07.12.2021 E-Akte

Stadt Dortmund setzt auf digitale Verwaltungsdienste

Durch die Einführung einer ECM-Lösung legt die Stadtverwaltung einen wichtigen Grundstein zur weiteren Digitalisierung.

Nachtsicht auf den Friedensplatz im Zentrum von Dortmund

Der Trend zur Digitalisierung ist auch bei Städten und Kommunen längst angekommen, digitale Bürgerservices und Verwaltungsprozesse stehen hoch im Kurs. Anträge elektronisch entgegennehmen, interdisziplinär gemeinsam Akten führen, Dokumente digital bearbeiten und genehmigen: Dies setzt die Digitalisierung zur Prozessoptimierung und der Qualitätssteigerung in der öffentlichen Verwaltung voraus.

Die Stadt Dortmund treibt deshalb im Rahmen ihres Masterplans „Digitale Verwaltung – Arbeiten 4.0“ ihre digitale Transformation konsequent voran. Mit rund 10.000 Beschäftigten zählt sie zu den größten Arbeitgebern in der Region.

Ganz oben auf der Agenda steht dabei ein gesamtstädtisches Dokumenten-Management-System (DMS). Mit dem erfolgreichen Abschluss des europaweiten Vergabeverfahrens zur Einführung des DMS schafft die Stadt eine weitere wichtige Grundlage für die Verwaltungsdigitalisierung. Der Zuschlag ging an die SER Group mit der Software-Lösung Doxis4.

Ziel der Einführung von Doxis4 ist es, im Rahmen einer digitalen Basisakte die Stadtverwaltung in die Lage zu versetzen, flächendeckend elektronische Akten zu führen. Um diese Technologie für alle Bereiche der Stadtverwaltung nutzbar zu machen, wurde eine Unternehmenslizenz für sämtliche Arbeitsplätze abgeschlossen.

Digitale Basisakte als Voraussetzung für digitale Prozesse

Die E-Akte ermöglicht die revisionssichere Ablage von elektronischen Akten, Vorgängen und Dokumenten und bildet so die Voraussetzung zur Erstellung und Umsetzung von E-Government-Dienstleistungen. Doxis4 kann in vielen Facetten in allen möglichen Bereichen eingebunden werden und bietet als Plattform für E-Akten und zentralem Informationshub auch die Durchführung von digitalen Prozessen und die Anbindung an vorhandene Fachsysteme.

Mit dem Projekt wird nicht nur eine gesamtstädtische digitale Basisakte eingeführt, sondern auch die Infrastruktur für die Digitalisierung von End-to-End-Prozessen geschaffen. Akten werden zukünftig nicht nur elektronisch abgebildet, sondern auch standortunabhängig und somit effektiver verwaltet. Gleichzeitig werden sie zu einer eindeutigen Informationsquelle für die Sachbearbeitung.

Bildquelle: Getty Images / iStock / Getty Images Plus