Sharepoint-Migration in die Cloud

Microsoft macht Dampf in der Cloud. Unternehmen allerdings zeigen sich zurückhaltend, wenn es um den Sprung in die Wolke geht. Welche Vorteile hat die Cloud speziell bei der Kommunikationsplattform Sharepoint? Worauf sollten Anwender bei einer Migration achten? Dazu äußert sich Ernst Hutsteiner, Systems
Engineering Manager bei Avepoint, im Gespräch mit IT-DIRECTOR.

IT-DIRECTOR: Herr Hutsteiner, viele Unternehmen zögern, Sharepoint in die Wolke zu verlagern. Was sind die Gründe dafür?
E. Hutsteiner: Ich denke, sie befürchten einen hohen Implementierungsaufwand. Dabei ist das meiste, das Anwender benötigen, bereits vorhanden und kann direkt eingesetzt werden. Denn Sharepoint Online ist ein Teil von Office 365, das von den Remondern speziell für die Cloud konzipiert wurde. In manchen Bereichen sind vorab in der Tat noch Anpassungen nötig. Diese kann ein professioneller Integrationspartner übernehmen.

IT-DIRECTOR: Warum hat sich die Kommunikationsplattform in der Cloud noch nicht durchgesetzt?
E. Hutsteiner: Das Problem ist nicht das System an sich, sondern die Migration der Inhalte, die in Sharepoint abgespeichert sind.

IT-DIRECTOR: Wie bekommt man diese Inhalte in die Cloud?
E. Hutsteiner: Unternehmen, die bereits mit Office 365 arbeiten, haben hier einen großen Vorteil. Wer Inhalte aus Sharepoint 2010 in die Cloud-Version migrieren will, kann sich für das manuelle Hochladen, den Versand von Content-Datenbanken oder das manuelle Skripten einer Migration entscheiden. Aber egal welchen Weg man wählt, jeder benötigt Zeit und personelle Ressourcen und das kostet Geld. Außerdem muss man mit Größenbeschränkungen oder gar dem Verlust von Metadaten rechnen. Doch das sind nicht die einzigen Hürden, die eine Migration komplex machen.

IT-DIRECTOR: Können Sie das näher erläutern?
E. Hutsteiner: Individuelle Anpassungen sind schwierig oder lassen sich oft überhaupt nicht durchführen. Auch die 100-prozentige Abhängigkeit von Internetverfügbarkeit und -bandbreite gilt es zu beachten. Die On-premise-Version der Kommunikationsplattform bietet außerdem Funktionen, die die Cloud-Variante derzeit noch nicht unterstützt.

IT-DIRECTOR: Spielen neben den rein technischen Aspekten auch andere Gesichtspunkte eine Rolle?
E. Hutsteiner: Sowohl Datenschutz als auch Datensicherheit sind hier große Themen. Außerdem gibt es für Sharepoint Online genau festgelegte Grenzwerte an Speicherplatz, zusätzliche Kapazitäten werden extra berechnet. Ein Admin muss sich zudem bewusst sein, dass er einige seiner bisherigen Aufgaben und Verantwortlichkeiten komplett aus der Hand gibt.

IT-DIRECTOR: Wir haben die Hindernisse angesprochen. Wie kann ein Unternehmen sie umschiffen?
E. Hutsteiner: Wir bieten mit dem Docave Content-Manager hierfür eine leistungsfähige Lösung. Über eine grafische Oberfläche werden die Inhalte von Quelle, d.h. von firmeneigenen Servern, und Ziel, also Sharepoint Online, einfach visualisiert. Die Zuweisung der Inhalte erfolgt per Mausklick. Darüber hinaus können Inhalte gefiltert oder Benutzer zugewiesen werden. Dadurch kann das Unternehmen den Zugriff durch autorisierte Personen sicherstellen. Weiterhin ist es möglich, die Aufgaben einer Migration in die Cloud zeitlich gesteuert ablaufen zu lassen, entweder als einmalige Aktion oder in regelmäßigen Abständen. Auch andere Module innerhalb unserer Softwareplattform erleichtern die bedarfsgerechte Nutzung von Cloud-basierten Lösungen für Sharepoint.

Denkbar ist auch ein hybrides System, bei dem ein Teil der Umgebung auf dem unternehmenseigenen Server gehostet – wir sagen dazu „on premise“ – und ein Teil in der Cloud betrieben wird. Der Vorteil hier: Wo ein Anwender rechtliche Bedenken sieht, kann er die Daten on premise lassen, andere Inhalte migriert er. Die Hybrid-Lösung kombiniert letztlich die Vorteile von beiden Systemen.