Redundanzen im Team vermeiden

IT-DIRECTOR: Immer noch scheitert eine Vielzahl von IT-Projekten – unabhängig von der Größe des Unternehmens. Abhilfe kann eine entsprechende Projekt-Management-Software schaffen. Welche Anforderungen müssen moderne Tools und Features gerecht werden?
A. Großer: Es wird immer wieder deutlich, dass viele explizite Projekt-Management-Systeme für kleinere Projekte, aber auch für ad hoc Änderungen und das Durchspielen verschiedener Szenarien zu umfangreich und zu unflexibel sind. Deswegen werden sie gar nicht immer genutzt. Die Möglichkeit einerseits einen schnellen Überblick zu gewinnen und auf alle Details einen einfachen Zugriff zu haben, andererseits sehr flexibel arbeiten und leicht Anpassungen vornehmen zu können, bringen große Vorteile in den Projektalltag. Außerdem wissen wir, dass die Motivation, die Einbindung des Teams und das gemeinsame Verständnis von Ziel und Anforderungen nach wie vor schwierige Themen in Projekten sind. Deswegen ist es auch wichtig, dass Mitarbeiter gerne und motiviert mit einem Tool arbeiten.

IT-DIRECTOR: Welche dieser Tools gelten als unverzichtbar und sollten daher als Standard betrachtet werden? – Welche sind lediglich „nice to have“?
A. Großer: Das kommt ganz auf die Anforderungen der jeweiligen Projekte an. Sind z.B. Kostenabweichungen und Ressourcenauslastungen unverzichtbare Anforderungen, so kommen eher klassische PM-Tools wie MS Project oder Primavera zum Einsatz. Wer jedoch mehr Flexibilität sucht und die Komponente Mensch mit seiner jeweils individuellen Arbeitsweise in den Vordergrund stellt, wird ein weniger starres System suchen. Häufig wird ein Tool zwischen den großen PM Systemen und den üblichen Office Anwendungen gesucht, das die Übersichtlichkeit und Transparenz für die Teammitglieder erleichtert. In solchen Situationen ist man mit Mind Manager gut aufgestellt, denn diese Software lässt sich durch seine umfangreichen Schnittstellen auch gut als Ergänzung zu anderen Tools einsetzen, ohne dabei Redundanzen zu schaffen.

IT-DIRECTOR: In welchen Branchen/Bereichen kommt Projekt-Management-Software vermehrt zum Einsatz?
A. Großer: Projekte sind nicht nur solche, die offiziell so genannt werden. Aber auch für diese spielt eine unterstützende Software zunehmend eine wichtige Rolle. So sind es eben nicht nur große IT-Projekte, sondern auch die Organisation einer Roadshow oder der Umzug in ein anderes Gebäude, die geplant und durchgeführt werden müssen. Deswegen ist die Nachfrage sicher prinzipiell branchen- und bereichsübergreifend.

IT-DIRECTOR: Ab welcher Projektgröße ist diese überhaupt sinnvoll?
A. Großer: Immer dann, wenn ich einen längeren Zeitraum – und das können auch schon zwei bis vier Wochen sein – an einem Thema arbeite, immer wieder auf die gleichen Informationen zugreifen muss und den Status schnell überblicken will, um den nächsten Schritt voranzutreiben. Die Herausforderung, Informationen zu sammeln, sinnvoll zu strukturieren und im Kontext leicht verfügbar zu machen, steht dabei häufig im Mittelpunkt. Wenn mehrere Personen beteiligt sind, die zentral auf diese zusammengetragenen Informationen zugreifen müssen, wird ein entsprechendes Tool umso sinnvoller. Dann macht es beispielsweise auch Sinn, E-Mails als gemeinsame Informationsquelle zugänglich zu machen, ohne permanent E-Mails hin- und herzuschicken. Wichtig ist, dass die Software den Anforderungen gerecht wird. Sie darf weder überdimensioniert sein, noch sollte man sich mit Hilfsmitteln zufrieden geben, die zwar schon bekannt sind, aber den Aufgaben nicht wirklich gerecht werden.

IT-DIRECTOR: Häufig wird an Projekten über einen Unternehmensstandort hinaus – auch über Ländergrenzen hinweg – mit mehreren Parteien zusammen gearbeitet. Wie erfolgt in diesen Fällen die Rechtevergabe bzw. die Zugriffsrechte?
A. Großer: Das ist sicherlich sehr unterschiedlich, je nach Anwendung. Mindjet kann Zugriffe auf Ordner und Dateien zuweisen bzw. nutzt die Berechtigungen vorhandener Systeme; das gilt auch für entsprechende Verlinkungen. Neu ist der Schutz von einzelnen Zweigen in der Map.

IT-DIRECTOR: Wird bei solchen Entscheidungen der Betriebsrat hinzugezogen?
A. Großer: Das ist eine spannende Frage, die gerade bei zentraler Datenhaltung von Bedeutung ist. Unsere Erfahrung, gerade in Sharepoint-Projekten ist, dass durch eine entsprechende Einbindung des Betriebsrates an den notwendigen Stellen die Akzeptanz und Unterstützung des Projektes enorm steigt.

IT-DIRECTOR: Wie funktioniert die Anbindung an andere Bereiche etwa ein Dokumenten-Management- oder Archiv-System?
A. Großer: Mindjet Software hat Standard- Schnittstellen zu anderen Systemen. Diese sind, vor allem für die Microsoftwelt so vorkonfiguriert, dass sie “out of the box“ funktionieren. Weiterhin wird das Einbinden von Informationen und die Synchronisation zur Vermeidung von Redundanzen durch die bidirektionale Anbindung an externe Datenquellen ermöglicht. Mindjet bedient sich einfacher Funktionen, um auf Dateien verschiedener Quellen zu verlinken. Die Zusammenführung verteilter Informationen in einen Projektkontext ist ja gerade der Vorteil der Mapping-Oberfläche von Mind Manager.

IT-DIRECTOR: Wo stößt die Projekt-Management-Software derzeit noch an ihre Grenzen?
A. Großer: Es gibt immer Möglichkeiten noch besser zu werden. Ich sehe für Mindjet noch Potentiale bei der Integration der unterschiedlichsten mobilen Plattformen und Hardware-Devices. Hier sind wir zwar schon plattform-übergreifend verbunden, aber die Funktionen stehen noch nicht überall in gleichem Umfang zur Verfügung. Es gilt also das mobile Arbeiten mit der größtmöglichen Funktionalität zu ermöglichen und zu optimieren.

IT-DIRECTOR: Welche Weiterentwicklungen wird es in der nächsten Zeit noch geben?
A. Großer: Der Mensch wird sicherlich im Fokus stehen, d.h. die Anwendungen müssen den Anforderungen in Zukunft noch stärker genügen. Jedenfalls wäre das mein Wunsch an jede Art von Software: sie soll mich unterstützen und nicht einengen.

IT-DIRECTOR: Sind auch mobile Anwendungen ein Thema? Die Größe der Smartphone-Displays ist in diesem Bereich wohl eher hinderlich.
A. Großer: Mobilität ist ein Thema, das auch in Zukunft eine Rolle spielen wird und Mindjet bietet selbstverständlich auch Apps an. Die Frage ist, was ich tatsächlich von unterwegs aus erledigen möchte. In vielen Fällen ist es das Nachverfolgen und Erledigen von Aufgaben. Das geht wunderbar auch über die Mindjet-Apps. Wer eine aufwendige neue Map erstellen möchte, wird dafür sicher lieber seinen Laptop nutzen.