Sichere Zusammenarbeit in der Cloud

Konica Minolta hat sich in 150 Unternehmensjahren immer wieder neu orientiert und erfunden, heute liegt ein Schwerpunkt bei Managed Services. Ausgehend vom Drucken und Kopieren hat das Unternehmen seinen Fokus auf Cloud-Umgebungen gelegt, in denen Menschen hybrid und remote eng zusammenarbeiten können. Dabei spielen Cybersecurity und die digitale Weiterentwicklung der Kunden eine prominente Rolle.

ITD: Herr Hartmann, Sie arbeiten schon lange im IT-Umfeld. Welches Thema wird für Unternehmen im Jahr 2023 die wichtigste Rolle spielen?
Joerg Hartmann: Ganz oben auf der Liste steht sicherlich das Thema „Cybersecurity“. Besonders in den vergangenen Monaten haben wir gesehen, dass die Anzahl der Cyberattacken außerordentlich ist, das gilt auch für die Art der Angriffe. Die Strategien, wie dabei auf Unternehmen zugegangen wird, um Ransomware zu platzieren und Daten zu stehlen, haben eine neue Dimension angenommen.

ITD: Cybersicherheit wird offenbar für Unternehmen zunehmend zur existenziellen Bedrohung. Gerade Organisationen, die durch die Krisen der letzten Jahre an Stabilität verloren haben, können Ransomware-Attacken teilweise nicht überleben. Wie können Unternehmen cyberresilient werden?
Hartmann: Im besten Falle ist Cyber-Resilience ein Management-System und wird kontinuierlich verbessert. Hierzu braucht eine Organisation eine unternehmensweite Strategie, gestützt durch das Risiko-Management und aktives Mitwirken von allen Mitarbeitern auf allen Hierarchie-Ebenen. Funktionieren kann dieses Management-System nur, wenn der Dreiklang aus „organisatorisch“, „technisch“ und „verhaltensorientiert“ ausgewogen definiert und gelebt wird. Dazu gehören auch die Mitarbeiter und entsprechende Schulungen im Unternehmen. Basis hierfür ist, dass die Informationssicherheit im Unternehmen bekannt ist und gelebt wird. In Summe erhöhen Unternehmen mithilfe von Cyber-Resilience-Konzepten auch in Krisen ihre Chance, handlungsfähig zu bleiben und ihr Geschäft durch die Krise zu führen.

ITD: Was beschäftigt Ihre Kunden derzeit besonders stark?
Hartmann: Übergeordnet geht es für die meisten darum, in herausfordernden Zeiten die Wettbewerbsfähigkeit zu erhalten. Dazu gehört es sicherlich, die Mitarbeiter mit den richtigen Tools und den richtigen Informationen zum passenden Zeitpunkt zu unterstützen. Die Unternehmen achten darauf, wie sie die Kosten verringern können und neue Arbeitsstrukturen schaffen. So geht es beispielsweise darum, bestehende Prozesse digitaler zu machen und zugleich für mehr Sicherheit zu sorgen.

ITD: Wo haben Unternehmen aus Ihrer Erfahrung den meisten Nachholbedarf bei der Digitalisierung? Wo drückt vor allem bei den größeren Mittelständlern der Schuh?
Hartmann: Das lässt sich schwer pauschal beantworten. Fast alle haben die Digitalisierung bereits begonnen. Als „Weiter-Digitalisierer“ nutzen wir ein Analyse-Tool, mit dem wir gemeinsam mit den Kunden den Digitalisierungsgrad ermitteln und analysieren, welche nächsten Schritte besonders sinnvoll sind. Das können die Einführung mobiler Lösungen, E-Commerce-Plattformen, das Konsolidieren der Datenlandschaft oder die Abschaffung einzelner Datensilos sein. Vor allem geht es darum, in Analysen und Co-Creation-Workshops die Pain Points herauszuarbeiten. Dazu gehören interne Herausforderungen genauso wie aktuell gerade in Deutschland das Thema „Bürokratie“.

ITD: Sie spielen auf das Thema „Arbeitszeiterfassung“ an? Was bedeutet das konkret in der Praxis?
Hartmann: Bürokratische und regulatorische Anforderungen nehmen insgesamt weiter zu. Gerade bei der Zeiterfassung entsteht eine echte Diskrepanz: Wir reden über moderne Arbeitskonzepte wie Hybrid und Mobile Work, bei denen eine große Vertrauenskultur zwischen Unternehmen und Mitarbeitern wichtig ist – insbesondere im Hinblick auf Arbeitszeit und -ort. Es sollte eigentlich mehr über Outcomes statt absolvierte Stunden gesprochen werden. Die Anforderung des europäischen Gerichtshofs, jetzt wieder für jeden eine detaillierte Zeiterfassung zu machen, ist da kontraproduktiv. Hier gilt es, individuelle und flexible Lösungen zu finden.

ITD: Wie haben sich der Umgang mit digitaler Zusammenarbeit und der Digital Workplace in den letzten Jahren verändert? Welche Trends sehen Sie mit Blick auf „Future Work“?
Hartmann: Wir sehen sowohl bei unseren Kunden als auch intern, dass sich die Gewichte verschoben haben. Meetings finden mindestens zur Hälfte über Online-Konferenzlösungen statt. Microsoft hat aus anonymisierten Nutzungsdaten für Office 365 ermittelt, dass sich die wöchentliche Besprechungszeit durchschnittlicher Teams-User seit Februar 2020 um 252 Prozent erhöht hat. Demzufolge wurden im Februar 2022 32 Prozent mehr Chats pro Woche verschickt als im März 2020. Wir sehen auch einen deutlich stärkeren Mix von digitalen Kanälen und Geräten und den Trend zu Mobile First, vor allem der Nutzung auf dem Smartphone. Vor diesem Hintergrund halte ich es für besonders wichtig, dass der „soziale Klebstoff“ nicht verloren geht. Hierzu ist es erforderlich, neben all der Remote-Arbeit sich auch regelmäßig in einer attraktiven Büroumgebung auszutauschen.

ITD: Sie sprechen von „Weiter-Digitalisierung“. Was bedeutet das konkret?
Hartmann: Viele Tools für die digitale Zusammenarbeit waren auch vor der Pandemie schon da. Damals fuhr man damit allerdings, um ein Bild zu bemühen, meist nur im ersten Gang auf dem Parkplatz herum. Dann hat sich die Veränderung stark beschleunigt und mittlerweile werden die Werkzeuge anders genutzt – es wird sozusagen in höheren Gängen auf der Straße gefahren. Diese Dynamik sollte jetzt weitergehen.

ITD: Welche Unterstützung können Managed Services dabei bieten?
Hartmann: Managed Services sind ein probates Mittel, um dem Fachkräftemangel bei IT-Experten aktiv entgegenzuwirken. Für mittelständische Unternehmen können wir mit unserem Angebot an skalierbaren Managed- oder Cloud-Services praktisch die gesamte IT abdecken – von Office-Umgebungen, über Enterprise Resource Planning (ERP), Human Resources (HR) und Payroll bis hin zu Print Services.

ITD: Wie wichtig ist es aus Ihrer Sicht, generell in der Zusammenarbeit Plattformen wie Microsoft Teams enger mit den Prozessen zu verzahnen und eine multidisziplinäre Zusammenarbeit in abteilungsübergreifenden Teams zu unterstützen? Wie können Unternehmen hier profitieren?
Hartmann: Wir sehen heute tatsächlich immer noch sehr viel Informationsaustausch über E-Mails. Auch Dokumente werden über diesen Kanal ausgetauscht. Das ist nicht mehr zeitgemäß. Stattdessen helfen Cloud-basierte Applikationen wie Teams als zentrale Drehscheibe beim effizienten Teilen von Information. Über Teams und Sharepoint lässt sich gemeinsam an Dokumenten arbeiten, das System sorgt für die Versionierung. Es erleichtert den Zugriff von unterschiedlichen Geräten und die Zusammenarbeit in verteilten, abteilungsübergreifenden Teams. Die Art der Zusammenarbeit zu verändern, ist sehr wichtig. Sie gelingt jedoch nur durch Training und einen Kulturwandel – weg von Kontrolle, hin zu Vertrauen –, den die Führungsetage vorleben sollte.

ITD: Wie kann der Fokus auf die Zufriedenheit der Mitarbeiter dabei helfen, Trends wie Quiet Quitting und einer hohen Wechselbereitschaft entgegenzuwirken? Welche Werkzeuge helfen dabei, diesen Ansatz in die Organisation zu tragen? Und wie gelingt es Führungskräften, Mitarbeiter im Homeoffice dennoch weiter gut einzubinden?
Hartmann: Erst einmal ist es für Unternehmen wirklich wichtig zu verstehen, dass sich die Zusammenarbeit durch hybrides Arbeiten verändert. Das erfordert eine andere Kommunikation und anderes Information Sharing sowohl auf Unternehmensseite als auch von Seiten der Mitarbeiter. Vertrauensarbeitszeit und -ort bedeuten viel mehr Verantwortung für Mitarbeiter, darüber zu kommunizieren, was gerade passiert. Denn der Austausch wie früher in der traditionellen Welt funktioniert nicht mehr. Unterschiedliche Werkzeuge wie Microsoft Viva können Mitarbeitern einen Überblick über die Art und Weise ihrer Tätigkeit geben. Entscheidend ist, diese Werkzeuge mit Trainings zu verknüpfen. Das können auch Online-Learning-Einheiten zwischendurch sein, mit entsprechendem Mentoring-Angebot, wenn jemand mal nicht weiterkommt.

ITD: Wie bewerten Sie die Datenlandschaften, die Sie in der Praxis bei Ihren Kunden antreffen? Reichen sie aus, um effizient und agil auf neue Business-Anforderungen und Veränderungen reagieren zu können?
Hartmann: Nein, sie reichen nicht aus. Für ein hohes Maß an Agilität ist eine zentrale Cloud-basierte Datenplattform notwendig. Dafür muss jedoch genau geprüft werden, um welche Daten es geht und wer welche Daten in seiner Rolle braucht. Das ist sozusagen der Gegensatz zu einer Datenkrake, die wahllos alles einsammelt. Entscheidend ist eine abgestimmte Daten-Policy, die einen qualifizierten Umgang mit Daten ermöglicht. Daraus generierte Dashboards können dann die jeweils benötigten Informationen zur Verfügung stellen. 

ITD: Was raten Sie Unternehmen in Bezug auf die richtige Nutzung ihrer Daten?
Hartmann: Menschen, Orte und Technologie sind heute immer stärker miteinander verbunden. Das erfordert vom Management komplexe Entscheidungen, wofür Daten die notwendige Basis bilden und Bauchgefühl idealerweise nur als finale Entscheidung zwischen zwei gleichwertigen Möglichkeiten zum Einsatz kommt. Dabei ist der Weg hin zu einer Single Source of Truth essentiell, um mit unterschiedlichen Zahlen und Key Performance Indicators (KPI) – und den damit verbundenen Diskussionen – Schluss zu machen. Nur auf Basis gut gepflegter Daten können die richtigen Schlüsse gezogen und damit echter Mehrwert durch Daten erreicht werden. Dies ist für Unternehmen zunehmend kritisch und wettbewerbsentscheidend.

ITD: Wie stark verändert sich derzeit der Fokus auf Künstliche Intelligenz (KI)? Bisher war es ja trotz allem weitgehend ein Hype-Thema, das sich vorwiegend in Proof of Concepts und Leuchtturmprojekten widergespiegelt hat. Wann kommt KI stärker in der Praxis an und in welchen Systemen wird das insbesondere der Fall sein?
Hartmann: KI ist bereits heute Bestandteil vieler Unternehmensabläufe. Aber gerade für das Gelingen der KI-Nutzung ist eine fundierte Datenstrategie eine Grundvoraussetzung, denn die Algorithmen erkennen Muster aus Datenstrukturen. Die Hausaufgaben bei der Datenorganisation sind also unbedingt notwendig. Beispielsweise sind für Themen wie vorausschauende Wartung eine Vielzahl an Produkt- und Servicedaten erforderlich, um zu analysieren, bei welchen Anzeichen eine Maschine ausfallen könnte und welche Ersatzteile benötigt werden. Am Ende wird jedoch auch bei KI in der Regel immer der Mensch die finalen Entscheidungen treffen.

ITD: Ihr Unternehmen hat mehrere Disruptionen erfolgreich gemeistert, ursprünglich vom Kamerahersteller, über den Bürotechnik- und Kopierexperten hin zum Technologie- und Managed-Service-Provider. Welche Aspekte sind dabei aus Ihrer Sicht besonders wichtig gewesen? Was sollten Unternehmen, die jetzt vor einer Disruption ihrer Geschäftsmodelle oder in ihren Märkten stehen, unbedingt beherzigen?
Hartmann: Wir werden in diesem Jahr als Konica Minolta 150 Jahre alt. In dieser Zeit gab es viele Umbrüche und Veränderungen in den Portfolios. Wenn sich eine Disruption abzeichnet, besteht die Challenge darin, besonders frühzeitig mit anderen Strategien anzufangen und den Mut aufzubringen, diese Veränderung voranzutreiben. Manchmal läuft es darauf hinaus, dass die neuen Lösungen das existierende Geschäft kannibalisieren, das ist also nicht ganz einfach. Aber auf den Markt zu hören und auf Co-Creation zu setzen, ist der richtige Schritt. Ich kann Unternehmen nur raten, das aktiv anzugehen und als Chance zu begreifen.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 1-2/2023. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

ITD: Was sind derzeit die größten Herausforderungen in Ihrem Markt als Managed-Service-Provider?
Hartmann: Vor allem gibt es derzeit große Chancen: Die Marktforscher sagen ein weiteres Wachstum voraus und wir sehen klar, dass sich die Kunden auf die stärkere Nutzung von Managed Services fokussieren. Eine der großen Herausforderungen ist gerade für Service-Provider das Thema „Cybersecurity“. Das Vertrauen in die Sicherheit der outgesourcten Landschaft ist das wichtigste. Deshalb hat der Schutz vor Cyberattacken, wie bereits am Anfang erwähnt, oberste Priorität.

ITD: Welche Ziele verfolgt Ihr Unternehmen mittel- und langfristig? Was steht als nächster Meilenstein auf der Agenda?
Hartmann: Die Pandemie war ein Treiber der Digitalisierung. Jetzt geht es vor allem darum, Unternehmen bei einer einmal begonnenen Digitalisierungsstrategie zu unterstützen und entscheidend weiterzubringen. Wir sehen unsere vorrangige Aufgabe daher in der Form eines „Weiter-Digitalisierers“, der im Rahmen von Analysen digitale blinde Flecke aufdeckt und die größten Potenziale ermittelt. Mit unseren Managed Services sowie einem klaren Fokus auf Daten und Cloud können unsere Digitalisierungsexperten auch zukünftig mittelständischen Unternehmen einen echten Mehrwert bieten. Damit unterstützen wir unsere Kunden bei Themen wie Produktivität, IT-Security, Mobile Work, Flexibilität und Analytics. Eingebettet ist diese Strategie in ein klares Bekenntnis zur Nachhaltigkeit für den Geschäftserfolg unserer Kunden, für die Gesellschaft und für zukünftige Generationen. Unser Engagement für eine nachhaltige Welt kommt auch durch unsere Beiträge zur Erreichung der globalen UN-Ziele für nachhaltige Entwicklung (SDGs) zum Ausdruck.

Alter: 53 Jahre
Derzeitige Position: Corporate Vice President, Konica Minolta Inc., President und Managing Director von Konica Minolta Business Solutions Deutschland und Österreich
Interessen: Golf, Laufen, Fußball, Musik

Bildquelle: Hanno Keppel