Schutz für die Personalakten in der Cloud

Opentext, Spezialist für Enterprise Information Management (EIM), hat die Version 4.0 seiner Lösung „Employee File Management (EFM)“ für SAP vorgestellt. Die digitale Personalakte für SAP ist jetzt über einen neuen Cloud-Konnektor mit Lösungen von Success Factors integriert und lässt sich damit auch in hybriden Cloud-Umgebungen nutzen. Gleichzeitig ist die Kontrolle über sämtliche Akteninhalte und deren Sicherheit gewährleistet, weil diese in einem zentralen, vor Ort implementierten Repository verwaltet werden.

Zudem enthält Version 4.0 eine neue mobile App, so dass Informationen und Dateien aus der digitalen Akte zu jeder Zeit und von überall her abrufbar sind. Die Lösung wird von SAP im Rahmen des bestehenden Reseller-Abkommens unter der Bezeichnung vertrieben und soll ab Mai 2013 erhältlich sein.

Cloud-Lösungen wie diese sollen Prozesse beschleunigen und Kosten senken, weil sie Nutzern einen system- und ortsunabhängigen Zugang zu Funktionalitäten wie Digitalisierung von Dokumenten oder Erstellung von Berichten ermöglichen. Gleichzeitig benötigt die Personalabteilung aber aus Gründen des Datenschutzes und sonstigen gesetzlichen oder betrieblichen Regelungen Lösungen, die im Unternehmen selbst implementiert sind. Solche unverbundenen hybriden Systemlandschaften erschweren jedoch die Erfüllung von Gesetzen und Richtlinien und stellen ein mögliches Sicherheitsrisiko dar.

Um diese Probleme zu lösen, will der neue Cloud-Konnektor eine Brücke zwischen den vom Kunden selbst betriebenen Systemen und jenen in der Cloud schlagen. Die Unternehmen sollen damit von den Funktionalitäten der Lösungen von profitieren, verwalten aber sämtliche Inhalte im zentralen Repository und haben dadurch die volle Kontrolle.

Die Anwendung enthält Funktionalitäten für Suche, Dokumentenidentifizierung und -klassifizierung, Prozessautomatisierung und Workflow-Steuerung. Dadurch sollen viele der zeitraubenden und fehleranfälligen manuellen Abläufe im Personalwesen entfallen. Ferner sollen die Anwender problemlos und ohne Unterstützung der IT-Abteilung Formulare importieren können.

Darüber hinaus lässt sich die neue Version 4.0 auch mobil nutzen. Eine App steht auf iPad- und Android-Geräten zur Verfügung und verspricht den zeit- und ortsunabhängigen Zugriff auf Informationen und Funktionalitäten der digitalen Personalakte von Opentext.

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