Projektmanagement-Tools im Praxiseinsatz

Die Austrian Airlines sind mit 77 Flugzeugen, einem weltweiten Streckennetz von rund 130 Destinationen und 11,5 Millionen Passagieren im Jahr 2012 Österreichs größte Fluggesellschaft. Das Unternehmen gehört zum Lufthansa-Konzern und ist Mitglied der weltweiten Star Alliance. In einem Unternehmen dieser Größenordnung fallen entsprechend viele Projekte, Anfragen und alltägliche Aufgaben an, die alle in einer IT-Infrastruktur abgebildet und gemanagt werden müssen. Dabei arbeiten von insgesamt mehr als 6.000 Mitarbeitern 120 in der IT-Abteilung, die alle Aufgaben ohne Outsourcing selbst erfüllen. Irgendwann war klar, dass die bislang benutzten Systeme nicht mehr ausreichen. „Wir brauchten eine Projekt- und Portfolio-Management-Lösung (PPM), die idealerweise alle Anfragen, den Workflow, das Reporting sowie ergänzend auch das Order-Management aus einer Hand abbildet“, erklärt Ulrich Aigner, Direktor Corporate Project Management bei Austrian Airlines.

„Vor diesem Hintergrund haben wir uns schließlich für die Software von Compuware Changepoint entschieden und damit die nötige Flexibilität und einfache Handhabung gefunden“, so Aigner weiter. Die Lösung bedeutet weniger Aufwand und hat die Prozesse entscheidend vereinfacht. „Wir haben das neue Tool zu schätzen gelernt. Die Arbeit damit ist einfacher, als zum Beispiel Anfragen mit Outlook zu erledigen.“

Projektlebenszyklus im PPM abbilden

Eine solch umfangreiche Software-Einführung macht allerdings nicht nur Freude. „Anfangs gab es kleinere Schwierigkeiten bei der Anbindung an SAP, aber insgesamt verlief die Einführung reibungslos. Auch der Zeitablauf hat wie geplant funktioniert“, berichtet Aigner. Im Sommer 2009 startete man zunächst mit der Jahresbudgetplanung in der neuen Software; 2010 folgten das restliche Projektmanagement und danach das Order-Management. Derzeit laufen 90 parallele Projekte und weitere 80 sind in der Warteschlange – von Migrationen der Kundensysteme, Servervirtualisierungen, Storage-Erweiterungen bis zur Anbindung von Tablets, die von Mitarbeitern an Bord der Flugzeuge bedient werden. Dabei arbeiten fünf bis zehn Mitarbeiter durchschnittlich an jedem Projekt.

Das bislang größte Projekt, das seit der schrittweisen Einführung vor vier Jahren gestemmt werden musste, war die Implementierung eines neuen Flugzeuges – der Boeing 777 – bei Austrian Airlines. Der komplette Projektlebenszyklus wird in der PPM-Lösung abgebildet. Ein anderer wichtiger Bereich ist das Zahlenmanagement. Die gesamte Jahresbudgetierung ist enthalten, genau wie die Möglichkeit für Projektleiter, den Budgetstatus eines Projekts jederzeit auf einen Blick zu sehen. Aigner: „Wir müssen nicht mehr SAP direkt verwenden oder den Controller fragen, wenn wir eine schnelle Übersicht brauchen.“

Auch Compliance-Bestimmungen im Sinne von Sicherheit und Nachvollziehbarkeit der Daten müssen von der IT-Abteilung beachtet werden. Dieser Punkt war für die Fluggesellschaft besonders wichtig, denn wenn der Schritt zu einer Vereinheitlichung des Projektmanagements getan wird, sollten auch die Anforderungen des Wirtschaftsprüfers abgedeckt sein.

Das Order-Management verwalten

Neben diesen Überlegungen muss die IT-Mannschaft auch eine Fülle von täglichen Anfragen und Aufgaben erledigen. Ulrich Aigner erklärt hierzu: „Derzeit sind das bis zu 500 Anfragen im Jahr, die an unsere Mitarbeiter herangetragen werden, wobei da auch kleinere IT-Technikprobleme enthalten sind.“ Diese IT Customer Requests müssen ebenfalls elektronisch eingegeben, bearbeitet und gespeichert werden, damit ein effizientes Arbeiten innerhalb eines Systems möglich ist. Grafische Benutzeroberflächen erleichtern diese Eingaben auch für die nicht technisch versierten Mitarbeiter, wenn diese sich an die IT-Abteilung wenden.

Ebenfalls innerhalb der umfassenden PPM-Lösung wird das komplette Order-Management verwaltet. Diese teilweise komplexen Abläufe werden in einer Workflow Engine gebündelt. Ein Workflow bietet den Vorteil, dass der komplette Ablauf des Prozesses übersichtlich und grafisch aufbereitet dargestellt werden kann. Auf einen Blick wird klar, wo die Anfrage derzeit liegt, wer noch Aufgaben zu bearbeiten hat und welche Genehmigungen ausstehen. Diese Lösung wird inzwischen bei Austrian Airlines bis zum Vorstand gerne genutzt.

Innerhalb der letzten vier Jahre, in denen die PPM-Lösung im Einsatz ist, haben die IT-Mitarbeiter die Software teilweise nach ihren Bedürfnissen weiter angepasst. „Die Kollegen haben das Reporting sowie auch ein Ideenmanagement auf Basis einer Sharepoint-Maske ausgetüftelt und wieder in die Changepoint-Software integriert“, erläutert Aigner. Eine Erweiterung der Software ist für die Zukunft nicht geplant, aber eine Vertiefung. Neue Flugzeugeinführungen stehen an. Das bedeutet komplexe neue Projekte, die von A bis Z abgebildet und gemanagt werden müssen.

Über Austrian Airlines
Österreichs größte Fluggesellschaft ist Teil des Lufthansa-Konzerns und wurde bereits am 30. September 1957 gegründet. Die Fluggesellschaft fliegt weltweit rund 130 Destinationen an. In Zentral- und Osteuropa ist das Streckennetz mit 43 Destinationen besonders dicht. Insgesamt beschäftigt die Austrian Airlines Group mehr als 6.000 Mitarbeiter, 120 davon in der IT-Abteilung.
Im Internet: www.austrian.com

www.compuware.com

Bildquelle: Austrian Airlines