Transparenz für bessere Planungsprozesse

Rationalisierung und Effizienzsteigerung sind Topthemen jedes Entscheidungsträgers. Inkonsistente Stammdaten können für Unternehmen zu einem ernsthaften Hindernis in der Erreichung ihrer Geschäftsziele werden. Speziell in einer schwer vorhersehbaren Wirtschaftssituation ist es daher unumgänglich, frühzeitig alle notwendigen Voraussetzungen zu schaffen, um Geschäftsabläufe flexibler und leistungsfähiger zu gestalten sowie Prozesse zu beschleunigen. Einheitliche Stammdaten sind in diesem Zusammenhang das Fundament für einen unternehmensweit reibungslosen Datenaustausch, durchgängige Abläufe, verlässliche Auswertungen und nicht zuletzt geringeren Kosten in der IT.

Das folgende Szenario kommt einem nicht ganz unbekannt vor: Durch eine verstärkt internationale Marktausrichtung und Erweiterung der Geschäftsfelder verändert sich ein Unternehmen rasant. Bestehende Betriebsabläufe und eingesetzte Softwaresysteme können häufig nicht schnell genug an neue Anforderungen angepasst werden. Viele IT-Verantwortliche finden sich deswegen in diesem Fall allzu schnell in einer Situation wieder, in der sie eine sehr heterogene IT-Umgebung zu verwalten haben. Ein rasches Wachstum führt auch oft dazu, dass Stammdaten nicht mehr einheitlich geführt sind und zum Beispiel derselbe Kunde oder derselbe Artikel in verschiedenen Anwendungen, etwa ERP-, CRM- oder BI-Systeme, eine unterschiedliche Kunden- bzw. Artikelnummer hat. Übergreifende Reports und Statistiken, etwa um den Jahresumsatz eines Kunden zusammenzufassen, sind somit nur mehr in komplizierten und umfangreichen Arbeitsschritten möglich. Inwieweit dabei moderne ERP-Systeme einen Beitrag leisten und im Unternehmen sicherstellen, dass die aufwendige Aktualisierung und Pflege verteilter Stammdaten weitgehend entfällt, soll anhand der folgenden Beispielszenarien näher erläutert werden.

IT-Landschaft konsolidieren

Durch Firmenzukäufe im Ausland hat sich ein auf den Handel von Autoersatzteilen spezialisiertes Unternehmen in eben dieser Situation wiedergefunden. Viele verschiedene Systeme mit dezentralisierten Stammdaten haben die Prozesskosten und IT-Budgets in die Höhe getrieben und ein unternehmensweites Reporting sehr aufwendig gemacht. Bei der Einführung eines neuen ERP-Systems für alle Tochtergesellschaften wurde deshalb auch das Stammdatenmodell überdacht und eine neue einheitliche und unternehmensübergreifende Artikelnummer vergeben. Artikel-, Kunden- und Lieferantenstammdaten sind seither zentral gepflegt und über die Funktionen des zentralen ERP-Systems auf die einzelnen Unternehmen verteilt. Lokal gepflegt werden nur mehr länderspezifische Stammdateninformationen, wie lokale Artikelbeschreibungen oder Discountgruppen.

Die Vorteile, die sich durch die Einführung dieser unternehmensübergreifenden Stammdaten ergeben haben, liegen auf der Hand. Der Unternehmensführung ist es möglich, in Echtzeit übergreifende Kennzahlen wie etwa Umsätze pro Kunde oder Artikel abzufragen und dementsprechend Marktentscheidungen zeitnah zu treffen und umzusetzen. Auch in der Distribution ergeben sich für die Tochtergesellschaften neue Möglichkeiten. Durch die gemeinsame Datenbasis können die Mitarbeiter aller Standorte die Bestände und Verfügbarkeiten der Zentralläger prüfen und es ist jederzeit einsehbar, welche gruppeninternen Belieferungsvarianten möglich sind. Dadurch lassen sich Kundenwünsche optimal befriedigen. Die Warenverteilung auf verschiedene Standorte kann somit aufgrund einer gemeinsamen Datenbasis besser geplant werden.

Von Vorteil war in diesem Zusammenhang auch, dass spezielle Charakteristika des Softwaresystems – in diesem Fall hat sich das Unternehmen für Microsoft Dynamics AX entschieden – wesentlich zu erfolgreichen Umsetzung eines zentralen Stammdatenmanagements beigetragen haben. Dazu gehörten unter anderem eine einfache und übersichtliche Benutzeroberfläche zur Stammdateneingabe und -pflege, Workflows zum Eingeben und Freigeben der Daten auch über verschiedene Unternehmensbereiche hinweg.

Mehr als nur ein technisches Thema

Erfahrungen zeigen zudem, dass die Entwicklung einheitlicher und damit synchronisierter Stammdatenmodelle hohe Ansprüche an das Projektmanagement stellt – egal, ob es um Informationen zu Kunden, Lieferanten, Artikeln oder Dienstleistungen geht. Ein effektives Stammdatenmanagement setzt im Regelfall ein umfassendes Organisationsprojekt voraus. Mitarbeiter aller Abteilungen müssen in enger Zusammenarbeit die neuen Arbeitsprozesse zur Stammdatenpflege definieren und eine unternehmensweit einheitliche, fehlerfreie und konsistente Stammdatenbasis aufbauen. Von zentraler Bedeutung ist dabei die Unterstützung der Unternehmensführung: Sie muss als Sponsor die Wichtigkeit des Projekts unterstreichen und die notwendigen Ressourcen für das Projekt bereitstellen.

Moderne ERP-Systeme unterstützen und fördern ein einheitliches und unternehmensweites Datenmodell. Dennoch wird diese Funktionalität bei der Einführung eines neuen ERP-Systems nicht immer realisiert. Der Grund liegt oft nicht nur in der Sorge um den hohen Aufwand, den eine solche Migration erfordert, sondern auch am Festhalten an gewohnten Stammdatenstrukturen, welche zwar teilweise unlogisch, unstrukturiert, dupliziert und inkonsistent sind, aber den langjährigen Mitarbeitern vertraut sind.

Der Erfolg eines neuen Stammdatenmanagements hängt nicht zuletzt auch davon ab, das neue Modell innerhalb des Unternehmens zu positionieren und zu unterstützen, sowie alle direkt Betroffenen im Projekt zu involvieren. Ziel ist, dass sie sich mit „ihrem“ neuen Stammdatenmodell identifizieren.

Bei der Wahl des Anbieters sollten Unternehmen vor allem darauf achten, dass dieser sich der Herausforderung bewusst ist und auf vergleichbare Projekte verweisen kann. Der zur Würth-Gruppe gehörende IT-Dienstleister Würth Phoenix hat beispielsweise in zahlreichen internationalen ERP-Projekten mit Microsoft Dynamics AX viel Erfahrung und Wissen im Bereich Stammdatenmanagement gesammelt. Neben dem fachlichen Know-how war dabei stets auch die Methodik und Herangehensweise im Projektmanagement ein zentraler Erfolgsfaktor: Neben den oben angesprochenen organisatorischen Aspekten spielen dabei die notwendigen „Soft Skills“ des Projektteams eine große Rolle. Nur so kann der Partner dem Unternehmen in der Planung, Organisation und Verwaltung zu einem nachhaltigen Projekterfolg verhelfen.

www.wuerth-phoenix.com

* Der Autor, Thomas Thuile, ist ERP-Projektleiter beim zur Würth-Gruppe gehörenden IT-Dienstleister Würth Phoenix.