30.04.2021 Datenschutzkonforme Kommunikation

Sichere Integration von Homeoffice und realem Büro

Von: Lea Sommerhäuser

Die Kommunikation unter Mitarbeitern und Geschäftspartnern muss unabhängig von Pandemie und Heimarbeit gewährleistet werden. Wie dies datenschutzkonform und mit Blick auf die nationale Rechtsprechung funktioniert, erklärt RA Dr. Stefan Rinke, Justiziar RA-Micro, im Interview.

Laut Dr. Stefan Rinke hapert es häufig an der DSGVO-Konformität, da selbst gängige Lösungen rechtlich gesehen oft in einer Grauzone sind.

ITD: Herr Dr. Rinke, im Rahmen der Corona-Krise werden Videokonferenzlösungen stark nachgefragt. Wie sicher sind solche UCC-Tools?
Stefan Rinke: Das kann von Software zu Software unterschiedlich sein. Nutzer sind gut beraten, wenn sie auf eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung der Kommunikationsinhalte achten. Dann sind die Daten selbst dann geschützt, wenn sie in die Hände von Unbefugten geraten. Außerdem sollte gerade im digitalen Kontext darauf geachtet werden, mit wem man eigentlich kommuniziert. Wenn man den Gesprächspartner nicht bereits persönlich kennt, hilft eine Zwei-Faktor-Authentifizierung dabei sicherzustellen, dass man sensible Themen nicht aus Versehen mit der falschen Person bespricht. Solche Funktionen sollten UCC-Tools prinzipiell anbieten.

Im Unternehmenskontext ist zudem wichtig, dass die Sicherheitsfunktionen nutzerfreundlich sind. Wenn Mitarbeiter unzählige Passwörter eingeben müssen, bevor sie in eine Videokonferenz kommen, wird das auf Dauer zulasten der Sicherheit gehen. Unsere Lösung setzt deswegen auf individualisierte Zugangslinks, die, einmal mitgeteilt, jederzeit einen sicheren Zugang garantieren. Und für die Mitarbeiter sind sie sehr komfortabel.

ITD: Warum hapert es hier häufig an der DSGVO-Konformität?
Rinke: Selbst die großen und gängigen Lösungen sind rechtlich gesehen häufig in einer Grauzone. Dazu muss man wissen, dass die Kommunikation in aller Regel über Server läuft. Dieser Umweg ist für die Bewertung des Datenschutzes entscheidend. Für europäische Unternehmen bedeutet der Rückgriff auf nicht europäische Anbieter rechtlich gesehen einen Kontrollverlust über die Datenhoheit. Entweder werden die Daten direkt über Server außerhalb der EU geleitet oder die Drittstaaten behalten sich einen Zugriff vor. In der ersten Variante verlangt das Europäische Datenschutzrecht das gleiche Schutzniveau. Das gibt es aber z.B. im US-amerikanischen Raum nicht mehr, seit der EuGH das bisher regulierende Privacy Shield im Sommer 2020 gekippt hat. Auch die zweite Variante betrifft die USA, aus der viele Videokonferenzlösungen stammen: Der „Cloud Act“ erlaubt US-Behörden einen Zugriff auf Daten US-amerikanischer Anbieter, selbst wenn diese ihre Server in der EU aufbauen. Beide Varianten führen dazu, dass diese Lösungen streng genommen nicht mit der DSGVO kompatibel sind.

ITD: Rechtsanwälte und Notare dürfen beispielsweise nicht einfach so per Zoom oder Skype mit Mandanten sprechen. Wie können sie sich an dieser Stelle helfen?
Rinke: Für Anwälte und Notare gelten strenge berufsrechtliche Regelungen zum Schutz des Mandantengeheimnisses. Die Öffnung für elektronische Arbeitsweisen hält nur langsam Einzug in die Berufsordnungen. Rechtssicher eine Cloud zu nutzen, ist für Anwälte z. B. erst seit der letzten großen Änderung des Berufsrechts 2017 möglich. Die Voraussetzungen für Videotelefonie sind dagegen immer noch nicht explizit im Berufsrecht geregelt. Gängige Anbieter fallen schon allein deshalb aus, weil die Kommunikationsdaten über außereuropäische Server laufen oder die Anbieter aus Nicht-EU-Ländern kommen. Als Anwalt oder Notar ist man dann auf der sicheren Seite, wenn Kommunikationsdaten Ende-zu-Ende-verschlüsselt sind und Deutschland, jedenfalls aber die EU, nicht verlassen. Um hier maximalen Schutz und Rechtssicherheit zu ermöglichen, bietet vOffice auf Wunsch eine On-Premises-Variante, bei der alle Daten über eigene Server laufen.

ITD: Wie gestaltet sich die Integration eines sicheren Videokonferenz-Tools in den Arbeitsalltag? Was sind häufige Stolpersteine bei der Installation?
Rinke: Firmenweiter Einsatz neuer Software geht oft einher mit hohem Arbeitsaufwand für die IT-Abteilung. Das ist schon schlimm genug, wenn alle Mitarbeiter im Büro und somit leicht erreichbar sind. Bei der Arbeit aus dem Homeoffice werden die Hürden größer. Deswegen sollte neue Software wenn möglich ohne Installation auskommen. vOffice ist Browser-basiert; alles, was die Mitarbeiter benötigen, sind ein Zugangslink und, falls gewünscht, ein separates Passwort zur Zwei-Faktor-Authentifizierung. Was die Integration in den Arbeitsalltag betrifft, gehen wir davon aus, dass eine Videokonferenzlösung auch für die Zeit nach Corona Lösungen anbieten muss. Das Homeoffice wird nicht mehr verschwinden, das reale Büro aber wieder mehr Bedeutung gewinnen. Gute Videokonferenzlösungen integrieren deshalb Homeoffice und reales Büro zu einem übergeordneten virtuellen Büro wie in unserer Lösung. Dort sind alle Mitarbeiter präsent, unabhängig vom tatsächlichen Standort.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 3/2021. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

ITD: Wie wird sich der Markt für Videokonferenzlösungen Ihrer Ansicht nach anno 2021 entwickeln?
Rinke: Die Entwicklung des Markts hängt sehr stark davon ab, wie sich die Datenschutzbehörden hinsichtlich der aktuellen Leerstelle entscheiden, die bis vor Kurzem der Privacy Shield ausgefüllt hat. Auch wenn diese keine Marktteilnehmer im eigentlichen Sinne sind, haben sie großen Einfluss. Wenn Unternehmen auf Nummer sicher gehen möchten, entscheiden sie sich für einen Anbieter aus Deutschland.

Bildquelle: RA-Micro Software AG