So halten Unternehmen Schatten-KI in Schach

Künstliche Intelligenz (KI) ist in Unternehmen immer stärker verbreitet. Schon drei Viertel aller Wissensarbeiter in Deutschland nutzen KI. Viele haben bereits positive Erfahrungen beim privaten Gebrauch von KI gemacht und wollen sie auch im beruflichen Umfeld nutzen. Gleichzeitig steigt jedoch auch die Zahl der Mitarbeitenden, die auf nicht offiziell freigegebene Tools zurückgreifen.

Laut der Studie „Chasing Shadows – Getting Ahead of Shadow AI“ der Software AG, einer Marke der Software GmbH, verwenden über die Hälfte der Wissensarbeiter sogenannte „Schatten-KI“. Und 49 Prozent würden selbst dann nicht darauf verzichten, wenn es verboten wäre. Dieser unautorisierte Einsatz birgt erhebliche Sicherheitsrisiken und kann in regulierten Branchen rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

Um das Potenzial von KI zu nutzen und gleichzeitig Schatten-KI-Risiken zu minimieren, sind klare Handlungsempfehlungen gefragt. Die folgenden Ansätze helfen, die Nutzung nicht autorisierter Tools zu reduzieren und eine datenschutzkonforme sowie produktive Anwendung von KI zu fördern.

1. Schulungsprogramme zur Förderung der KI-Nutzung

Rund 39 Prozent der deutschen Wissensarbeiter nutzen KI nicht, weil sie nicht wissen, wie sie diese in ihre Arbeitsabläufe integrieren können. Gleichzeitig würde fast die Hälfte der Befragten KI häufiger einsetzen, wenn sie besser geschult wären. Um dieses Potenzial auszuschöpfen, sollten Unternehmen Schulungsprogramme entwickeln, die sowohl die technischen als auch funktionalen Anwendungsmöglichkeiten von KI vermitteln. Besonders in datenintensiven Bereichen wie Recherche und Datenanalyse, in denen deutsche Mitarbeiter im internationalen Vergleich KI eher zögerlich einsetzen, könnten gezielte Trainings den Mehrwert von KI verdeutlichen und die Produktivität steigern. Ein fundiertes Schulungsangebot senkt die Wahrscheinlichkeit der Schatten-KI-Nutzung, da Mitarbeiter lernen, genehmigte Tools voll auszuschöpfen.

2. Fokus auf spezifische Anwendungsbereiche von KI-Tools

In Deutschland wird KI bereits verstärkt zur Automatisierung wiederkehrender Aufgaben sowie zur Anonymisierung sensibler Daten eingesetzt. Unternehmen können diese Präferenzen fördern, indem sie geeignete, firmeneigene KI-Tools bereitstellen, die solche Aufgaben effizienter gestalten. Mitarbeiter fühlen sich dadurch in ihrem Workflow unterstützt und nutzen seltener Schatten-KI, die häufig ohne ausreichende Sicherheitsvorkehrungen eingesetzt wird.

3. Abbau von Hürden bei der Nutzung firmeneigener KI-Tools

Die Studie zeigt, dass fast die Hälfte der Wissensarbeiter in Deutschland die firmeneigenen Tools als nicht optimal auf ihre spezifischen Aufgaben abgestimmt empfindet. Dies führt dazu, dass viele Mitarbeiter leicht zugängliche, aber unautorisierte Schatten-KI-Tools nutzen, die ihre individuellen Anforderungen besser erfüllen.

Um dies zu vermeiden, sollten Unternehmen benutzerfreundliche, maßgeschneiderte Tools entwickeln, die den jeweiligen Aufgaben und Anforderungen der Mitarbeiter entsprechen. Eine enge Zusammenarbeit zwischen IT-Abteilung und Fachbereichen stellt sicher, dass die bereitgestellten Tools praktikabel und einfach zugänglich sind. Eine intuitive Benutzeroberfläche und gezielte Unterstützung durch die IT fördern die Nutzung autorisierter Tools und verringern den Anreiz, auf Schatten-KI zurückzugreifen.

4. Aktive Sicherheits- und Datenschutzmaßnahmen

Cybersicherheitsbedenken bleiben ein zentrales Thema bei der KI-Nutzung: Laut Studie sehen 68 Prozent der deutschen Wissensarbeiter Cybersicherheit als bedeutendes Risiko. Dennoch fehlen oft Sicherheitsmaßnahmen wie Anonymisierung und Verschlüsselung, wodurch Schatten-KI, die außerhalb der Unternehmenssicherheitsstrukturen operiert, die Wahrscheinlichkeit von Datenlecks und Cyberangriffen erhöht.

Unternehmen sollten daher klare Sicherheitsrichtlinien und Technologien einführen, die den KI-Einsatz datenschutzkonform gestalten. Standards zur Datenanonymisierung und Verschlüsselung sowie Schulungen zum sicherheitsbewussten Umgang mit KI schaffen Vertrauen und fördern die Einhaltung von Sicherheitsvorgaben.

5. Regelmäßige Nutzungskontrollen und klare Richtlinien gegen Schatten-KI

Die Studie zeigt, dass fast die Hälfte der deutschen Wissensarbeiter selbst bei einem Verbot weiterhin auf Schatten-KI zurückgreifen würde. Dieser Widerstand deutet darauf hin, dass strikte Verbote die Nutzung unautorisierter Tools allein nicht verhindern können.

Statt strenger Verbote sollten Unternehmen eine transparente Kommunikation und klare Richtlinien für die KI-Nutzung etablieren. Regelmäßige Überprüfungen und Analysen der Tools helfen dabei, Risiken frühzeitig zu erkennen und bei Bedarf anzupassen. Parallel dazu sollten firmeneigene Tools laufend weiterentwickelt und flexibel angepasst werden, um die Bedürfnisse der Mitarbeiter zu erfüllen und Schatten-KI so weit wie möglich zu vermeiden.

KI bietet Unternehmen große Chancen für mehr Effizienz und optimierte Prozesse. Allerdings stellt Schatten-KI erhebliche Sicherheits- und Compliance-Risiken dar und verstärkt das operative Chaos, das bereits in vielen Unternehmen herrscht. Unternehmen können diese Risiken durch gezielte Maßnahmen senken: fundierte Schulungsprogramme, spezialisierte Tools, benutzerfreundliche Implementierungen, strenge Sicherheitsrichtlinien und transparente Vorgaben zur Nutzung von Schatten-KI schaffen eine datenschutzkonforme und produktive KI-Umgebung, die langfristig Mehrwert und Sicherheit garantiert.

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