Videoconferencing? Mit Sicherheit!

Team-Meeting, Kundengespräch oder Fachkonferenz: Alles, wozu man sich zuvor persönlich traf, wohin man reiste oder wofür man mit den Kollegen zusammenkam, fand in den letzten eineinhalb Jahren in den Bildschirmkacheln von Videokonferenz-Tools statt. Vieles deutet darauf hin, dass es auch nach der Pandemie kein Zurück zum Status quo geben wird. Vielerorts wird die Zukunft im hybriden Arbeiten liegen, in Tagen im Homeoffice, kombinierten On- und Offline-Meetings, Videokonferenzen statt Geschäftsreisen. Für Unternehmen heißt das, zu evaluieren, ob die bislang eingesetzten Lösungen auch dauerhaft passen. Videoconferencing wurde von einem peripheren Instrument zu einer zentralen Säule der IT-Landschaft von Unternehmen – ohne den Evaluationsprozess durchlaufen zu können, der sonst bei kritischer Infrastruktur vonnöten ist.

Dabei sollten die Themen "Sicherheit" und "Datenschutz" immer am Anfang und im Zentrum stehen. Was nicht aus dem Konferenzraum dringen darf, muss auch im virtuellen Raum vor dem Zugriff Dritter geschützt sein. Die Digitalisierung der täglichen Kommunikation darf eben nicht dazu führen, dass Unternehmen verwundbarer und wichtige Informationen, Daten und Prozesse kompromittiert werden. Für Fragen, wie groß die Gefahr von Datenlecks oder Hackerangriffen sind, wie sicher die Daten sind oder ob es Probleme mit Datenschutzregularien gibt, war im vergangenen Jahr kaum Zeit. Umso wichtiger ist es, sie jetzt zu stellen und zu beantworten.

So sicher wie ein Konferenzraum

Zwei Bereiche sollten Unternehmen dabei vor allem im Auge haben: erstens Datenschutz und -sicherheit und zweitens Verfügbarkeit und Ausfallsicherheit. Wer online konferiert, erwartet die gleiche Sicherheit und Vertraulichkeit wie in einer realen Umgebung – das betrifft personenbezogene wie alle anderen Daten, darunter natürlich auch die Gesprächsinhalte. Und es muss sichergestellt sein, dass die Lösungen immer verfügbar sind. Wenn man sich nicht darauf verlassen kann, dass eine Sitzung, ein Meeting oder eine Versammlung stattfinden kann, wenn Meetings unterbrochen werden oder in kritischen Situationen Verbindungen zusammenbrechen, schwindet Vertrauen und sinkt die Produktivität. Das gefährdet Arbeitsabläufe, Kundenbeziehungen oder auch Geschäftsabschlüsse.

Videokonferenzsysteme müssen daher diese beiden Punkte erfüllen. Zunächst Datensicherheit und Datenschutz: Hier ist die Einhaltung der geltenden Datenschutzgesetzgebung und -regelungen wichtig. In der EU ist hier vor allem die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu beachten. Wer eine nicht-konforme Lösung einsetzt, verstößt gegen geltendes Recht. Ein wesentlicher Aspekt dabei ist der Ort der Datenspeicherung und -verarbeitung. Dies muss innerhalb der EU geschehen, nur so ist sichergestellt, dass immer EU-Recht greift und keine Regelungen zur Anwendung kommen können, die den strengen Regeln der DSGVO widersprechen.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 9/2021. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Dabei sind auch Drittanbieter zu beachten. Diese werden bei Videokoferenzlösungen beispielsweise für E-Mail-Benachrichtigungen oder im Kundenservice eingesetzt. Nur wenn auch deren Daten nie das EU-Gebiet verlassen, kann der Datenschutz entsprechend gewährleistet werden. Das Unternehmen Starleaf bietet beispielsweise deshalb die Wahl der Jurisdiktion an, d.h. der Kunde kann entscheiden, wo Speicherung und Verarbeitung seiner Daten erfolgen – für deutsche Unternehmen eben in der Regel innerhalb der EU.

Ausfälle gefährden Vertrauen und Produktivität

Was zum zweiten wichtigen Punkt führt: der Verfügbarkeit. Der beste Datenschutz bringt wenig, wenn die Lösung ständig ausfällt und nicht zuverlässig arbeitet. Die Ausfallsicherheit ist daher die Grundlage für jede Sicherheitsevaluation. Hier ist zum einen die Absicherung der Infrastruktur, etwa gegen Einbrüche, Stromausfälle oder andere unvorhergesehene Unfälle wichtig. Hier kann, wie generell, wenn es um die IT-Sicherheit eingesetzter Lösungen Dritter geht, ein Blick auf Zertifizierungen helfen. Dabei ist in erster Linie ISO/IEC 27001 zu nennen. Diese schreibt ein umfangreiches IT-Management-System vor, dessen Umsetzung die bestmögliche Absicherung datenverarbeitender Infrastrukturen inklusive der physischen Sicherung etwa der eingesetzten Rechenzentren sicherstellt.

Ein weiterer ganz entscheidender Punkt bei der Verfügbarkeit ist die Redundanz: Fällt ein System aus, muss ein Ersatzsystem bereitstehen, das sofort und nahtlos einspringen kann. Per Service Level Agreement (SLA) garantierte Ausfallsicherheiten sind hier ein guter Anhaltspunkt. Die so sichergestellte Verfügbarkeit sollte bei weit über 99 Prozent liegen, damit ein verlässlicher Einsatz der Lösung gewährleistet ist.

Vertrauen und Zuverlässigkeit sind das A und O – sind sie nicht gegeben, sinkt die Akzeptanz intern wie extern, was am Ende großen Schaden für Unternehmen zur Folge haben kann. Auch wenn die Eignung von Videoconferencing-Lösungen bei der Sicherheit erst beginnt – sie ist die Grundlage, ohne die ein digitales oder hybrides Arbeiten auf Dauer nicht möglich ist.

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