Resilienz durch elektronisches Dokumentenmanagement

Mittelständische Unternehmen, die sich in der aktuellen Covid-19-Lage über keine Liquiditätsengpässe beklagen müssen, haben entweder Glück oder waren vorbereitet. Dass Unternehmen in solchen Zeiten nicht noch Geld für Digitalisierung ausgeben möchten, ist verständlich – dennoch können Maßnahmen, wie etwa die Einführung von Dokumentenmangementsystemen (DMS) oder Output-Lösungen, nachhaltig für Liquidität sorgen. Digitale Dokumente und Akten sowie elektronische Workflows erleichtern die tägliche Arbeit, schaffen Transparenz im üblichen Durcheinander und können Ressourcen einsparen. Abläufe werden effizienter und relevante Informationen können ohne Medienbrüche jederzeit überall bereitgestellt werden.

Nachholbedarf bei DMS

Vor allem im Jahr 2021 ist es enorm wichtig, die eigene Resilienz gegenüber äußeren Einflüssen zu stärken. Laut dem Bitkom Digital Office Index 2020 ist die Aufgeschlossenheit hinsichtlich Digitalisierung bei den Unternehmen deutlich gestiegen. Während 2018 noch 74 Prozent der Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse zugetan waren, sind es 2020 bereits 87 Prozent – am ehesten KMUs. Dies ist vor allem durch die Corona-19-Pandemie bedingt. Doch obwohl viele Unternehmen die Vorteile und das „Big Picture“ beziehungsweise die Visionen auf Basis der Digitalisierung kennen – von Blockchain hin zu konkreten Anwendungsbereichen, wie automatisierter Rechnungsprüfung durch Machine Learning –, sieht der Stand der Umsetzung in der Realität meist anders aus. Digitale Lösungen in Form von Dokumenten- und Output-Management waren dem Bitkom-Index zufolge 2020 nur bei rund 40 Prozent der befragten Unternehmen im Einsatz und bei ungefähr 20 Prozent geplant.

Doch was bremst die Digitalisierung? Ein klassisches Hemmnis sind veraltete, unflexible Systemlandschaften, deren Ablösung oder Anbindung schwierig ist: Kaum jemand traut sich an die Grundsanierung der eigenen Systeme. Zudem ist den meisten Unternehmen nicht klar, wie sie bereits im Einsatz befindliche, nützliche Systeme und Plattformen – von Archiven über kollaborative Plattformen wie Office365 bis hin zu ERP-Systemen – sinnvoll mit einer neuen Lösung verknüpfen können. In diesem Zusammenhang ist die Erarbeitung eines klaren Zielbilds für die Fach- und System-Architektur unabdingbar. Erst dann kann ein entsprechendes Projekt aufgesetzt werden. Womit wir bei einem zweiten Hindernis wären: Viele Unternehmen setzen gar kein Projekt auf – oder sie setzen es nicht richtig auf. Ohne Risiko- und Ressourcenmanagement ist ein Scheitern vorprogrammiert. Hier kann ein externes Coaching sinnvoll sein, wenn entsprechendes Know-how im eigenen Haus nicht vorhanden ist.

Was ist beim Digitalprojekt zu beachten?

Der erste Schritt ist getan, wenn Unternehmen die Herausforderungen der Digitalisierung annehmen und die Potenziale für die Zukunft erkennen. Im Projektverlauf müssen jedoch einige Dinge beachtet werden. So ist es nicht selten, dass Systemeinführungen mitten im Vorgehen stagnieren und letztlich alte Systeme und Prozesse noch Jahre weiterverwendet werden. Die Entwicklung einer übergeordneten Strategie stellt wie bereits beschrieben die Grundlage für eine erfolgreiche digitale Transformation dar. Sie erfordert initial eine Betrachtung der betreffenden Organisation als Ganzes und sollte erst in weiteren Schritten auf einzelne Bereiche heruntergebrochen werden. Die Digitalisierung von Organisationen ist ein Vorgang, der im Regelfall tiefgreifende Veränderungen von Prozessen, Systemen und grundlegenden Arbeitsweisen erfordert beziehungsweise auslöst. Entsprechend ist es notwendig, dass diese Veränderungen von den Mitarbeitern der Organisation mindestens akzeptiert, im besten Fall aktiv unterstützt werden.

Wichtig hierbei ist, dass die internen Prozesse optimiert und Soll-Prozesse definiert werden müssen, denn hier gilt der bekannte Spruch „Shit In Shit Out“. Zudem ist der Anbietermarkt groß und der Teufel steckt im Detail. Folglich ist eine adäquate Anforderungserhebung wichtig. Eine anbieterneutrale Beratung kann dabei unterstützen und die Organisation entlasten.

Welche Vorgehensweise sollte gewählt werden?

Es gibt zahlreiche Anwendungsfelder zur Nutzung eines DMS. Doch auch hier gilt, dass nicht der „Big Bang“ die Lösung ist, sondern ausgewählte Prozesse Schritt für Schritt umgesetzt werden sollten. Bewährt hat sich die Pilotierung mit klassischen Backoffice-Themen, wie etwa der Rechnungsbearbeitung, der Umsetzung der digitalen Personalakte oder dem Vertragswesen.

Gerade für das Controlling sind digitale Lösungen äußerst wertvoll: Die relevanten Daten liegen auswertbar vor und können und für eine übergeordnete Unternehmensstrategie genutzt werden. Hier schließt sich der Kreis zum Thema Liquidität: Heute haben viele Unternehmen immer noch Probleme, Daten „real-time“ aufzubereiten – gerade bei liquiditätskritischen Entscheidungen sind digital vorliegende Daten wichtig, erlauben sie doch Themen wie etwa das „Factoring“.

Das Beratungshaus Bonpago rät, dass sich KMUs mit unter 100 Mitarbeitern, die ein DMS oder eine Output-Lösung einführen möchten – jedoch vor der Barriere eines niedrigen Budgets stehen – grundsätzlich die Möglichkeit haben, eine öffentliche Förderung vom Staat zu beantragen. Als Beispiel sei das Förderprogramm „go-digital“ des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie (BMWi) genannt.

Die Investition in eine nachhaltige Digitalisierung lohnt sich spätestens dann, wenn die darauf aufbauende Automatisierung angegangen werden kann. Prozessautomatisierung wird laut Bitkom Digital Office Index 2020 bisher nur selten umgesetzt – dabei wird die Reise in die digitale Transformation an dieser Stelle erst wirklich spannend.

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