Rollout mit Rückenwind

In Zeiten vermehrter Homeoffice-Nutzung haben Kollaborationsmodelle und -plattformen in vielen Unternehmen das Fortführen des Arbeitsalltags sichergestellt. Durch solche Tools entsteht ein größerer Grad an Flexibilität, wann und wie die Teams arbeiten. Das vereinfacht Prozesse und wirkt positiv auf die Mitarbeiterbindung ein. In kleineren Unternehmen verläuft die Eingliederung solcher Plattformen meist reibungslos. Die Komplexität solcher Prozesse steigt aber proportional zur Mitarbeiterzahl an – und wird damit in größeren Organisationen oft zu einer Mammutaufgabe. Die Experten der visuellen Kollaborationsplattform Miro haben drei Strategien zusammengestellt, die bei der erfolgreichen Integration von Kollaborationsplattformen in größeren Strukturen helfen.

Klarheit schaffen: Zunächst müssen sowohl die IT- als auch Fachabteilungen gemeinsam Klarheit schaffen, welche Anforderungen eine Kollaborationsplattform erfüllen muss und wie sie sich in die bestehende IT-Landschaft einbetten lässt. Nur dann gelingt letztlich die tatsächliche Integration, ohne an der technischen Machbarkeit zu scheitern. Vorteilhaft ist auf der technischen Ebene, wenn die Plattform über belastbare Programmschnittstellen zu anderen Bausteinen des eigenen Software-Portfolios verfügt. In puncto Features sollten alle Beteiligten vorab angehört und deren Wünsche sowie Bedenken ernst genommen werden. So können die Verantwortlichen verhindern, dass die Plattform aufgrund nicht zielführender oder sogar fehlender, aber eigentlich gewünschter Funktionen am Ende kaum zur Kollaboration genutzt wird.

Balance finden: Unternehmen tragen die Verantwortung, dass die gewählte Kollaborationsplattform – und damit alle Daten, die darüber geteilt und bearbeitet werden – so sicher und datenschutzkonform wie möglich ist. Dabei geht oftmals der Blick für die Nutzererfahrung verloren. Wenn eine Plattform zu kompliziert zu bedienen oder hinter zu vielen, möglicherweise redundanten, Sicherheitsschranken liegt, geht die Motivation zur Nutzung verloren. Die richtige Balance ist bei der Wahl der Plattform deshalb entscheidend. Unter Umständen suchen sich die Mitarbeiter sonst eigenständig Ersatz-Tools, die im Arbeitsalltag einfacher und bequemer zu verwenden, aber womöglich weniger Compliance-konform sind. So entsteht im schlimmsten Fall ein Dickicht an verschiedenen Plattformen und Tools, das die Kollaboration letzten Endes erschwert, anstatt sie zu vereinfachen.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 11/2022. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Multiplikatoren aktivieren: Technische Veränderungen treffen in der Praxis oft auf Widerstand von Nutzern, die sich an die bisherigen Systeme sehr gewöhnt haben. Die Integration einer Kollaborationsplattform sollte deshalb systematisch, Schritt für Schritt und so nutzerzentriert wie möglich ablaufen, um alle Anwender abzuholen. Idealerweise sollten Verantwortliche deshalb zunächst die Mitarbeiter identifizieren, die den kollaborativen Mehrwert der neuen Lösung erkennen und deshalb voll hinter der neuen Plattform stehen. Teilen diese ihre positiven Erfahrungen mit dem Team, helfen sie als interne Multiplikatoren dabei, etwaige Widerstände und Unsicherheiten der Kollegen abzubauen – denn meist sind die Tools relativ einfach zu bedienen. Mit solchem Rückenwind gestaltet sich der breite Rollout im restlichen Unternehmen deutlich effizienter.

Bildquelle: Miro