Nichts davon können Unternehmen sich in Zeiten des verschärften Wettbewerbs und des Fachkräftemangels leisten.

Wer zufrieden ist, schafft mehr

Seinen Mitarbeitenden eine Arbeitsumgebung zu schaffen, in der sie sich zufrieden fühlen, ist aber weitaus mehr als ein Hygienefaktor in der Mitarbeiterbindung: Dem State of Work Report 2023 von Slack zufolge nennen 82 Prozent der Befragten Zufriedenheit bei der Arbeit als einen wichtigen Faktor für ihre Produktivität. 22 Prozent finden zudem, dass zu viel Chaos bei der Arbeit ihre Produktivität beeinträchtigt. Technologie hingegen hilft ihnen, Informationsflut und Arbeitsverdichtung zu meistern: Diejenigen, die Automatisierung nutzen, sehen deutliche Effizienzgewinne. Sie sparen pro Woche 3,6 Stunden, die sie in wertvollere Tätigkeiten stecken können.

Das klingt verlockend. Tatsächlich lässt sich heute mit funktionsfähigen Tools und effizienten Prozessen sicherstellen, dass Teams ihre Kernaufgaben effizient und erfolgreich bewältigen. Insbesondere KI und Automatisierung sind hier die Schlagworte der Stunde. Damit sie allerdings zum Erfolg führen, braucht es eine klare Strategie. Gerade an diesem Punkt haben Unternehmen oft Schwierigkeiten, scheuen den vermeintlichen (Mehr-)Aufwand.

In der gewohnten Umgebung bleiben

Aber wie lassen sich schnell greifbare Ergebnisse erzielen? Hier rentiert es sich, zu prüfen, welche Technologien oder Plattformen ohnehin im Einsatz sind und welche Funktionen für KI und Automatisierung diese bieten. So können Unternehmen ohne aufwendige Planungsphasen oder das Training von KI-Modellen sofort von KI und Automatisierung profitieren. Auch kulturelle Hindernisse oder Ängste vor Neuem spielen hier eine kleinere Rolle als bei der Einführung eines komplett neuen Tools. Mit einer Produktivitätsplattform können Mitarbeitende auf gemeinsames Wissen und Ressourcen zugreifen und im Gespräch bleiben. Werden KI und Automatisierung an einem solchen Ort genutzt, wo Arbeit ohnehin stattfindet, erleichtert dies den Informationsaustausch und beschleunigt Entscheidungsprozesse. Die Projekte können schneller anlaufen und auch bessere Ergebnisse bringen – denn sie können auf die verfügbaren Informationen ohne große Implementierung zugreifen.

Diese KI-Lösungen fassen beispielsweise Gespräche effizient zusammen, liefern maßgeschneiderte Antworten auf Nutzeranfragen und filtern Wissen gezielt. Zudem lassen sich mit wenigen Klicks, auch ohne tiefgehende IT-Kenntnisse, Automatisierungen einrichten. In IT-Abteilungen ist beispielsweise Automatisierung schon länger üblich, hier kommt sie vor allem für die Ticketerstellung zum Einsatz. Aus den Infos zu einem Incident entsteht direkt ein Ticket, das dann auch die nächsten Arbeitsschritte auslöst. Ein Szenario, das für alle serviceorientierten Abteilungen interessant wäre.

Beinarbeit abgeben, Informationen sammeln

Jägermeister nutzt Automatisierung in Slack für die ungeliebten Such- und Pflichtarbeiten, etwa für die automatische Erinnerung an Arbeitszeitnachweise, Urlaubstage oder die Reisekostenabrechnun

g. Das gelingt ganz ohne sich erst durchs Unternehmens-Wiki zu arbeiten, um die entsprechenden Regelungen und Dokumente zu finden.Die Swiss Marketplace Group AG vereint unter ihrem Dach die größten Online-Marktplätze der Schweiz, darunter ImmoScout24 und AutoScout24. Mit KI senkt das Unternehmen die Hürden, um an Wissen zu gelangen. Brauchen die Mitarbeiter:innen für ihre Produktideen spezifische Informationen, erfolgt die Datenabfrage KI-gestützt. Das funktioniert deutlich schneller als Anfragen direkt bei den Datenteams, die oft Wochen dauern und wertvolle Ressourcen binden. Die Kommunikation mit der KI erfolgt über Slack als Schnittstelle. Die KI-Anwendung liefert schnellere und bessere Ergebnisse, sowohl im Hinblick auf das Kundenerlebnis als auch auf die Produkte. Vor allem aber trägt sie zur Zufriedenheit der Mitarbeitenden bei.

Orientierung in der Wissensgesellschaft

Nie zuvor hatten so viele Menschen Zugang zu so viel Wissen wie heute. Nur muss dieses Wissen zugänglich sein – und das niederschwellig, schnell und unkompliziert. KI und Automatisierung können an dieser Stelle unterstützen und Unternehmen aus dem Stand heraus produktiver machen. Mit ihnen erhalten Mitarbeitende einfach und gezielt Zugang zu kollektivem Wissen: Sie verteilen Informationen, kuratieren Wissen und lotsen Mitarbeiter:innen durch den gesamten Kenntnisschatz einer Organisation – ohne einen Klick zu viel, aber mit viel mehr Zufriedenheit und Erfolg am Schreibtisch.

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