Rasche und transparente IT-Beschaffung

Der Gothaer-Konzern mit Firmenhauptsitz in Köln geht mit rund 6.000 Beschäftigten an Standorten in Deutschland, Österreich und seit Mitte 2010 auch in Polen seinem Versicherungsgeschäft nach. Vier Milliarden Euro Beitragseinnahmen und rund 3,5 Millionen versicherte Mitglieder machen die Gothaer zu einem der größten deutschen Versicherungsunternehmen. In einer Organisation dieser Größe kommt der IT-Beschaffung naturgemäß eine wichtige Bedeutung zu. Ebenso wichtig sind im Konzern Berechtigungen und ihre Verwaltung.

Die IT-Beschaffung und Berechtigungsvergabe liefen bei der Gothaer früher über ein eigenentwickeltes Beschaffungssystem auf Lotus-Notes-Basis, das aber 2006, zum Zeitpunkt des Umstellungsprojekts, bereits in die Jahre gekommen war. Die für den Versicherer wichtigen Aspekte wie Qualität der Abwicklung, Komfort, Transparenz und Freigabemechanismen entsprachen nicht mehr den konkreten Anforderungen. Zudem sollen die Bestellvorgänge fehleranfällig gewesen sein, da nicht immer alle involvierten Stellen zum richtigen Zeitpunkt die zur Auftragsbearbeitung erforderlichen Informationen erhielten.

Anlässlich der konzernweiten Umstellung auf Windows XP entschied das Unternehmen sich für eine neue Beschaffungslösung. Vorbereitet wurde sie von der im Konzern verantwortlichen IT-Steuerung (ITS), die sich mit der Gothaer Systems GmbH als IT-Dienstleister des Konzerns auf Anbietersuche begab. In der Endauswahl unter drei Anbietern konnte der Karlsruher E-Business-Spezialisten Poet AG überzeugen, weil er nach Worten von Guido Haneke von ITS Bewertungskriterien wie fachliche Eignung, der Anwendung und Projektkompetenz mit großem Abstand vor den Mitbewerbern für sich entschied.

Es folgte ein komplexes Projekt, das einige Zeit in Anspruch nahm. Es umfasste eine umfangreiche Konzeptphase inklusive Lasten- und Pflichtenheft, ausgedehnte Testphasen mit rund 30 Key-Usern und eine mehrmonatige Pilotierung. „Im Projektverlauf wurde immer wieder deutlich, wie viele Facetten die Anwendung hat. Zur Erreichung einer hohen Nutzerakzeptanz wurden auch Kleinigkeiten immer wieder durch umfangreiche Tests erkannt und angepasst“, sagt Guido Haneke.

Facettenreiche Palette

Die Hauptanforderung im Projekt bestand laut Unternehmen darin, die neue Beschaffungslösung in die bestehende IT-Landschaft zu integrieren und Schnittstellen zu zahlreichen Systemen zu schaffen. In den Prozess sind 100 Prüfer bzw. Freigeber im Rahmen eines bis zu vierstufigen, variablen Genehmigungsverfahrens einbezogen. Im Zuge der angestrebten Produktreduktion und -standardisierung galt es, knapp 750 IT- und TK-Artikel in rund 500 übergeordneten Bundles, zudem mehrere Tausend Berechtigungen in 50 übergeordneten, individuell personalisierbaren Bundles zusammenzufassen. Voraussetzung hierfür war, so das Unternehmen, ein modular aufzubauender IT-Katalog.

„Das war insgesamt eine facettenreiche Palette an Verzweigungen und Wechselbeziehungen, die für das reibungslose Zusammenspiel aller Komponenten im Workflow komplett abgebildet werden musste“, erinnert sich Guido Haneke. Hierfür musste die Poet-Lösung individuell angepasst und an alle vorhandenen liefernden wie weiterverarbeitenden IT-Systeme angebunden werden.

Der Konzern verfügt heute über eine internetbasierte Procurement-Lösung für standardisierte und strukturierte IT-Beschaffung, die auf der individuell an die Bedürfnisse des Versicherers angepassten Eprocure Suite von Poet basiert. Deren drei Komponenten Catalog Manager, Product Finder und Purchase Center greifen auf eine spezielle Schnittstellendatenbank zu, die als Zwischeninstanz zwischen Bestellanwendung und den vielen anderen Datenbanken im Konzern fungiert.

In dieser Datenbank findet die Bestellanwendung alle notwendigen Informationen, und dorthin sendet sie auch fertige Aufträge, die von den anderen Systemen aufgenommen werden. Leistungsmerkmale wie intelligente Parametrisierung und automatische Übernahme von Personalisierungsattributen auf alle Artikel sollen für eine Reduzierung des Bestell- und Pflegeaufwands sorgen. Zudem lassen sich einem Artikel frühzeitig bei der Katalogerstellung viele Attribute zuordnen, die später für die technische Weiterverarbeitung und kaufmännische Abrechnung notwendig sind.

Reibungsloser Ablauf

Die Hauptvorteile der neuen Beschaffungsplattform sind laut Unternehmen Transparenz über den Bestellprozess, Prozesssicherheit und ein reibungsloser Ablauf. „Wir wissen jederzeit, was aktuell passiert. Die Kostenverantwortlichen wissen, wo das Geld geblieben ist und wie viel sie noch zur Verfügung haben. Wir haben eine übersichtliche Budget- und Kostenkontrolle mit entsprechenden Reporting-Möglichkeiten“, weiß Guido Haneke. Es gebe weniger Rückfragen, einen besseren Auftragsfluss und kaum noch Stornierungen. Das reine Bestellen dauere nur noch Minuten.

Seit Hineinnahme in den Produktivbetrieb Anfang 2010 liefen laut Unternehmen ca. 65.000 Bestellungen über das System. Seit Herbst letzten Jahres gab es noch einmal einen Schub, den Haneke auf die weitreichende Nutzung und Akzeptanz der Beschaffungslösung zurückführt. Nach den bislang guten Erfahrungen mit dem System denkt man aktuell bei der Gothaer darüber nach, weitere Bestellprozesse über die von Poet gelieferte Plattform laufen zu lassen.

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Bildquelle: © Gothaer Versicherungen