Skepsis bei Cloud-ECM

IT-DIRECTOR: Herr Riegler, laut Bitkom sind in diesem Jahr im Bereich „ECM“ mobile Lösungen der wichtigste Branchentrend. Der „DMS/ECM Trend Report 2014“ von Softselect sagt wiederum aus, dass Cloud-Lösungen nur schleppend in Fahrt kommen. Widersprechen sich diese Aussagen nicht ein wenig?
M. Riegler: Daten, die auf mobilen Endgeräten zur Verfügung stehen, verwalten Firmen nicht zwangsläufig über eine Cloud-Lösung. Daher widersprechen sich diese Studien nicht. Aufgrund der aktuellen Datenskandale zögern deutsche Unternehmen, ihre Daten externen Dienstleistern anzuvertrauen. Deshalb kommen Cloud-Lösungen hier langsamer in Fahrt, als es beispielsweise in den USA der Fall ist.

IT-DIRECTOR: Wie schätzen Sie selbst den aktuellen Markt im Bereich „Mobile DMS/ECM“ und insbesondere das Interesse der Großunternehmen an jenen Lösungen ein?
M. Riegler: Wir erhalten viele Anfragen von Großunternehmen, die es ihren Mitarbeitern ermöglichen möchten, auch mobil sicher und schnell auf Informationen zugreifen zu können. Für die nächsten Jahre erwarten wir sogar noch eine Zunahme dieser Anfragen. Mobile DMS/ECM-Lösungen sind definitiv ein Wachstumsmarkt.

IT-DIRECTOR: Für welche Branchen ist Mobile ECM/DMS besonders interessant und warum?
M. Riegler: Unserer Erfahrung nach beschränkt sich das Interesse nicht auf bestimmte Branchen. Alle, die unterwegs auf Daten zugreifen möchten, profitieren. Vertriebsmitarbeiter oder Techniker sind hier sicher an erster Stelle zu nennen. Sie können schon beim Kunden Daten ins mobile System zur Bearbeitung für Kollegen in der Zentrale eingeben. Das beugt Fehlern bei der Erfassung von Informationen vor und schafft effizientere Prozesse.

IT-DIRECTOR: Welche Funktionalitäten mobiler ECM/DMS-Lösungen fragen die Großunternehmen besonders nach und welchen Nutzen erwarten sie von deren Einsatz?
M. Riegler: Am wichtigsten ist der mobile Lesezugriff auf Informationen. Dadurch haben die Kollegen vor Ort den aktuellsten Informationsstand und können mit Partnern und Kunden konkreter verhandeln oder Leistungen besser kontrollieren. Durch die effizienteren Prozesse sparen die Unternehmen wieder Zeit und Geld.

IT-DIRECTOR: Inwiefern beschäftigen sich die Anwender in diesem Zusammenhang mit dem Thema „Sicherheit“ jener Lösungen?
M. Riegler: Ein Punkt, der in fast jedem Kundengespräch vorkommt, ist der Datenschutz. Die Einhaltung entsprechender Standards ist für deutsche Unternehmen sehr wichtig. Weiterhin legen Firmen Wert auf die verschlüsselte Übertragung und Speicherung ihrer Daten. Wir überzeugen unsere Kunden auch mit unserem Rechenzentrumsstandort in Deutschland und der revisionssicheren Protokollierung aller Aktivitäten.

IT-DIRECTOR: Sind für den Bereich „Mobile ECM/DMS“ heutzutage eher native Applikationen oder Web-Apps auf HTML5-Basis sinnvoll? Woran lässt sich das festmachen?
M. Riegler: Auf der Basis von HTML5-Frameworks können Unternehmen einfach native Apps entwickeln. Der große Vorteil dieser Apps ist, dass Nutzer Informationen auch lokal zwischenspeichern können. Das ist in Regionen ohne guten Mobilfunkempfang wichtig.

IT-DIRECTOR: Welche Faktoren sollten bei der Software-/App-Entwicklung generell im Mittelpunkt stehen?
M. Riegler: Die zwei wichtigsten Faktoren sind Sicherheit und Usability. Ist die App umständlich zu bedienen, werden Mitarbeiter Möglichkeiten finden, sie zu umgehen. Das führt dann zu einer schlechten Datenqualität und Fehlern. Wenn die Anwendung nicht sicher ist, kann das strafrechtliche Konsequenzen haben – und schlimmer noch, die Unternehmen verlieren das Vertrauen ihrer Kunden.

IT-DIRECTOR: Könnten mobile ECM/DMS-Lösungen die klassischen Installationen im Unternehmen auf die Dauer verdrängen? Wie schätzen Sie die zukünftigen Entwicklungen in diesem Bereich ein – insbesondere auch im Hinblick auf die stetig wachsende Dokumentenflut (Stichwort „Big Data“)?
M. Riegler: Mobile Lösungen sind immer nur eine Ergänzung zu einem ECM/DMS-System. Die jeweiligen Apps dienen der Bearbeitung eines konkreten Vorgangs. Den vollen Funktionsumfang eines solchen Systems nutzen Anwender am Arbeitsplatz. Mit mobilen Apps werden Unternehmen aber noch detailliertere Informationen erfassen als bisher, die dann zu genaueren Ergebnissen in der Auswertung führen.