„Unternehmen sollten gezielt vorgehen“

ITD: Herr Stork, welche Abteilungen in Großunternehmen tun sich generell besonders schwer bei der Digitalisierung und warum?
Stork: In Großunternehmen erschweren vor allem zwei Faktoren die Digitalisierung: die meist hohe Komplexität gewachsener IT-Infrastrukturen und die Sorge um den sensiblen Bereich des Datenschutzes und möglicher Datenverluste. Diese Herausforderungen betreffen vor allem Abteilungen, die mit der Verwaltung personenbezogener Daten betraut sind und mögliche Datenschutzverletzungen befürchten, sowie Abteilungen wie Produktion, Logistik und Supply Chain, die direkte finanzielle Auswirkungen durch die Herausforderung der Digitalisierung veralteter und über Jahre gewachsener hochkomplexer Systeme und Infrastrukturen spüren.

ITD: Woran hapert es aktuell z.B. noch bei der Digitalisierung der Verwaltung?
Stork: Ein Hauptproblem ist vor allem der ineffiziente Datenaustausch, der zu sehr komplexen Systemlandschaften führt. Häufig werden geschlossene Systeme eingesetzt, die durch Eigenentwicklungen entstanden sind und eine reibungslose Weiterentwicklung erschweren. Gerade in großen Unternehmen sind die Themen „Datenschutz“ und „Datensicherheit“ von zentraler Bedeutung, weshalb bisher in der Regel geschlossene Systeme bevorzugt wurden, die zudem meist durch eine veraltete IT-Infrastruktur und Legacy-Systeme geprägt sind. Die Digitalisierung einer solchen IT-Landschaft ist ein äußerst komplexes Unterfangen. Hinzu kommt meist eine gewisse Veränderungsunwilligkeit auf Seiten der Mitarbeiter, die den Transformationsprozess zusätzlich erschwert.

ITD: Welches Ziel hat die Deutsche Verwaltungscloud-Strategie (DVS) und welche Hürden sind bis dahin noch zu nehmen?
Stork: Die DVS verfolgt mehrere Ziele, darunter die Verbesserung des Datenaustauschs, die Steigerung der Effizienz, die Förderung der Transparenz sowie die Schaffung einer bürgerfreundlichen Verwaltung und eine verbesserte Servicequalität. Hauptziel ist es aber, die verschiedenen geschlossenen Systeme, die in isolierten Verwaltungsbereichen existieren, in eine gemeinsame Cloud zu integrieren. Bis zur Umsetzung dieser Ziele sind jedoch noch erhebliche Hürden zu überwinden, wobei die größten Herausforderungen in der extremen Komplexität des Vorhabens liegen, das sowohl politisch als auch strukturell sehr anspruchsvoll ist. Die Vielzahl der beteiligten Verwaltungen mit unterschiedlichen Interessen, Entscheidungsträgern und Datenschutzbeauftragten erschwert die Öffnung der Systeme und die Schaffung einer einheitlichen Cloud-Struktur. Die Etablierung einer transparenten Datenaustauschplattform entlang der Bürgerbedürfnisse wird durch die daraus resultierende extrem heterogene Dateninfrastruktur zu einer großen Herausforderung. Die Bestrebungen, Prozesse zu standardisieren und die Systemlandschaft zu homogenisieren, sind zwar lobenswerte Ziele, stellen aber ein Mammutprojekt mit vielen Herausforderungen dar.

ITD: Welche Rolle spielt ein IT-Strategie-Komitee im Rahmen der Unternehmensdigitalisierung über alle Abteilungen hinweg?
Stork: Ein IT-Strategie-Komitee spielt eine zentrale Rolle bei der Digitalisierung des Unternehmens, da die IT immer als Wachstumstreiber fungiert. Sie trägt dazu bei, Business-Cases zu schaffen, Kosten zu optimieren und die Effizienz zu steigern, was letztlich die Digitalisierung und Automatisierung vorantreibt. Entscheidend ist, dass das IT-Strategie-Komitee auch aus einer Geschäftsperspektive heraus agiert. Seine Hauptaufgabe besteht darin, den Fortschritt der IT-Projekte im Zusammenhang mit der Digitalisierung kontinuierlich zu bewerten und sicherzustellen, dass diese Projekte die relevanten Business-Cases unterstützen. Das Komitee sollte auf dem neuesten Stand sein und die Themen „Datensicherheit“, „Datenschutz“ und „Risiko-Management“ im Auge behalten, da diese Aspekte von entscheidender Bedeutung sind. Eines der Hauptziele ist es, sicherzustellen, dass die Unternehmensziele im Rahmen der Digitalisierung und der technologischen Entwicklung effektiv erreicht werden und gleichzeitig die Sicherheit und Integrität der Daten gewährleistet sind.

ITD: Inwieweit sollten auch die (übrigen) Mitarbeiter in die Entscheidungen bzw. generell ins Change Management einbezogen werden?
Stork: Hier ist ein differenziertes Vorgehen gefragt. Es ist nicht notwendig, dass jeder Mitarbeiter jedes Detail kennt, da viele Themen im Zusammenhang mit Digitalisierung und Automatisierung sehr komplex sein können. Allerdings müssen alle, die in irgendeiner Weise von Digitalisierung oder Automatisierung betroffen sind, in das Change Management einbezogen werden. Dies betrifft insbesondere diejenigen, die mit neuen Systemen arbeiten müssen oder Prozessschritte effizienter gestalten sollen. Idealerweise sollten sie bereits in den Entscheidungsprozess eingebunden werden, um sicherzustellen, dass ihre Bedenken und Erfahrungen berücksichtigt werden. Sowohl das Top-Management als auch das Management der zweiten Ebene sollten eine klare Vorstellung davon haben, dass bestimmte Business-Cases erreicht werden müssen, um den Geschäftserfolg des Unternehmens zu sichern. Die Umsetzung von Veränderungen kann manchmal auf Widerstand stoßen. Deshalb ist es wichtig, die Betroffenen aktiv einzubeziehen. Die erfolgreiche Implementierung von Tools, Software und veränderten Prozessen hängt stark von der Beteiligung und Unterstützung der Betroffenen ab.

ITD: Wie können Unternehmen ihre Teams fit für eine digitale Zukunft machen, damit sie mit Technologien wie Cloud- und KI-Lösungen am Arbeitsplatz umgehen können?
Stork: Unternehmen sollten gezielt vorgehen: Zunächst ist es wichtig zu erkennen, dass nicht jeder Mitarbeiter alles können muss. Es muss differenziert werden, für welche Tätigkeiten und Positionen KI und Cloud-Lösungen relevant sind. Schulungen, Weiterbildungen und Trainings sind für die Integration von Cloud-Technologien, insbesondere in administrativen Berufen, Marketing, Vertrieb und Management, unerlässlich. Eine allgemeine Lernkultur im Unternehmen ist dabei äußerst förderlich. Die Bereitstellung interner Online-Akademien, die durch Videos und Inhalte die Möglichkeit zur kontinuierlichen Weiterbildung bieten, ist eine effektive Maßnahme, um das Wissen der Mitarbeiter zu erweitern. In Bezug auf KI ist es für Unternehmen wichtig, das Thema frühzeitig anzugehen und sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter auf dem gleichen Wissensstand sind.

ITD: Wie lässt sich sicherstellen, dass die getroffenen Entscheidungen der Verantwortlichen generell nachhaltig und zielgerichtet sind?
Stork: Damit die Entscheidungen der Verantwortlichen nachhaltig und zielführend sind, müssen die Unternehmen einen stringenten und konsequenten Ansatz verfolgen. Nur wenn die Geschäftsleitung und das Management gemeinsam hinter den gesetzten Zielen stehen, können diese auch konsequent nach unten kommuniziert und umgesetzt werden. Dazu müssen jedoch zunächst die Unternehmensziele und -werte klar definiert werden, damit diese auch als Leitplanken für die Digitalisierung dienen können. Eine regelmäßige Kommunikation in unterschiedlichen Formaten sollte die Umsetzung begleiten – etwa in monatlichen Meetings, über ein Project Management Office (PMO) zur Statusverfolgung für das Top-Management oder über ein regelmäßiges Reporting in Form von Town Hall Meetings oder Newslettern. Eine transparente und offene Kommunikation, die sowohl vertikal als auch horizontal im Unternehmen stattfindet, ist ein wesentlicher Bestandteil eines nachhaltigen und zielgerichteten Digitalisierungsprozesses. Sie fördert nicht nur das Verständnis und die Unterstützung aller Beteiligten für das Digitalisierungsprojekt, sondern trägt auch dazu bei, die Ziele der Digitalen Transformation effektiv und effizient zu erreichen.

ITD: Welche Bedeutung kommt dem Monitoring bei der Umsetzung zu?
Stork: Das Monitoring spielt bei der Umsetzung von Digitalisierungsmaßnahmen eine entscheidende Rolle. Ein gut strukturiertes Project Management Office (PMO) und klare Prozesse sind dabei entscheidend. Um den Entscheidungsträgern einen Überblick über den aktuellen Stand zu geben, sollte der Fortschritt der digitalen Maßnahmen kontinuierlich überwacht und regelmäßig in Meetings präsentiert werden. Ohne effektives Monitoring und entsprechendes Reporting haben das Top-Management und die Verantwortlichen im Unternehmen weniger Einblick und Kontrolle über die laufenden Maßnahmen. Ein konsequentes Monitoring stärkt den Stellenwert von Automatisierung und anderen Digitalisierungsinitiativen im Unternehmen, da Fortschritte und Erfolge dadurch deutlich sichtbar werden. Eine regelmäßige Dokumentation unterstützt die Erreichung der gesetzten Ziele und ebnet Unternehmen den Weg zu einer erfolgreichen Digitalisierung.

ITD: Was raten Sie Unternehmen, die anno 2023 noch keine zukunftssichere digitale Roadmap in die Wege geleitet haben?
Stork: Sollten Unternehmen bis 2023 noch keine zukunftssichere digitale Roadmap umgesetzt haben, ist es wichtig, schnellstmöglich zu handeln, um den Rückstand aufzuholen. Wenn Unternehmen bei der Umsetzung der Digitalisierung auf Hindernisse oder Schwierigkeiten stoßen, sollte externe Hilfe in Anspruch genommen werden, um eine klare Digitalisierungsstrategie zu entwickeln und umzusetzen. Diese Strategie muss Budgets, Unternehmensziele und verschiedene Anwendungsfälle umfassen und entsprechend strukturiert sein. Die Digitalisierungsstrategie sollte auf der Grundlage von definierten Zeiträumen, Budgets und erwarteten Ergebnissen geplant werden und auch eine P&L-Analyse beinhalten.

ITD: Welche drei Grundsteine sollten für ein erfolgreiches Digitalprojekt in Großunternehmen gelegt werden?
Stork: Zu den wichtigsten drei Grundsteine zählen die Erstellung eines Business-Cases, eines Implementierungsplans sowie der Aufbau eines kontinuierlichen Monitorings der umgesetzten Maßnahmen.

1. Der Business Case muss die Vorteile und den Mehrwert des Digitalisierungsprojekts klar aufzeigen. Auf dieser Basis wird dann ein Umsetzungsplan entwickelt, der eine klare Zuweisung von Verantwortlichkeiten für die einzelnen Aufgaben und Schritte vornimmt.

2. Daran schließt sich die Entwicklung eines Implementierungsplans an, der neben der Erfassung von Aufgaben, Verantwortlichkeiten, Zeitplänen und Kosten auch die quantitativen Ziele und Annahmen präzise festhalten sollte. Hierbei ist es wichtig, die quantitativen Ziele klar zu definieren und zu verstehen, welche Ziele mit dem Digitalprojekt überhaupt erreicht werden sollen. Dies beinhaltet auch die Formulierung von Hypothesen, die sich anhand von Key Performance Indicators (KPIs) überprüfen lassen.

3. Als dritter und wichtigster Schritt muss ein kontinuierliches Monitoring und Reporting aufgebaut werden, mit denen die umgesetzten Maßnahmen kontrolliert und dokumentiert werden. Es ist von entscheidender Bedeutung, den Fortschritt des Digitalisierungsprojekts regelmäßig zu überwachen, zu verfolgen und darüber zu berichten. Dadurch wird nicht nur das Erreichen der gesetzten Ziele sichergestellt, sondern es lassen sich gegebenenfalls auch wichtige Anpassungen bei der Planung und Umsetzung vornehmen.

Bildquelle: Ommax