Transconnect sorgt für die Automatisierung von Abläufen

Die Kommunikation zwischen verschiedenen Behördenpostfächern ist schon lange gesetzlich vorgeschrieben: Seit 2004 werden elektronische Dokumente und Akten an Gerichten und Behörden sicher und doppelt verschlüsselt. Nachrichten dürfen nur zwischen authentifizierten Teilnehmern mit dem EGVP (elektronisches Gerichts- und Verwaltungspostfach) übermittelt werden. Am 1. Januar 2018 wurde das besondere Behördenpostfach (beBPo) angeschlossen. Es ist keine qualifizierte elektronische Signatur nötig, die Identität des Absenders wird über eine Prüfstelle verifiziert. Seit Anfang 2022 ist jede Körperschaft gesetzlich verpflichtet, über diesen Übertragungsweg erreichbar zu sein und ein beBPo zu besitzen. Das hat die Anzahl der Benutzer und Nachrichten deutlich erhöht.

In der täglichen Umsetzung sieht das so aus: Nur ein PC pro Sachgebiet hat Zugriff auf das besondere Behördenpostfach (beBPo). An diesem loggt sich der zuständige Sachbearbeiter in regelmäßigen Abständen ein und wählt aufwendig, manuell und in Absprache die für sein Sachgebiet relevanten Nachrichten aus. Diese verteilt er über ein Verzeichnisbuch an die entsprechenden Kollegen in den Sachgebieten. Gerade bei zeitlich befristeten Nachrichten von Notaren und Justizmitarbeitern, die in kürzester Zeit eine Antwort erfordern, ist dieses Vorgehen ineffizient, denn sie werden schlichtweg zu langsam verteilt und zugestellt.

Kommunikationsaufwand erheblich reduziert

Die Landratsämter Mittelsachsen und Bautzen wollten diesen Aufwand reduzieren und haben sich für eine Konfiguration der bestehenden elektronischen Kommunikationsstruktur das Transconnect-Team von der SQL Projekt AG ins Haus geholt: Die verschlüsselten Nachrichten sollen direkt und unkompliziert im eigenen Outlook-Postfach empfangen und versendet werden. Persönliche Abläufe sollen in der gewohnten Arbeitsumgebung selbst konfiguriert werden können. Die Fristeinhaltung der dringenden Nachrichten muss gewährleistet sein. Philipp Bäsler, Koordinator E-Government beim Landratsamt Bautzen: „Es fehlte uns außerdem die Transparenz darüber, wann welchem Sachgebiet welcher Vorgang zugewiesen wurde. Wir konnten oft im Nachgang nicht mehr sehen, ob die entsprechende Nachricht versendet wurde oder warum sie nicht im zuständigen Sachgebiet einging.“ Eine automatische Ablage aller Vorgänge im Datenmanagement-System und die Zustellung in das passende Fachverfahren rundeten somit die gewünschten Funktionen ab.

Um den bisherigen Workflow an die neuen spezifischen Anforderungen anzupassen, wurde die moderne Low-Code-Integrationsplattform Transconnect als Schnittstelle in die bestehende Kommunikationsstruktur integriert. Sie empfängt die Nachrichten von beBPo mittels OSCI-Adapter und verteilt sie innerhalb des Landratsamts anhand der Aktenzeichen an die richtigen Sachbearbeiter. Für jede Nachricht wird zudem ein Empfangsprotokoll im Archiv als Nachweis abgelegt. Gerichte können zusätzlich eine eEB (elektronisches Empfangsbekenntnis) anfordern. Diese kann bestätigt oder etwa bei falscher Zustellung abgelehnt werden.

Automatisierte Kommunikation spart Zeit

Im Detail sieht die neue Kommunikation mittels verschlüsselter Nachrichten für jeden Sachbearbeiter wie folgt aus: Der Mitarbeiter öffnet im Outlook eine entsprechende Erweiterung und gibt in einem neuen Fenster die Suchanfrage für einen bestimmten Empfänger ein. Transconnect ruft den Webservice synchron auf und führt im beBPo die Anfrage aus. Der Nutzer wählt nun die richtige Person aus und füllt die zu definierenden Felder – wie etwa Aktenzeichen – aus. Er erzeugt eine E-Mail mit dem Empfänger und den Metadaten für die Weiterverarbeitung. Zusätzlich kann der Nutzer noch unkompliziert weitere Dateien oder Dokumente anhängen. Wird die E-Mail versandt, erhält der Sachbearbeiter eine Sendebestätigung mit allen relevanten Daten zum Datentransfer.

„Die neue automatisierte Nachrichtenkommunikation spart uns im Landratsamt viel Zeit und fehleranfällige Mehrarbeit. Die Zustellung der beBPo-Nachrichten an die richtigen Sachgebiete ist sichergestellt und auch deren schnelle Bearbeitung. Was mich besonders begeistert, ist die individuelle Anpassung von Abläufen an die jeweiligen Gegebenheiten. Einige Prozesse ändern sich in kürzester Zeit und dann ist es hilfreich, wenn meine Mitarbeiter ohne große Weiterbildungsmaßnahmen selbst darauf reagieren können“, sagt Falk Hegewald, Leiter Fachinformationssysteme, Landratsamt Mittelsachsen. Der Anbieter wird diese Erweiterung der elektronischen Kommunikationsinfrastruktur noch in weiteren Landratsämtern in Sachsen umsetzen, um die Digitalisierung im öffentlichen Dienst voranzutreiben.

Die SQL Projekt AG ...
... wurde 1992 von Jürgen Bittner mit dem Fokus auf Dienstleistungen rund um Sybase-Datenbanken gegründet. Sein Technologie- und Methodenwissen haben das Unternehmen nachhaltig geprägt. Seit der Vorstandsnachfolge im April 2017 versteht sich das Unternehmen als „ChangeUp“ und bringt die Tugenden eines Start-ups und eines etablierten Traditionsunternehmens im IT-Umfeld zusammen: langjährige Erfahrung und Kontinuität auf der einen, unkonventionelle Arbeitsweisen und Beweglichkeit auf der anderen Seite, versetzen das Team in die Lage, pragmatisch und schnell die Lösungen bereitzustellen, die die Kunden für ihren Geschäftserfolg benötigen.

Bildquelle: SQL Projekt AG