Umstellung auf digitale Inkassoakte

Ziel des Klinikum Region Hannover (KRH) war, die Verfügbarkeit der bisher papierbasierten Akten im Rahmen der Langzeitarchivierung zu verbessern und den Archivraum zu reduzieren. Beauftragt wurde die Firma Marabu EDV-Beratung und -Service GmbH, die bereits die digitale Rechnungseingangsverarbeitung vor drei Jahren im Haus umgesetzt hatte. Nach 6 Monaten im Produktivbetrieb zieht das Klinikum nun positive Bilanz.
 
Das KRH führt sogenannte Inkassoakten, falls Debitoren ihren Zahlungsverpflichtungen gegenüber den Kliniken nicht oder nicht fristgerecht nachkommen. Um diese digital abbilden zu können, wurde im Rahmen eines Feinkonzepts eine Aktenstruktur und eine eigenständige Berechtigungsstruktur definiert. Die anschließende Implementierung erfolgte auf der vorhandenen DMS-Infrastruktur des Rechnungsarchivs und entspricht damit dem Konzept eines unternehmensweiten DMS-Systems. Die Debitoren wurden aus SAP-FI über eine Schnittstelle übernommen und werden permanent abgeglichen. Alle Akten mit noch offenen Forderungen wurden nachträglich digitalisiert. Im Anschluss an eine Testphase konnte das Projekt nach 3 Monaten in den Produktivbetrieb gehen.

Zahlungsverpflichtungen
                                                                     
Neue Inkassoakten werden nun elektronisch im „Pegasos" System erzeugt und deren Dokumente revisionssicher archiviert. Gescannte Papierbelege und E-Mails werden importiert und dem jeweiligen Vorgang zugeordnet. Office-Dokumente können im System erstellt werden. Mit Hilfe von Dokumentvorlagen wird die halbautomatische Generierung von Schreiben unterstütz. Über Erinnerungsfunktionen werden einmalige und wiederkehrende Termine verwaltet und automatische Erinnerungsmails versandt, was den Inkassoprozess  verbessern soll.

Alle Zugriffe werden im System protokolliert. Unberechtigte Manipulationen an Dokumenten und Indexdaten soll „mit einem Höchstmaß an Sicherheit" ausgeschlossen werden, so der Anbieter
 
Kurze Bearbeitungszeiten

Heute nutzen alle Mitarbeiter des gerichtlichen Mahnwesens innerhalb der Abteilung Debitorenwesen die Inkassoakte. Seit der Einführung konnten die Bearbeitungszeiten reduziert werden. Die Vorgänge seien nun transparenter. Auch der Leiter des Finanz- und Rechnungswesens, Joachim Mertes, zeigt sich zufrieden: „Durch den Wegfall von Sortier-  und Ablageaufgaben haben unsere Mitarbeiter nun mehr Zeit für die Bearbeitung hochwertiger Aufgaben. Auf die anfängliche Scheu vor der neuen Verfahrensweise folgte sehr schnell Akzeptanz und Zufriedenheit mit den digitalen Arbeitsabläufen.“
 
Die Inkassoakte ist damit ein weiterer Baustein auf dem Weg zur vollständig digitalen Aktenführung in einer einheitlichen Systemlösung im Rechnungswesen des KRH.

www.krh.eu

www.marabu-edv.de

Bildquelle: Marabu