So gelang Karstadt Sports der Blitzstart in die Cloud

Flexibilität, Sicherheit sowie Verfügbarkeit der Postfächer über alle gängigen mobilen Endgeräte – davon soll Karstadt Sports nun profitieren. Als das Unternehmen Anfang des Jahres eigenständig durchstartete, war gleichzeitig klar: Für die IT muss statt einer klassischen On-Premise-Lösung eine schnelle, unkomplizierte und kostengünstige E-Mail-Verteilung her. Die Konsequenz: Der Einzelhändler aus der Sportartikelbranche stieg nach der Ausgliederung aus dem Mutterkonzern auf Exchange Online um. Dadurch sparte sich das Unternehmen jegliche Investitionskosten und einen Großteil des IT-Aufwands. Im Rahmen von Office 365 Enterprise E3 steht den Mitarbeitern ein 50-GB-Postfach mit vertrauter Outlook-Oberfläche zur Verfügung. Weitere Office-365-Dienste wie Skype for Business und Onedrive seien in der Evaluationsphase.

Parallele Prozesse verlangen nach dynamischen Lösungen

Karstadt Sports forciert die konsequente Ausrichtung auf die Cloud aus der neuen Zentrale in Essen heraus. Das Management-Team koordiniert und synchronisiert dort die zentralen Unternehmensbereiche IT, Human Resources, Legal, Supply Chain Management (SCM), Finance, Controlling, Unternehmensorganisation und Real Estate. Das heißt im Alltag der sportlichen Crew: Es gibt viele Prozesse, die zum Großteil auch parallel verarbeitet werden müssen.

„Wir wollten eine schlanke IT-Infrastruktur mit optimaler Flexibilität, maximaler Performance und Skalierbarkeit“, sagt Kai Großmann, IT-Service-Manager beim Einzelhändler. Auf seiner To-Do-Liste stand zuerst eine Migration der E-Mail-Postfächer der Mitarbeiter. Die Entscheidung für Exchange Online war naheliegend, weil dank der Cloud-Lösung Investitionskosten für den Aufbau einer eigenen Exchange-Umgebung entfallen. Gleichzeitig erwartet das Unternehmen für die Zukunft weniger Aufwand für Administration und Wartung.

„Dank Exchange Online ist uns ein Blitzstart gelungen“, so Großmann. Die rund 500 Postfächer wurden in die neue Umgebung migriert, Projektplanung und Vorbereitungen innerhalb eines Monats abgeschlossen. Die Postfächer an den verschiedenen Standorten wurden anschließend ebenfalls auf die Lösung migriert. Im Produktivbetrieb ist das System seit Ende 2015. Die Migration im laufenden Betrieb wurde laut Anwender ohne Probleme in weniger als fünf Monaten umgesetzt. „Eine so rasche und unkomplizierte Umsetzung war ein wichtiges Entscheidungskriterium für die Lösung“, bestätigt der IT-Service-Manager.

E-Mail-System auf Enterprise-Niveau

Mit dem Umstieg steht jedem Mitarbeiter ein Postfach von 50 GB zur Verfügung – sowie unbegrenzter Speicher im In-Situ-Archiv des Benutzers. Die Verfügbarkeit des Dienstes soll bei 99,9 Prozent liegen. Die E-Mail-Daten befinden sich auf global redundanten Servern und werden von einem Team von Microsoft-Sicherheitsexperten rund um die Uhr überwacht und geschützt. Darüber hinaus unterstützen erweiterte Funktionen dabei, die Postfächer vor Attacken und Schadsoftware zu schützen.

Funktionen wie Kalender und Kontakte sollen jederzeit und mit allen gängigen Browsern und Geräten verfügbar sein. Zudem sorge die Integration in die gewohnte Nutzeroberfläche von Outlook für eine vertraute E-Mail-Umgebung. Nicht zuletzt entfalle dank automatischer Patches die zeitaufwändige Wartung des Systems.

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