Schlüssel für den wirtschaftlichen Nutzen

Das klassische Dokumenten-Management-System (DMS) spielt seine Stärken bei der Verwaltung von großen Dokumentenmengen in Kombination mit Suchmechanismen zum Wiederauffinden von einzelnen Dokumenten aus. Auch die zentrale Speicherung und der reduzierte Ablageplatz stiften Nutzen. Prozessuale Vorteile entstanden jedoch erst durch die Integration dieser „Ablagen“ bzw. „Archive“ in Prozesse und deren Schnittstellen – intern wie extern. Die Integration von Input- und Output-Kanälen beliebiger Medien wie E-Mail, Fax oder Chats war damit die konsequente Weiterentwicklung der letzten Jahre. Mit dem Wandel der Endgeräte hin zu Smart Devices wurden additive, kontextgebende Funktionalitäten mit klassischen Dokumenten verknüpft – beispielsweise mit Sprachnachrichten, Bildern und Videos, aber auch GPS-Daten.

KI und Cloud als Weiterentwicklung von DMS

Laut der Cenit AG wird die intelligente Kombination und Interaktion von Künstlicher Intelligenz (KI) und Cloud-Technologien der Schlüssel für den wirtschaftlichen Nutzen in den kommenden Jahren sein. Hierbei geht es nicht um den kostengünstigen Betrieb eines DMS in der Cloud und die damit entstehenden Aufgaben rund um Containerisierung und Gewährleistung von Security etc. Vielmehr geht es um die funktionale Erweiterung des klassischen DMS um neue Medien wie Videos und Chatinhalte – und die hierfür notwendigen funktionalen Erweiterungen. Bilderkennung und -klassifikation beispielsweise leben von der Menge der „antrainierten“ Datenbestände und ihren Modellen. Gleiches gilt für Video- oder Sprachanalyse. Werden also weitere additive Kanäle (neben dem klassischen Scannen bzw. Input-Management), wie Personal-Interactive-Videos, Chatbots und Output-Management integriert, haben diese funktionalen Verbesserungen direkte Auswirkungen auf die Prozessqualität und den Nutzen der Anwendung.

Ein Blick in die Praxis

Welchen Nutzen stiften nun die neuen, nicht-textuellen Informationen und Kanäle? Ganz klar: Sie beschleunigen den Prozess, verbessern Entscheidungen und gestalten das Kundenerlebnis angenehmer: Werden beispielsweise GEO-Informationen (GPS-basierte Tags) integriert, kann dies die Risikobewertung im Immobilien-Management einfacher machen: GPS-Koordinaten klassifizieren den Standort und können in Relation zu umliegenden Standortinformationen genutzt werden, um gewünschte Indikatoren über Demographie, Entfernung zu wichtigen anderen Standorten etc. in Entscheidungen einfließen zu lassen.

Ein anderes Beispiel: Bild- und Video-Erkennung können in Kombination mit klassischen Dokumenten im Versicherungsumfeld Betrugsfälle vermeiden. Hierbei können Bilder bzgl. Datum, Uhrzeit, Wetter und Lichtverhältnissen klassifiziert werden – und liefern so ergänzende Informationen zum Sachverhalt. Interessant ist auch ein Use Case aus der Industrie: Bei einem Flugzeugbauer wird der Fertigungsfortschritt durch Bildanalytik dokumentiert und löst so den folgenden Prozessschritt automatisch aus. Dies ist ein Plus im Hinblick auf Effizienz.

Auffällig ist: Keine dieser Lösungen nutzt zur Beschreibung das Wort „Dokumenten-Management“, obwohl es überall enthalten ist. Der Fokus liegt auf dem fachlichen Mehrwert, dem Prozess und seinem Nutzen. Es kommen jedoch alle Kerndisziplinen des DMS zum Einsatz. Durch die neuen Medien, ergänzte Eingangs- und Ausgangskanäle erscheint das Gesamtbild anders –  und das Dokument ist nicht mehr zwangsläufig aus Papier. Zudem wird der Speicherort nicht zwingend als Akte bezeichnet. Aber der Kern bleibt der Gleiche.

Wie geht man mit diesen Erkenntnissen um?

Es wird weiterhin Expertise im Umgang mit DMS-Produkten, papiergebundenen Abläufen und deren Transformation in einen automatisierten digitalen Prozess benötigt. Diese muss jedoch um die branchenspezifischen, prozessualen Komponenten – auch außerhalb der papiergebundenen Abläufe – erweitert werden. KI, Cloud und daraus resultierende neue Services sind hilfreich. Nutzen stiften sie aber erst durch die Integration im Prozess. Für Experten hat es daher oberste Priorität, neue Abläufe zu modellieren und die neuen technologischen Möglichkeiten zu nutzen. Hierzu benötigt man das technologische Wissen zur Einbindung dieses neuen Services in die bestehenden Infrastrukturen.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 4/2021. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Es handelt sich somit um eine Ergänzung und Erweiterung des Themas „Dokumenten-Management“ – und nicht um eine Substitution. Die Botschaft ist damit klar: Digitalisierung vorantreiben – auch mit Dokumenten-Management!

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