09.06.2021 Postdigitalisierung

So spart WWF 60 Arbeitstage pro Jahr

Von: Nicole Gauger

Wie lässt sich der Posteingang auch dann verteilen und bearbeiten, wenn fast alle Mitarbeiter im Homeoffice sind? Vor dieser Frage stand der WWF Deutschland Anfang 2020 und fand die Antwort in der Digitalisierung.

Die Digitalisierung der Eingangspost durch einen Dienstleister ist für den WWF nicht mehr wegzudenken.

Seitdem wird das Office-Management der Naturschutzorganisation von zahlreichen manuellen Arbeiten entlastet und die Mitarbeiter können ortsunabhängig eingehende Anliegen tagesaktuell bearbeiten. Der World Wide Fund for Nature (WWF) ist eine der größten und renommiertesten Naturschutzorganisationen der Welt und in mehr als 100 Ländern aktiv. In Deutschland hat die Stiftung in Berlin ihren Hauptsitz. Dieser stand mit Beginn der Corona-Pandemie vor der Herausforderung, über eine effiziente Lösung den Empfang, die Distribution und die Bearbeitung der Eingangspost auch dann sicherzustellen, wenn nahezu alle Mitarbeiter im Homeoffice sind.

„Wir erhalten monatlich eine vierstellige Zahl an Briefen. Dazu gehören vor allem Schreiben unserer Fördermitglieder, beispielsweise Antragsänderungen, die Bekanntgabe neuer Adressdaten bzw. Bankverbindungen oder Kündigungen, sowie Verträge und Rechnungen“, erläutert Boris Oldag, Mitarbeiter der Abteilung Office-Management beim WWF Deutschland. Um die Bearbeitung der Briefpost zu beschleunigen, beauftragte die Stiftung einen Dienstleister mit deren Digitalisierung, kündigte aber die Zusammenarbeit aufgrund unbefriedigender Ergebnisse.

Mitten im ersten Lockdown war man somit gezwungen, schnell eine Alternative zu suchen. Bei der Recherche stieß Rüdiger Thiel, Business Analyst in der Abteilung Finanzen, Verwaltung und IT-Service beim WWF, auf den Digitalisierungsspezialisten Caya, ebenfalls mit Sitz in Berlin. „Bei den Sondierungsgesprächen hatten wir das Gefühl, dass uns die Projektverantwortlichen zuhören und mit uns gemeinsam an individuellen Lösungen arbeiten“, blickt Boris Oldag zurück. Da aufgrund des hohen Automatisierungsgrades auch das Preis-Leistungs-Verhältnis stimmte, wurde der Auftrag an jenen Berliner Dienstleister erteilt.

Vereinfachter administrativer Prozess

Seitdem holt der Dienstleister täglich die vorsortierte Post per Kurier beim WWF ab und transportiert sie in seine Scancenter zur Digitalisierung. Die meisten Dokumente lassen sich mit Produktionsscannern verarbeiten. Etwa ein Drittel der Briefpost machen geöste Verträge, Verfügungen etc. aus, diese werden mit einem Fotoscanner digitalisiert und zusätzlich die Daten mittels OCR und AI-getriebener Funktionen extrahiert. Da der WWF außerdem auch zahlreiche handgeschriebene Briefe erhält, geht Caya noch einen Schritt weiter und versieht diese manuell mit Metadaten, z.B. Absender und Betreff.

Innerhalb weniger Stunden wird die Eingangspost digital auf der Plattform des Dienstleisters bereitgestellt und anschließend vom Anwender über die dort hinterlegten E-Mail-Adressen an die zuständigen Abteilungen weitergeleitet. Somit können die Mitarbeiter unabhängig davon, ob sie im Büro oder im Homeoffice agieren, die eingehende Post sichten und bearbeiten. Einmal wöchentlich erhält der WWF regulär die originalen Papierdokumente zurück. Sollte ein Schriftstück dringend benötigt werden, schickt der Anbieter einen Kurier mit dem angeforderten Dokument ans Anwenderunternehmen.

Am Ende der Einführung des digitalen Posteingangs steht ein vereinfachter administrativer Prozess. Dies entlastet vor allem die Mitarbeiter im Office-Management. „Die Digitalisierung der Eingangspost durch einen Dienstleister ist für uns nicht mehr wegzudenken“, freut sich Boris Oldag. „Wir sparen täglich bis zu zwei Stunden Arbeitszeit, weil wir die Briefe nicht mehr händisch öffnen, stempeln und verteilen müssen. Zudem stellen wir sicher, dass die Anliegen unserer Förderer und Partner stets zeitnah und ortsunabhängig bearbeitet werden können. Es liegen keine Briefe auf den Schreibtischen von Mitarbeitern, die gerade im Urlaub oder krank sind.“

Der World Wide Fund for Nature (WWF) ...

... ist eine der bekanntesten Naturschutzorganisationen der Welt. Sein globales Netzwerk umfasst 90 Büros in mehr als 40 Ländern. Mit derzeit 1.300 Projekten in über hundert Ländern verfolgt der WWF das Ziel, die biologische Vielfalt des Planeten zu erhalten, und engagiert sich gegen Plastikverschmutzung, Abholzung und klimaschädliche Aktivitäten. Weltweit unterstützen ihn dabei rund fünf Millionen Förderer.

Bildquelle: Caya