Schnittstelle zum ERP-System

Die FHS St. Gallen nutzt seit 2012 die „CampusCard" als Studierenden- und Mitarbeitenden-Ausweis und Legitimationskarte. Die multifunktionale Karte kann für den bargeldlosen Zahlungsverkehr in der Mensa, der Cafeteria, für die Verpflegungs- und Kaffeeautomaten sowie zum Drucken und Kopieren eingesetzt werden. Hierzu wird die Karte als Prepaid-Karte entweder mit Bargeld an Ladestationen oder mittels Kreditkarte über ein Webportal aufgeladen. Zusätzlich dient sie auch als Identifikations-Medium für das Schließsystem.

Schnittstellenlösung gesucht

Um den Austausch der vom Kartensystem generierten Daten mit dem ERP-System zu erleichtern, suchte die FHS St. Gallen nach einer Schnittstellenlösung, mit der die zeitaufwendige manuelle Bearbeitung automatisiert werden konnte. Ziel war es, dass einerseits die durch die Benutzung generierten Drucker- und Gastronomie-Transaktionen direkt aus der Datenbank in das Buchhaltungssystem fließen, und dass anderseits die anfallenden Daten erfasst und in Form von Berichten automatisch an die einzelnen Kostenstellen weitergegeben werden können. Darüber hinaus wurden Analyse und Dashboard-Funktionen gewünscht, die es ermöglichen, jederzeit Einblick in den Prozess zu erhalten.

In einer ersten Phase wurden Open-Source-Lösungen im Bereich Business Intelligence von diversen Anbietern evaluiert.  Die FHS St. Gallen hat sich entschieden, die Community Edition von Pentaho im Rahmen eines Pilotprojekts weiter zu prüfen, da dieses Produkt am vielversprechendsten erschien.

Extrahieren, Transformieren und Bereitstellen der Daten

Am Ende entschied sich die FHS St. Gallen für die Enterprise Edition von Pentaho, weil diese im Gegensatz zur Community-Version umfangreiche Job Scheduling Services bereitstellt, die es erlauben, das Extrahieren, Transformieren und Bereitstellen der Daten vollständig und auf wiederkehrender Basis zu festgelegten Terminen zu automatisieren. Zudem erlaubt die Anbindung des Berechtigungsmanagements an das LDAP-Serververzeichnis ein Usermanagement auf einer sehr differenzierten Ebene.

Mithilfe der Lösung hat die Hochschule eine Schnittstelle zwischen ihrem „CampusCard"-System und dem ERP-System realisiert. Dazu gehören die Daten, die von den Verpflegungs- und Kaffeeautomaten, den verschiedenen Kassensystemen, sowie von den Druck- und Kopiertransaktionen anfallen.

Die Finanzabteilung, Kostenstellenzuständige und ein externer Dienstleister erhalten täglich einen Überblick über ihre Kosten und Umsätze und können bei Bedarf selbstständig weiterführende Analysen durchführen.

Diese Daten werden dazu täglich automatisch aus den Quellsystemen extrahiert und in Form vordefinierter Berichte, die mit der Reporting-Lösung des Anbieters erstellt wurden, an die Administration und an den externen Caterer automatisch als Excel-Datei via Email gesendet. Darüber hinaus können auch die Kostenstellen-Verantwortliche die User-Konsole selbständig nutzen, um die aktuellen Daten über Kostenstellenbelastungen in der Form eines Berichts herunterzuladen.

Die Business-Analytics-Lösung läuft bei der FHS St. Gallen in einer traditionellen BI-Umgebung mit Oracle Datenbank und Microsoft SQL Server.

Für die Zukunft ist geplant, das Evaluierungssystem und das Studienadministrationssystem ebenfalls in Pentaho einzubinden, um wichtige Statistiken für das Management und die Verwaltung zu automatisieren.

Die FHS St. Gallen ist eine interdisziplinäre Fachhochschule in der Ostschweiz, die von den Kantonen St. Gallen, Thurgau, Appenzell Ausserrhoden und Appenzell Innerrhoden getragen wird. Mehr als 2800 Studierende besuchen aktuell ein Grund- oder Weiterbildungsstudium in einem der vier Fachbereiche Wirtschaft, Soziale Arbeit, Technik und Gesundheit. Sieben Hochschulinstitute forschen in zukunftsorientierten Themenschwerpunkten und bieten praxisorientierte Dienstleistungen an.
www.fhsg.ch

www.pentaho.de

Bildquelle: FHSG