Reduziertes „Papiergeraschel“

Diese hat seither nicht nur viele Nutzer gewonnen, sondern wurde auch kontinuierlich um neue Funktionen erweitert. Dabei ist das System Enaio von Optimal Systems wohl noch längst nicht am Ende seiner Möglichkeiten: Nach über zehn Millionen digital verarbeiteten Belegen soll deren Erfassung künftig mithilfe von Künstlicher Intelligenz (KI) fast ganz ohne manuelles Zutun erfolgen. „Das wird der Autopilot für die Eingangsrechnungsbearbeitung“, freut sich Michael Reinhardt, Abteilungsleiter der Gesellschafter-IT von Expert.

Ähnlich wie beispielsweise der Lebensmittelhändler Edeka ist die Expert Warenvertrieb GmbH kein zentral gesteuertes Handelsunternehmen, sondern eine Einkaufskooperation: Über sie beziehen rund 200 rechtlich selbstständige Unternehmer für insgesamt 402 Standorte Elektro- und Elektronikprodukte zum Verkauf an ihre Kunden. Diese Struktur gibt den Händlern viel Freiraum, sorgt aber auch für aufwendige Abrechnungsprozesse im Innenverhältnis. „Wir verarbeiten rund 220.000 Belege pro Monat, das sind pro Woche mehrere 1.000 Rechnungen, die früher alle einzeln gestempelt, kopiert, gescannt und abgelegt werden mussten“, berichtet Reinhardt. „Das verursacht eine Menge – wie ich es gern nenne – ‚Papiergeraschel‘.“

Suchen, Stempeln und Ablegen kostet Zeit

So gingen die Überlegungen in der Zentrale in Langenhagen, die als Dienstleister für die Gesellschafter agiert, schon vor über zehn Jahren dahin, diese Aufwände mithilfe einer modernen, digitalen Dokumenten-Management-Lösung zu reduzieren. Legt man eine Studie der Uni Leipzig zugrunde, nach der die Bearbeitung eines einzigen Belegs vom Eingang bis zur Ablage rund drei Minuten braucht, ist die Zeitersparnis des digitalisierten Prozesses für alle Beteiligten offensichtlich: Bei inzwischen rund 10,5 Millionen Belegen, die seit dem Start der ausgewählten Enterprise-Content-Management-Lösung (ECM) archiviert wurden, entspräche sie der ungeheuren Menge von rund 65.000 Arbeitstagen.

Expert entschied sich damals für Enaio, weil die ECM-Lösung eine hohe Integrationsfähigkeit mit Blick auf die bereits eingeführten Software für Buchhaltung und Warenwirtschaft von Microsoft sowie ein leistungsstarkes Langzeitarchiv mitbrachte – und der Software-Partner sich auf eine Strategie der kleinen Schritte einließ. Im Pilotbetrieb testeten zunächst eine Handvoll Gesellschafter das neue digitale Angebot. Die Lösung konnte mit zunehmender Nachfrage von anderen Standorten Zug um Zug skalieren. „Wir sind mit Enaio gleich gut aus den Startlöchern gekommen und haben das Leistungspaket parallel ständig weiterentwickelt“, erzählt Reinhardt. Das war für das Anwenderunternehmen nicht nur ein kaufmännisch attraktives Modell, sondern sorgte auch für die nötige Akzeptanz bei den Nutzern: Sie selbst forderten die Teilnahme an der intern liebevoll „Oscar“ (Optimal Systems Content Management Archiv) genannten Lösung ein, sobald sie von ihren Vorteilen aus eigener Anschauung überzeugt waren.

Einfach, digital und rechtskonform

Obwohl das Ziel, Eingangsrechnungen auf Papier zu scannen und als Datensatz im Warenwirtschaftssystem zu erfassen, schnell umgesetzt war, bestand vor 2016 noch das Problem des Rücklaufs von Rechnungsoriginalen in die einzelnen Gesellschaften. „Da haben wir eine leistungsfähige ECM-Lösung und dann schicken wir die Belege per Post oder Fax wieder zurück? Wir wollten das unbedingt anders lösen“, berichtet der Abteilungsleiter. Entscheidend dafür war, dass die Bereitstellung der Belege in digitaler Form nach Handels- und Steuerrecht akzeptiert wird. Hierfür wurden der Prozess und die Langzeitarchivierung von namhaften Wirtschaftsprüfern unter die Lupe genommen – und für gut befunden. „Heute kann man – etwa bei der Erstellung einer BWA oder Kostenergebnisrechnung – in jedes Detail direkt hineinschauen, Beispiel ‚Reisekosten‘: Man sieht, da gab es eine Hotelbuchung, klickt drauf und sieht sofort den Beleg dazu. Das Gleiche bei der Warenwirtschaft.“

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 1-2/2023. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Michael Reinhardt kommt fast ins Schwärmen, wenn er vorrechnet, wie viel Zeit und Mühe die Digitalisierung den Mitarbeitern Monat für Monat erspart hat: „Manchmal kann ich selbst nicht glauben, welche Massen an Belegen wir da verarbeiten, denn alles läuft im Hintergrund einfach völlig geräuschlos mit, performant und stabil.“ Der einzige Wunsch, den er in Bezug auf die ECM-Lösung – oder im internen Sprachgebrauch „Oscar“ – noch hat, ist, dass noch mehr Gesellschafter auf den Zug aufspringen. Da diese für den Service bezahlen müssen, lohnt es sich erst ab einem bestimmten Belegaufkommen. Aber: Die Services werden nach wie vor ausgebaut – und mit ihnen wachsen auch die Vorteile der Gesamtlösung.