Richtiges Produkt und exakte Kosten

Die Positionierung der IT innerhalb des Unternehmens gestaltet sich oft sehr schwierig. Jeder weiß: Ohne IT geht heutzutage nichts, dennoch sieht man sie als Kostenfaktor und oft als Verhinderer. Das liegt zum einen daran, dass IT schwer verständlich ist, zum anderen aber auch an den CIOs, die mit technischer Argumentation ihre Budgets vor Kürzungen bewahren wollen. Unternehmen brauchen heute aber Klarheit, wie und zu welchen Kosten die IT einen Mehrwert schafft. Die IT-Abteilung muss sich neu positionieren und zum Enabler werden. Dies lässt sich heute mit dem so genannten IT-Service-Management (ITSM) anstoßen. ITSM umfasst Maßnahmen und Methoden, um Abläufe und Technologien zu integrieren und somit den Wandel zur Kunden- und Service-Orientierung zu begleiten.

Damit IT-Verantwortliche – vom Teamleiter bis zum CIO – ihre Leistungen für Kunden und Vorgesetzte transparent nachvollziehbar gestalten können, bedarf es eines neuen Ansatzes. Dieser besteht aus zwei Kernthemen: IT-Produktmanagement, also Definition und Ausrichtung der Services, und IT-Kostenmanagement, das die Kosten der Leistungen den IT-Produkten zuordnen kann.

Alles dreht sich um das IT-Produkt

Im Mittelpunkt steht das IT-Produkt. Dieses setzt sich aus den Prozessen, Hardware, Anwendungen, Mitarbeitern, Services und Verträgen, die für diese Leistung erforderlich sind, zusammen. IT-Produkte müssen für die Kunden und Fachabteilungen leicht verständlich sein. Beispiele dafür sind ein Webshop, der IT-Aufwand für eine Marketingkampagne oder das Accounting.

Eine spezielle Vorgehensweise Service-Design nennt sich „P.I.T.S. Methodik", mit der man Strukturen abbilden und sie dann einem Businessprozess zuordnen kann. Das „Produkt“ wird dann auf der Asset-Ebene mit den entsprechenden Kosten aus dem ERP-System belegt. Für einen Webshop sind das beispielsweise anteilig Kosten für die Infrastrukturkomponenten und Mitarbeiter ebenso wie Lizenzen, Entwicklungskosten oder Support.

Eine Softwarelösung für das IT-Produkt- und –Kostenmanagement setzt dann auf der vorhandenen ITSM-Software, dem Ticket- und/oder Monitoringsystem auf und bezieht daraus die relevanten Daten. Die Kosten bezieht die Software aus dem vorhandenen ERP-System.

Kern ist der Produktkatalog mit den nach der genannten Methodik definierten IT-Produkten. Beratungshäuser wie z.B. Pratho sehen den Vorteil darin, dass es eine automatisierte Lösung zur Kostenidentifikation und Kostenzuordnung – ohne Kostensammler – sei und so die Beplanung von vielen Kostenstellen und die zusätzlichen manuellen Aufwände entfalle.

Kostenübersicht liefern

Der CIO erhält somit ein Mittel an die Hand, die Service Level Agreements (SLA) auf Basis der IT-Produkte zu definieren. Die SLAs bestimmen nur noch die Anzahl der Produkte nach Ausprägung je Kunde und die damit verbundenen Kosten für den Abnehmer. Damit kann ein CIO der für das Produkt zuständigen Fachabteilung monatlich ihre Kostenübersicht liefern.

Der Kunde wird nur noch mit den definierten Ausprägungen der einzelnen Produkte konfrontiert – und der für ihn verständlichen Leistungsarten. So kann der IT-Verantwortliche die IT-Kostentreiber identifizieren – nämlich in erster Linie die Abnehmer der Leistung mit ihren Anforderungen. Und genau diese müssen künftig die Kosten der IT rechtfertigen – nicht mehr der CIO.

Diese Transparenz bietet laut dem Beratungshaus die Basis für eine Optimierung der Leistungen der Abteilung: Der CIO kann zusätzlich „Preise“ festlegen und so die Herstellkosten zwischen den einzelnen Produkten kompensieren. Damit verschafft er sich Zeit, um das Erbringen der Services in Ruhe zu verbessern. Dabei hilft ihm auch die Simulationskomponente, mit der er den Einfluss von Maßnahmen, wie Virtualisierung oder Outsourcing von IT-Teilen, auf sein Budget aufzeigen kann.

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