Telekommunikation aus der Cloud

Bis zum Herbst 2018 betrieb die in der Nähe von Berlin gelegene Stadt Hohen Neuendorf unfreiwillige Arbeitsteilung. Wegen einer veralteten Telefonanlage gab es in vielen Büros des Rathauses für jeweils zwei Angestellte lediglich ein Telefon. Das ernüchternde Piepen des Besetztzeichens war für viele Anrufer ein vertrautes Geräusch. Zudem erschwerten uneinheitliche Rufnummern die telefonische Kontaktaufnahme mit Ämtern und öffentlichen Einrichtungen. Die hybride Telefonanlage bestand aus einem IP-Anschluss im Bauamt sowie einem ISDN-Anschluss im Rathaus und war den Anforderungen des 26.000-Seelen-Ortes nicht mehr gewachsen. 2018 stand dann der Ausbau des Rathauses an. Im Zuge dessen modernisierte die Stadt auch die Telekommunikationsinfrastruktur. Bei der öffentlichen Ausschreibung dazu überzeugte die Telekom die Stadt mit der virtuellen, Cloud-basierten Telefonanlage Cloud PBX sowie rund 30 integrierten Mobilfunkverträgen.

Mehr Komfort und Flexibilität, kontrollierbare Kosten

Die Vorteile der neuen Telefonanlage machten sich rasch bemerkbar. Die Bürger müssen beispielsweise nicht mehr mit verschiedenen Telefonnummern hantieren, wenn sie Ämter, Teams oder Fachbereiche erreichen möchten. Die einzelnen Stellen verfügen nun über zentrale Nummern. Zudem müssen sich die Angestellten keine Telefone mehr teilen. Bei Bedarf können die Mitarbeiter einfach einen Telefon-Client auf ihrem Computer installieren und darüber auch Wartemusik und Ansagetext einstellen.

Hinzu kommen die technischen Vorzüge der Infrastruktur: Weil sie in der Cloud liegt, lassen sich neue Standorte und Nebenstellen schneller und einfacher anbinden als zuvor. Insgesamt nutzen rund 200 Beschäftigte die Telefonanlage – und zwar nicht nur im Rathaus, sondern auch in anderen Ämtern, in Schulen und bei der Feuerwehr. Bei der internen Kommunikation können sie auf Chats und Rückruffunktionen zurückgreifen. Sollte die Stadt neue Funktionen benötigen, kann sie diese flexibel hinzubuchen – und umgekehrt nicht mehr genutzte Features abbestellen. Das vermeidet unnötige Kosten.

(Un-)Bewusste Investition in die Zukunft

Was 2018 noch niemand ahnte: Mit der Telefonanlage schuf Hohen Neuendorf wichtige Voraussetzungen, um während der Corona-Krise eine effiziente Kommunikation sicherzustellen. Denn dank der Cloud-basierten Lösung lässt sich mobiles oder hybrides Arbeiten deutlich leichter umsetzen, was schon Anfang 2020 mit dem Beginn der Pandemie elementar wichtig wurde. Mitarbeiter können beispielsweise ihre feste Rufnummer aus dem Büro mitnehmen. Bürger erreichen die gewünschten Kontakte somit unter der gewohnten Nummer. Auch wenn die Beschäftigten Anrufe tätigen, erscheint bei den Angerufenden die bekannte Rufnummer auf dem Display.

Die Möglichkeiten einer virtuellen Telefonanlage gehen weit über das Telefonieren hinaus. Neben Chats sind auch Online- und Videokonferenzen möglich. So lässt sich dank der digitalen Technologie nicht zuletzt die Arbeitsteilung wieder so umzusetzen, wie es sein sollte.

Die Stadt Hohen Neuendorf ...

... liegt im Landkreis Oberhavel in Brandenburg, rund 33 Kilometer von Berlin entfernt. In den vier Stadtteilen Hohen Neuendorf, Borgsdorf, Bergfelde und Stolpe lebten Ende 2020 insgesamt 26.300 Menschen. Das Stadtrecht besitzt der Ort seit 1999, der Stadtteil Hohen Neuendorf fand indes bereits 1349 zum ersten Mal urkundliche Erwähnung. Die Stadt beschäftigt rund 200 Menschen.


Bildquelle: Telekom