Schlanke Prozesse bei Otto Zimmermann

Von Bremsscheiben für den in die Jahre gekommenen Porsche bis zu Spezialbremsscheiben für den neuen BMW umfasst das Sortiment der Otto Zimmermann GmbH rund 2.500 Artikel. Jährlich werden 3,5 Mio. Einzelteile produziert und an Händler in aller Welt verschickt. Diese Menge bedeutet einen hohen Aufwand in der Fertigungsplanung und Datenverwaltung – vor allem, da die gleichen Rohteile teilweise von unterschiedlichen Lieferanten stammen und auf verschiedene Weise weiterbearbeitet werden. Hinzu kommen die individuellen Ansprüche der Kunden, von denen viele die Komponenten in ihrem eigenen Verpackungsdesign geliefert bekommen möchten. Diesen Service zu leisten, belastet die IT des baden-württembergischen Unternehmens noch zusätzlich. Das alte ERP-System war mit diesen Ansprüchen zunehmend überfordert. Auch fehlten notwendige Funktionen, wie der Anschluss an Fax und E-Mail sowie Importmöglichkeiten für die verschiedenen Formate im elektronischen Datenaustausch (EDI). „Das ganze System war sehr schwerfällig und wurde immer langsamer“, fasst Holger Keller, Geschäftsführer von Otto Zimmermann, zusammen.

Gemeinsam mit der auf ERP-Systeme spezialisierten Wühler & Gebauer EDV Consulting GmbH, die das Unternehmen schon länger berät, wurde daher die Umstellung auf ein neues Programm beschlossen. Basis ist die Software W&G Effective Company, die allerdings um zahlreiche spezifische Module für die Ansprüche von Otto Zimmermann ergänzt wurde. Möglich machte diese Anpassung der Open-Source-Charakter des Systems: Der allen Funktionalitäten zugrunde liegende Quellcode ist für den Anwender vollständig einsehbar und kann beliebig verändert werden.

Eine der größten Herausforderungen war die komplexe Kommissionierung des Bremsscheibenherstellers. Von der Menge der Scheiben pro Schachtel bis zur genauen Anordnung auf der Palette können die Händler alle Details selbst bestimmen. Um den Versandauftrag und die Kommissionierung zu vereinfachen, wurden im neuen ERP-Programm spezielle Tabellen eingerichtet, in welchen die speziellen Packvorgaben hinterlegt werden können. „Früher dauerte es sehr lang, die Aufträge mit den dazugehörigen Daten und Besonderheiten anzulegen. Das läuft jetzt deutlich schneller“, so Keller. Gibt es keine Sonderwünsche bei einem Auftrag, wird eine allgemeine Vorschrift zu Karton, Etikett, Layout und Verpackungseinheit gespeichert.

Selbst Palettentypen, Umverpackungen, Etiketten oder Markierungen für verschiedene Filialen können auf diese Weise vorgegeben und in der Logistik umgesetzt werden. „In den Stammdaten lassen sich sogar Bilder hinterlegen, die zeigen, wie verpackt werden muss. Der Lagerarbeiter kann diese direkt auf seinem Display abrufen“, erklärt Klaus Gebauer, einer der Geschäftsführer von Wühler & Gebauer. Die notwendigen Etiketten für den Kommissionierlauf drucken Vertriebsmitarbeiter gleich in der richtigen Reihenfolge und dem gewünschten Design aus. So kann noch während der Abfertigung eines Auftrags verpackt und etikettiert werden. Der konkrete Weg wird von der Software anhand der vorhandenen Ware unter Berücksichtigung der Fachbelegung sowie der „First- n/First-Out“-Strategie optimiert und an die Logistik weitergeleitet. Die Kommissionierung kann der Lagerist direkt über eine entsprechende Eingabemaske quittieren.

Eigene Module für die Absatzplanung

Aufgrund des hohen Exportanteils bei Otto Zimmermann spielt die Berechnung der Präferenzbegünstigung eine große Rolle bei der Auswahl der Waren für den Versand. Einige Kunden schreiben konkret vor, ob sie begünstigte Produkte wollen oder nicht. Um bei den Zollbehörden die jeweilige Wertschöpfung in den verschiedenen Produktionsschritten darlegen zu können, wurde ein Sonderfeld in die Artikelverwaltung des ERP-Systems integriert. In diesem lassen sich die entsprechenden Werte zur Bearbeitung nachvollziehbar ablegen.

Wegen der teils langen Lieferzeiten der Rohwaren war bei der Entwicklung des ERP-Systems eine verlässliche Absatzprognose für die Produktionsplanung unerlässlich. „Da wir den Zweitmarkt beliefern, also Komponenten für ältere Fahrzeuge genauso im Vorrat haben müssen wie für die neuesten Modelle, sind Vorhersagen über die künftige Verkaufsentwicklung schwierig“, berichtet Keller. Daher liefert die Software Vorschauzahlen, orientiert an den Vergangenheitsdaten. Anhand dieser Richtwerte wird zunächst eine monatliche Prognose getroffen und dann in Verbindung mit dem tatsächlich vorhandenen Bestand an Rohteilen die Produktion geplant.

Insgesamt gesehen verspricht sich der Geschäftsführer von Otto Zimmermann durch die flache Architektur der ERP-Software eine Beschleunigung aller Prozesse: „Ich gehe davon aus, dass die ganze Verwaltung flüssiger funktioniert und wir die Kunden schneller informieren und beliefern können.“ Das sei auch dringend nötig, da Kunden inzwischen sehr kurze Bearbeitungszeiten für ihre Aufträge erwarten. Vor allem die Logistik, die früher oft ein reines Randthema der Industrie war, sei heute für den Erfolg mitbestimmend: „Daher ist unser neues ERP-System nach den aktuellsten Industriestandards ‚aufgebohrt‘. Schnelligkeit in Produktion und Logistik ist entscheidend.“ Zudem bietet die individuelle Anpassung der Software Vorteile im Preis-Leistungs-Verhältnis, so Keller: „Bei SAP zum Beispiel wären die Investitionskosten höher gewesen – und das für viele Funktionen, die wir gar nicht brauchen.“

Otto Zimmermann GmbH
Das Unternehmen entwickelt, produziert und vertreibt seit über 50 Jahren Kfz-Komponenten für Automobilhersteller und den Ersatzteilemarkt. Schwerpunkte sind dabei Bremsscheiben, zu denen neben Standardersatz­teilen auch Sport- und Premiumbremsscheiben für die hohen Ansprüche im Motorsport und beim Tuning zählen. Der Jahresumsatz des Unternehmens liegt bei rund 55 Millionen Euro.
Im Internet: www.otto-zimmermann.de

Bildquelle: Otto Zimmermann