Sechs Anforderungen an professionelle UM-Lösungen

Lässt sich die Lösung in wenigen Schritten implementieren?
Unified Messaging soll die Produktivität und Effizienz steigern, muss aber deshalb noch lange keinen strategischen Einschnitt in die IT-Infrastruktur bedeuten. Wenn eine UM-Lösung Exchange richtig nutzt, muss niemand lange Anleitungen lesen, um das Zusatzprodukt zu installieren. In aller Regel sollte ein Tag ausreichen, um ein lauffähiges, produktives System zu implementieren, inklusive der Anlage aller Faxnummern, Deckblätter und Zusatzeinstellungen.

Welche Eingriffe muss man in Exchange vornehmen?
Exchange bietet zwar bereits von Haus aus Schnittstellen für UM-Lösungen, in der Praxis sind diese Schnittstellen aber nicht der ideale Weg, um die Daten abzuholen und zurückzuführen. Die Protokolle dafür verlangen, dass der Administrator Zusatzelemente auf dem Exchange Server installiert. Die Daumenregel lautet also: Nicht-invasive Lösungen haben den Vorrang vor allen Lösungen, die stark in Exchange eingreifen.

Ist das Produkt für meine Exchange-Infrastruktur geeignet?
Ein Zusatzprodukt auf fünf oder zehn Client-Rechnern zu installieren und zu warten, mag noch angehen, aber bei 1.000 Rechnern wird die Software-Verteilung sehr anspruchsvoll. Im Vorteil ist daher immer die IT-Abteilung, die für ihr UM-System keine Zusatzinstallation auf dem Arbeitsplatzrechner benötigt und deren vereinheitlichte Kommunikation komplett auf Exchange aufbaut.

Spricht das Produkt wirklich „Exchange“?
Eine Unified-Messaging-Lösung muss den Datenverkehr exakt an der richtigen Stelle abgreifen, verschiedene Nachrichtentypen wie Mail, Fax, Voicemail, SMS automatisch erkennen und gemäß der Konfiguration routen, bearbeiten und wieder in Exchange einschleusen. Von Vorteil ist, wenn ein Produkt erkennbar das Exchange-Format „spricht“, d.h. liest und auch produziert. Ausgefeilte Produkte nutzen einen eigenen Server, der für den Exchange Server wie seinesgleichen erscheint.

Nutzt das Produkt die Exchange-Infrastruktur?
Der einzig sinnvolle Ansatz ist eine vollständige Integration in die Admin-Oberfläche von Exchange. D.h. das Tool nutzt Active Directory zur Benutzerverwaltung ebenso wie die vorhandenen Speicher- und Back-up-Lösungen für Exchange.

Lässt sich das Tool wieder rückstandsfrei entfernen?
Microsoft bietet zahlreiche Funktionen an, um den Nutzen der Exchange-Plattform zu erhöhen und die Produktivität der Anwender zu verbessern. Am besten ist das gelungen, wenn der Administrator nach der Installation nicht mehr an die neue Lösung denkt, sondern nur noch sein Exchange sieht – und der Anwender nur sein Outlook, mit dem er jetzt eben noch weitere Nachrichtenkanäle verwaltet. 
 

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Bildquelle: © Petra Bork / pixelio.de