Strategische Serverbeschaffung

Zu Projektbeginn hatte sich bei Xing noch keine langfristige allumfassende Beschaffungsstrategie durchgesetzt und die Prioritäten im Einkauf waren am kurzfristigen Bedarf ausgerichtet. Die Serversysteme, die existentielle Grundlage für das Unternehmen aus Hamburg, wurden überwiegend projektorientiert und ad-hoc über einen IT-Systempartner eingekauft. Dieser installierte die physikalischen Server in den Rechenzentren, welche vom Anwender mit einem Rechenzentrumspartner – unabhängig vom IT-Systempartner und dem Anbieter des Rechenzentrums – verwaltet wurden.

Die Herausforderungen, die sich bei solch einer Vorgehensweise ergeben: Die Spezifikationen und Anforderungsprofile für die Server sind herstellerabhängig und nicht standardisiert, was einen Vergleich der Kosten und Leistungen mit anderen Herstellern erschwert. „Wir haben uns entschlossen, gemeinsam mit Inverto, den Servereinkauf strategisch anzugehen. Eine genaue Planung des Bedarfs sowie eine bessere Transparenz über die eingekauften Leistungen sorgen für eine bestmögliche Kostenkontrolle und langfristige Sicherung der Effizienz. So ist eine optimale Performance gesichert und wir reduzieren das Ausfallrisiko weiterhin auf ein Minimum und können hohe Datensicherheit gewährleisten“, sagt Helmut Wolken, Director Operations von Xing.

Hohe Qualität und Kosteneinsparung als Ziel

Die Zielsetzung war schnell klar: Die Server sowie die zugehörigen Support-Leistungen sollten nicht nur günstiger eingekauft werden, gleichzeitig spielten qualitative Aspekte eine Rolle. So sollte das Ausfallrisiko weiterhin reduziert werden, um den hohen Ansprüchen der ca. 14 Millionen Portalmitglieder weltweit gerecht zu werden, und natürlich weiterhin für das Wachstum der Nutzerzahlen sorgen.

Die bisher bestellten Bedarfe und Einzelkomponenten wurden systematisch aufgenommen, damit ein Überblick über die separat eingekauften Wartungspakete je System samt Laufzeiten und Leistungen gewährleistet ist. Im nächsten Schritt wurden herstellerunabhängige Spezifikationen für die benötigten Serversysteme erstellt und im Anschluss der Jahresbedarf an Serversystemen ausgeschrieben. Das ermöglichte den besseren Vergleich der Angebote. Bei den Wartungspaketen entschied sich der Anwender dazu, einen Gesamt-Support-Vertrag für Alt- und Neusysteme mit einem Anbieter abzuschließen.

Eingesparte Wartungskosten als Investition ins Wachstum

Im Ergebnis sanken die Kosten für die Nutzung der Rechenzentren. „Allein für die Beschaffung der Server liegen die Kosten heute 12 Prozent niedriger als vor der Umstellung, bei der Wartung und den zugehörigen Dienstleistungen über die gesamte Support-Laufzeit sogar um 36 Prozent“, berichtet Helmut Wolken. Die eingesparten Kosten konnte das Unternehmen in weiteres Wachstum investieren. Support- und Garantielücken sind erfolgreich für die Zukunft geschlossen. Das Beispiel zeigt, dass es sich auch für erwachsene Start-ups auszahlt, wenn sie den vermeintlich nebensächlichen Aspekten des eigenen Geschäfts, wie dem Einkauf, frühzeitig eine hohe Priorität beimessen.

Servereinkauf – So geht es richtig!

- Welche Mengen werden über welchen Zeitraum benötigt? Kann ein Volumen festlegt werden?
- Für welchen Verwendungszweck soll der Server eingesetzt werden (Datenbank vs. Fileserver)?
- Wie hoch sollen die Ressourcenauslastung, geforderte Verfügbarkeit und Stabilität der Systeme sein?
- Welche Anforderungen bestehen hinsichtlich der Datensicherung, technischen Spezifikationen und des Energieverbrauchs?
- Wie muss die Einbindung in die bestehende IT-Infrastruktur erfolgen?
- Welche Anforderungen werden an den Dienstleister und die Service Levels Agreements gestellt?
- Kann der Serverkauf mit anderen IT-Bedarfen gebündelt werden?


Bildquelle: Thinkstock/iStock