Trends beim Input Management

Derzeit lassen sich drei zentrale Trends im Bereich Input Management beobachten: mobiles Arbeiten, intelligente Prozesse, die den Nutzer bei der Arbeit unterstützen, und das Erfassen von Dokumenten direkt vor Ort beim Kunden – das sogenannte dezentrale Capture. Lösungen, die genau diesen Anforderungen entsprechen, haben die Nase vorn.

Das mobile Erfassen von Dokumenten mittels Smartphone, Tablet oder mobilem Scanner/Kamera wird heute bereits in der Banken- und Finanzwirtschaft angewendet. Damit lassen sich Informationen von Überweisungsträgern automatisch auslesen und verarbeiten. So können ortsungebundene Dokumente, wie z.B. Belege, von unterwegs oder direkt beim Kunden erfasst werden. Doch nicht nur der Endkunde profitiert von der Technologie des mobilen Arbeitens. Im Außendienst, Transport- oder Logistikbereich stößt solch eine Vorgehensweise ebenfalls auf reges Interesse. Unternehmen sollten bei der Auswahl von Lösungen für das Mobile Imaging, Mobile OCR sowie Mobile Capture darauf achten, dass sie sich möglichst einfach und direkt in den jeweiligen Geschäftsprozess integrieren lassen.

Egal ob es um das Scannen oder Mobile Capture von Dokumenten geht, um die Datenextraktion oder die Ablage der Dokumente im Archiv – in allen Bereichen ist es von enormem Vorteil, wenn es dafür integrierte Lösungen gibt, die den gesamten Arbeitsprozess mit einbeziehen. Produkte zum Input Management sollten dabei sowohl im Frontend in Multifunction Printer (MFPs), Scanner oder Mobilgeräte eingebunden sein, als auch im Backend in verschiedene Lösungen für das Geschäftsprozessmanagement. Damit lässt sich ein kompletter Geschäftsprozess abbilden. So kann ein Mitarbeiter der Finanzabteilung den Rechnungsverarbeitungsprozess direkt am MFP oder Scanner starten oder ein Kollege im Home Office seine Rechnung über das Smartphone mobil erfassen und in den nachgelagerten Prozess überführen. Ein interner Rechnungsworkflow zur Freigabe und Buchung der Rechnung wird nach Erkennung und Auslesen der Daten vollautomatisch gestartet und verkürzt damit die Durchlaufzeiten.

Drei Säulen bilden die Grundlage der Geschäftsanwendungen von morgen: ortsunabhängiges Erfassen von Dokumenten, die Einbindung von dezentralen Einheiten wie Agenturen oder Niederlassungen in denselben Geschäftsprozess und die Verarbeitung der Dokumente in der Cloud. Eine physische Bereitstellung von Anwendungen auf dem PC oder dem Notebook des Nutzers wird hierdurch abgelöst. Das Endgerät wird zukünftig nur noch den Zugang zu den Geschäftsanwendungen bieten; eine Verarbeitung der Dokumente wird in einer privaten oder öffentlich verfügbaren Cloud-Umgebung stattfinden. Webtechnologien spielen dabei eine tragende Rolle, da Applikationen nicht mehr physisch auf dem Endgerät bereitgestellt, sondern lediglich über den Webbrowser des Nutzers verteilt werden. Web-Capture-Technologien erlauben bereits heute die Nutzung der Input-Management-Lösung komplett über den Webbrowser. So können Kollegen im Home Office, Mitarbeiter in Niederlassungen oder externe Agenturen ohne Installation die volle Funktionalität über den Webbrowser nutzen. Das damit verbundene Kosteneinsparungspotential durch den Wegfall von lokaler Softwareverteilung, Installation und Wartung wird Anwender vom Einsatz dieser Technologien überzeugen.