Transparenz für Business und IT gewinnen

Für die Messung der SAP-Nutzung, insbesondere der Geschäftsprozesse im Unternehmen, sprechen zwei Argumente: Erstens kann die Wirkung von Abläufen, Prozessen und individuellen Kundenelementen auf das Business erst nachvollzogen werden, wenn die Nutzung eines SAP-Systems konsequent überwacht wird. Nur so kann die Produktivität, Leistung der Geschäftsprozesse und ihre organisatorische Wirkung erkannt werden. Und erst dadurch lassen sich Verbesserungen im Rahmen von Unternehmenstransformationen durchführen.

Zweitens geht es bei einer Nutzungsanalyse darum, die Nutzung anhand von Kennzahlen zu erkennen, um daraus konkrete Maßnahmen abzuleiten. Im zweiten Schritt in der von der Ibis Prof. Thome AG entwickelten RBE-Methodik wird die Prozessnutzung anhand von Referenzmodellen strukturiert. Der dadurch gewonnene  „Soll-Zustand“ wird mit der „Ist“-Situation abgeglichen, um damit eine optimierte Systemnutzung zu erreichen.

Daraus lässt sich folgende Handlungsempfehlung ableiten: Wenn ein SAP-System erfolgreich transformiert werden soll, müssen sich sämtliche Anwendungen, Prozesse und Stammdaten dynamisch an die neuen Anforderungen anpassen lassen. Je regelmäßiger und konsequenter ein Unternehmen sein SAP-System analysiert und es dadurch vereinfacht und schlank hält, desto unkomplizierter kann dieses in der Folge an betriebliche Veränderungen angepasst werden.

Systemlandschaften kontinuierlich verbessern

Ziel einer solchen Vorgehensweise ist es also, die Transformation im Unternehmen sowie Abläufe im Rahmen von Standardisierungs- und Harmonisierungsprojekten zu fördern. Beispielsweise kann mit einer RBE-Plus-Nutzungsanalyse auch Komplexität gemessen werden. Das bedeutet, dass das Unternehmen bewerten kann, ob bestimmte Abläufe zu kompliziert sind und an welchen Stellen es diese einfacher gestalten kann. So lässt sich Freiraum für Pilotprojekte, das Re-Design oder Reorganisationen schaffen. Einen konsequenten Einsatz der Nutzungsanalyse vorausgesetzt, kann eine IT-Abteilung zusammen mit der Fachabteilung ein effizientes Prozessmanagement verwirklichen, Projekte beschleunigen und auf diese Weise das SAP-System kontinuierlich verbessern. Und gerade die Aufrechterhaltung einer effizienten und effektiven Nutzung von SAP-Systemen ist eine kontinuierliche Aufgabe.

Im Rahmen der ersten Auslieferungspakete liefert der neue SAP Solution Manager eine automatisierte Nutzungsanalyse. Diese strukturiert grundlegende Nutzungsindikatoren im Solution Documentation Assistent. Auf Knopfdruck lassen sich so eine eindeutige Prozessidentifikation sowie eine Übersicht der tatsächlich genutzten Stammdaten und durchgeführten Transaktionen erstellen. Ibis hat an diesen Inhalten seit 2005 gearbeitet und weltweit fast vierhundert Projekte durchgeführt. Das gewonnene Wissen stellt der Anbieter nun gemeinsam mit SAP zur Verfügung. Im vergangenen Jahr arbeitete man mit Hochdruck an der Feinabstimmung zwischen den Ibis-Analyseinhalten mit dem SAP Solution Documentation Assistent. Auf dieser Basis entstand das Angebot für die Reverse Business Process Documentation (RBPD), die SAP für Enterprise Support- und MaxAttention-Kunden bereitstellt. Die Inhalte für diese Analyse sollen sukzessive ausgebaut werden.

Auf der Grundlage dieser standardisieren Einstiegsanalyse können Kunden darüber hinaus mit dem sogenannten RBE Plus Service eine individuelle Kundenstruktur konzipieren, entwickeln und umsetzten. Wie jüngste Projektbeispiele in den USA zeigen, ist es durchaus sinnvoll, eine Anpassung oder Individualisierung der Struktur und Projektanforderungen auch mit der RBE-Plus-Potentialanalyse oder der RBE-Plus-Benutzer- und Rollenanalyse zu unterstützen. Diese Analysen vertiefen betriebswirtschaftliche Fragestellungen hinsichtlich Produktivität, Automatisierungsgrad, Effektivität und Effizienz und eröffnen damit betriebswirtschaftliche Verbesserungen in den einzelnen Prozessen.

Bildquelle: Sigrid Roßmann/Pixelio