Rechtzeitig auf Krisenfälle vorbereiten

Wenn am heutigen Donnerstag, 8. Dezember, bei Millionen von Bürgern zeitgleich die Handys klingeln, ist das keine wahr gewordene Szene aus einem Science-Fiction-Roman. Mit der automatisierten Textnachricht probt Deutschland die massenhafte Alarmierung der Bevölkerung anlässlich des bundesweiten Warntages. Auch über Radio und Fernsehen, das Internet, digitale Stadtanzeigetafeln, Lautsprecherwagen und Sirenen sollen möglichst viele Menschen im ganzen Land für den Notfall sensibilisiert und Alarmierungsketten getestet werden.

Ein wichtiges und aufmerksamkeitsstarkes Signal für Privatpersonen. Aber auch für Unternehmen müsste es einen solchen Warntag geben. Besser: Ein effektives Krisen- und Notfall-Management muss essenzieller Bestandteil jeder Business-Strategie sein. So wichtig ist dieses Thema. Denn tatsächlich können Unternehmen, lange bevor der Ernstfall eintritt, viel dafür tun, um die Sicherheit ihrer Mitarbeiter effektiv zu schützen und kritische Geschäftsabläufe auch in Notsituationen wie lokalen Stromausfällen, Terrordrohungen, Bränden oder Cyberattacken zuverlässig aufrechtzuerhalten.

Digitale Notfalllösungen

Das gelingt heutzutage vor allem durch die Einführung eines unternehmensweiten digitalen Notfall- und Krisen-Management-Systems. Sicherlich sind Krisen und Notfälle so unterschiedlich wie die Unternehmen selbst. Sie alle eint aber die Notwendigkeit, wichtige Entscheidungen schnell und informiert treffen zu müssen und die Belegschaft situativ zu benachrichtigen. Je nach Art des Notfalls ändern sich aber der Personenkreis und die Art der Information: Für manche genügt eine bloße Benachrichtigung, andere brauchen spezifische Handlungsanweisungen. Gerade in großen Betrieben muss oft eine hohe Anzahl an Personen parallel benachrichtigt werden. Manuelle Informationsketten ohne standardisierte Rückkanäle sind nicht nur unpraktikabel, sondern obendrein extrem zeitaufwändig und fehleranfällig.

Geeignete Krisen- und Notfall-Management-Lösungen bieten die Möglichkeit, alle betroffenen Personengruppen automatisiert, zeitgleich und mit individuellen Botschaften zu informieren. Über Rückkanäle zeichnen sie auf, wie die Antwortrate ist und ob die Nachricht die Zielperson auch erreicht hat. Damit ist für eine schnelle, zielgerichtete und effiziente Kommunikation gesorgt. Außerdem können entsprechende Lösungen die rechtskonforme Speicherung aller Daten gewährleisten und den Verlauf des Vorfalls dokumentieren – was besonders in der Rückschau und zur Vorlage bei Behörden oder Versicherungen wichtig ist.

Cloudbasiert oder hybrid

Grundsätzlich lassen sich geeignete Lösungen anhand von vier wichtigen Kriterien identifizieren: Die Anwendungen lassen sich schnell und unkompliziert in die bestehende IT-Landschaft und Arbeitsprozesse integrieren, ermöglichen effiziente Workflows für die Krisenkommunikation und das -Management, sind weitgehend vor Ausfällen geschützt und bieten Rechtssicherheit durch DSGVO-konformen Umgang mit persönlichen Daten und der Dokumentation aller Maßnahmen. Da traditionelle Hardwarelösungen in der Regel hohe Aufwände verursachen und der Einsatz eigenständig betriebener Softwarelösungen oft recht schulungs- und wartungsintensiv ist, stellen speziell entwickelte Alarmierungs- und Krisen-Management-Tools aus der Cloud eine günstige und vor allem sichere Alternative dar. Betriebe jeglicher Größe profitieren dann davon, eine redundante, ausfallsichere Lösung zu haben, um die sie sich nur in Maßen kümmern müssen, und die trotzdem alle rechtlichen und funktionalen Anforderungen zweckdienlich erfüllen.

Einige Anbieter haben auch hybride Lösungen parat. Der Vorteil: Sie lassen sich direkt in bestehende IT-Lösungen wie derjenigen von Telefonanlagen oder Gebäudesystemen integrieren und sind dabei verfügbar wie eine Software-as-a-Service-Lösung.

Krisen und Notfälle sind unterschiedlich. Manche sind lediglich kurze Zwischenfälle, andere ziehen sich über Wochen oder Monate hin. Um als Unternehmen gestärkt aus ihnen hervorzugehen, helfen digitale Notfall- und Krisen-Management-Systeme, den notwendigen Überblick zu behalten, Kommunikationswege aufrechtzuerhalten und die Sicherheit von Belegschaft und Unternehmen zu garantieren. Sie leisten mindestens die zuverlässige Alarmierung aller Akteure, können aber – wie etwa die Lösung FACT24 ENS+ – gleich einem digitalen Sicherheitsnetz flexibel dafür sorgen, dass sich sämtliche Aspekte von Not- und Krisenfällen souverän managen lassen.

Bildquelle: F24