Verbessertes Produktionscontrolling

Pharmazie und IT haben mehr gemeinsam, als man denkt. Zusammensetzung und Dosierung müssen stimmen. Unerwartete Nebenwirkungen sollen ausbleiben. Und wichtig: Es gelten höchste Ansprüche an die Qualität. Die Schwabe-Unternehmensgruppe hat ihren Controllingprozessen jetzt eine Frischzellenkur verordnet. Genauer gesagt: dem Produktionscontrolling. Eine neuralgische Stelle für einen Phytopharmakahersteller. Geholfen hat dabei ein Expertenblick von außen, der IT und Prozesse mit Betriebswirtschaft und Branchenanforderungen verbindet.

Arzneimittel oder Nahrungsergänzungsmittel? Verschreibungspflichtig, apothekenpflichtig, „over the counter“ (OTC)? Der Pflanzenarzneimittel- und Homöopathiemarkt ist international enorm heterogen – und die Herausforderungen steigen. Nicht nur unterschiedliche gesetzliche Auflagen sowie behördliche Zulassungs- und Überwachungsverfahren sorgen für erheblichen Aufwand. Auch die Bereitstellung hochwertiger Pflanzenauszüge und Rohstoffe wird durch zunehmende Umweltprobleme immer schwieriger. Schwabe folgt daher einer besonderen Qualitätsstrategie bei der Gewinnung der pflanzlichen Extrakte. Das Unternehmen verfügt über eigene Plantagen und Vertragsbauern, unterhält Tochterfirmen in ca. 20 Ländern und arbeitet darüber hinaus mit zahlreichen Lizenzpartnern. Das heißt: Man gestaltet den Weg von der Pflanze bis zum fertigen Produkt vollständig selbst.

Drei große unternehmerische Ziele hat Schwabe mittelfristig im Blick: Zunächst gilt es, die Marktposition zu stärken – möglicherweise auch durch neue Akquisitionen. Darüber hinaus sollen die „weißen Flecken auf der Landkarte“ identifiziert werden, um wachsende Märkte für die Zukunft zu erschließen. Und schließlich plant das Unternehmen, seine internationalen Aktivitäten im Homöopathiebereich deutlich zu verstärken. Die Voraussetzungen für die Umsetzung dieser herausfordernden Wachstumsstrategie sind klar: Kräfte bündeln, Flexibilität schaffen – Hausaufgaben machen. Dazu gehören in erster Linie strukturelle Anpassungen sowie Prozessoptimierungen. Ein zentraler Schritt war hier in der jüngsten Vergangenheit sicherlich die Fusion des Tochterunternehmens Spitzner mit der Muttergesellschaft.

Aber auch ein komplexes Projekt im Bereich Controlling leistet aktuell einen wichtigen Beitrag, die Zukunftsfähigkeit von Schwabe weiter zu stärken.
Am Anfang dieses Controllingprojekts stand eine eindeutige Erkenntnis: Die produzierenden Unternehmen innerhalb der Schwabe-Gruppe trugen unterschiedlichste Produktionskennzahlen auf unterschiedlichen Systemplattformen – teilweise sogar manuell – zusammen, um sie unterschiedlich auszuwerten. Auf Sicht ein zu heterogenes und zeitintensives Verfahren.

Gesamtbetriebswirtschaftlich betrachtet musste es darum gehen, das „Working Capital“ zu optimieren und die Liquidität zu erhöhen. Außerdem benötigte das Unternehmen einen genaueren Überblick über die Auslastung der Anlagen bzw. Rüstzeitenanteile, um den Output steigern und die Produktionskosten reduzieren zu können.

Abhilfe sollte ein Konzept schaffen, das künftig ein harmonisiertes Produktionscontrolling innerhalb der Gruppe möglich macht und dem oberen Management ein neues Steuerungscockpit an die Hand gibt. Herzstück des Projekts war der Aufbau eines gruppenweit einheitlichen und SAP-basierten Produktionskennzahlensystems, um „Gleiches mit Gleichem vergleichen“ zu können. Die Erfolgsfaktoren: eine passgenaue Lösung und ein gut abgemischtes Projektteam aus internen und externen Kräften. Für Schwabe engagierte sich Controllingleiter Andreas Haag persönlich, auf seiten des ausgewählten Beratungshauses msg/Plaut sorgte Projektleiter Stephan Willigens für einen reibungslosen Verlauf.

Man bekommt, was man misst

Alle Controller kennen diesen Grundsatz: Man bekommt, was man misst. Und so galt es auch hier, zunächst einmal die Kennzahlen zu identifizieren, die innerhalb der Gruppe zu Steuerungszwecken überhaupt benötigt werden. Weitere zentrale Fragestellungen zum Projektstart: Aus welchen Datenquellen können diese Produktionskennzahlen nach welchen Regeln in welcher Periodizität abgeleitet werden? Welche funktionalen Anpassungen bzw. Erweiterungen sind erforderlich, um fehlende Produktionskennzahlen im SAP-ERP-Umfeld zur Verfügung zu stellen? Und wie kann das Ganze im SAP BW (Business Warehouse) umgesetzt werden? Mit Abschluss der ersten Projektphase im Mai 2013 konnte zumindest ein Teil hier ­bereits beantwortet werden. So beinhaltete das vom Projektteam erarbeitete Fachkonzept die gewünschten einheitlichen Kennzahlendefinitionen – etwa für Rüstzeiten/Fertigungszeiten (Maschine, Personal), Stör­zeiten/-codes, nicht auftragsbezogene Personalzeiten, Personal- und Maschinenkapazität, Auslastung sowie Auftragskosten.

In der anschließenden Planungsphase drehte sich alles um die Definition der technischen Umsetzung. Bestandteile waren hier das logistische Datenmodell in SAP ERP, der Datenfluss von ERP nach BW und SAP BO (Business Objects) sowie ein priorisierter Umsetzungsplan für die verschiedenen Produktionsbereiche bzw. Kennzahlen. Betrachtet wurden dafür die Produktionsbereiche der Muttergesellschaft Dr. Willmar Schwabe – inklusive der fusionierten ehemaligen Tochter Spitzner Arzneimittel – sowie die Unternehmensteile Deutsche Homöopathie-Union und Schwabe Ex-tracta. Nach erfolgreichem Abschluss dieser Phase läuft seit Anfang 2014 die eigentliche Umsetzungsphase mit der schrittweisen technischen Implementierung der priorisierten Kennzahlen: bereichsbezogen und zunächst beginnend mit Sales-Forecast-Genauigkeit, Bestandskennzahlen und Auftragskosten in der Konfektionierung.

Das Produktionscontrolling-Projekt biegt jetzt auf die Zielgerade ein. Auch wenn noch nicht alle der zwölf Hauptkennzahlen vollständig genutzt werden, lässt sich bereits heute sagen: Es hat sich gelohnt. Das Projektteam konnte alle Hürden meistern – d. h. dem Termindruck neben dem laufenden Betrieb trotzen und „in time“ liefern, nicht nur heterogene Prozess- und IT-Landschaften, sondern auch unterschiedliche betriebliche Interessen und Menschen unter einen Hut bringen. Dafür sorgten nicht zuletzt die professionelle Zusammenarbeit zwischen internen und externen Kräften – und ein ganzheitlicher Beratungsansatz, der IT, Prozesse, Betriebswirtschaft und Branchenanforderungen optimal verknüpft.

Die Schwabe-Gruppe verfügt nun über eine wirksame Basis für ein Reporting der Produktionskennzahlen, zentral angesiedelt auf der strategischen Plattform SAP BW. Wird künftig von einer Kennzahl gesprochen, dann werden alle damit befassten Mitarbeiter weltweit das gleiche verstehen. Ein gutes Gerüst und wichtig für ein Unternehmen, das in der Zukunft weiter wachsen, Firmenakquisitionen tätigen und Migrationsprojekte effizient bewältigen will.

Die Schwabe-Unternehmensgruppe
Ginkgo, Johanniskraut, Baldrian: Die Gruppe setzt seit fast 150 Jahren auf die heilende Wirkung dieser und vieler weiterer Pflanzen. Gegründet durch den Apotheker Dr. Willmar Schwabe ist das Karlsruher Familienunternehmen mit seinen verschiedenen Tochtergesellschaften heute führend im Phytomarkt und produziert apothekenpflichtige Arzneimittel. Zu den wichtigsten Produkten des Hauses zählen u.a. Tebonin, Umkaloabo, Crataegutt oder Prostagutt.
Im Internet: www.schwabe.de

Bildquelle: Thinkstock/iStock