„Unmoralische“ Lockangebote?

Vier Jahre lang ist ein Outsourcing-Projekt relativ gut gelaufen, die Haken und Ösen hielten sich in Grenzen und ließen sich zeitig ausräumen – kurz: Das Modell „Outsourcing“ hat im Rahmen der Erwartungen funktioniert und soll auch nach Ablauf des Vertrages fortgeführt werden. Wenn es nun um einen Anschlussvertrag geht, hat der Provider einen (nicht ganz) unerwarteten Vorschlag: Man könne doch beiderseits den Aufwand für eine Ausschreibung sparen, heißt es. Dafür bietet der Provider günstige Sonderkonditionen an, die Preisverhandlungen überflüssig machten. Eine Situation, mit der Provider immer öfter nicht nur Bestandskunden binden wollen, sondern auch gezielt im Rahmen eines „Lockangebotes“ das Topmanagement ansprechen.

Natürlich scheint ein solches Geschäft attraktiv – auf den ersten wie auch auf den zweiten Blick. Denn es kommt offenbar allen Seiten entgegen. Der Auftraggeber erhält günstige Konditionen und spart sich die Kosten für Evaluation und Ausschreibung. Der zuständige Manager schont seine Nerven und Arbeitszeit und bewahrt sich einen bekannten und berechenbaren Dienstleister – egal wie gut oder schlecht dieser ist. Der Provider muss keine Akquisekosten auf den Vertrag umlegen und kann so vermeintlich attraktive Preise machen. Nur leider ist diese Annahme für alle drei beteiligten Parteien falsch. Denn es gibt drei Faktoren, die die schöne Rechnung durchkreuzen: Compliance, Kosten und Innovation.

Die Compliance

Vorstände und IT-Verantwortliche unterliegen heutzutage strengen Verhaltensregeln. Neben gesetzlichen Bestimmungen, die es einzuhalten gilt, haben inzwischen viele Unternehmen interne Richtlinien eingeführt. Im Mittelpunkt stehen die Vermeidung von Korruption und Kartellabsprachen sowie das Einhalten von Datenschutzvorgaben. Nicht zuletzt müssen die Entscheidungsträger persönlich gerade stehen; die sogenannte Managerhaftung ist im GmbH- und im Aktiengesetz sowie dem Gesetz zur Unternehmensintegrität und Modernisierung des Anfechtungsrechts (UMAG) geregelt. Im Klartext: Wenn beim Vertragsabschluss oder danach etwas schief läuft, rutschen die Verantwortlichen schnell in die persönliche Haftung. Da ist ein Ausschreibungsprozess ganz sicher das kleinere Übel.

Sicher – das „Sonderangebot“ des Providers scheint auf den ersten Blick günstig. Aber ohne Ausschreibung hat der Kunde eben auch keinen Vergleich und kaum Chancen, den Preis zu verhandeln. Fakt ist: Die Konditionen, die bei einem „Schnäppchen“ angeboten werden, sind fast immer auch auf dem Verhandlungsweg im Rahmen einer sauberen Vergabe zu erreichen. Und dann hätte man auch die Sicherheit, dass der zu entrichtende Preis dem Marktpreis entspricht. Dort kommen außerdem noch weitere, wichtige Faktoren ins Spiel. Denn in einer Wettbewerbssituation werden nicht nur Preise neu verhandelt, sondern in großen Teilen auch neue Leistungen integriert und auch rahmenvertragliche Vereinbarungen verbessert. Schließlich hat mancher Auftraggeber im ursprünglichen Deal Zugeständnisse gemacht hat, die später hinfällig geworden sind - oder mangels Erfahrung mit falschen Prämissen gearbeitet.

Die technologische Innovation

Bei einem Sourcing geht es in erster Linie um die richtige Lösung, nicht um die billigste. Wer Verträge abschließt, ohne Angebote inhaltlich zu vergleichen, läuft Gefahr, den Überblick über die verschiedenen Lösungsansätze zu verlieren. Unterschiedliche Provider haben durchaus verschiedene Konzepte und Serviceprinzipien, die der Kunde auch kennen sollte. Auch bei einer Vertragsverlängerung gilt: Nicht bedenkenlos weiterführen, was sich bewährt hat – gut möglich, dass die technologische Entwicklung inzwischen zielführendere Lösungen hervorgebracht hat.

Deshalb kann es nur eine klare Empfehlung geben: Gerade bei der Vergabe von Outsourcing-Verträgen, die in der Regel eine lange Laufzeit haben, ist eine Ausschreibung kein notwendiges Übel, sondern eine sinnvolle Investition. Unterm Strich mag ein professionell aufgesetzter Ausschreibungsprozess zwar Zeit kosten, hat aber sonst nur Vorteile: Der Kunde bleibt compliant, die Lösung passt, und die Kosten über den gesamten Lebenszyklus werden optimiert sowie die eigene Verhandlungsposition bezüglich vertraglicher Regelungen verbessert.

Der Provider selbst profitiert vom Vergleich mit dem Wettbewerb ebenfalls, indem er das Feedback des Kunden als „Lessons learned“ zur Verbesserung der eigenen Position nutzt. Eine Ausschreibung ist immer auch ein Stück Technologiewettbewerb, und den kann auf Dauer nur gewinnen, wer sich regelmäßig mit seinen Konkurrenten vergleicht und sich weiterentwickelt.