Videokonferenzen zu Ende gedacht

Was in Unternehmen Corona-bedingt schnell zur Normalität im Homeoffice wurde, sorgte im Politik- und Bildungsbereich zunächst für große Unsicherheit und warf viele Fragen auf: Wie sicher sind Videokonferenzen? Sind sie DSGVO-konform? Die Angst vor Datenlecks ist eine nicht unberechtigte Sorge: Klassische Videokonferenzlösungen wie Microsoft Teams oder Zoom sind Cloud-basierte Software-as-a-Service-Dienste (SaaS). Die Datenverarbeitung findet meist in anderen Ländern statt, bei den genannten zwei Beispielen in den USA. Sie sind somit dem US-Recht unterstellt – und das sieht durch den US Cloud Act einen weltweiten Zugriff auf die durch US-Unternehmen verarbeiteten Daten vor. Was dann mit den Daten geschieht, ist nicht einsehbar.

Doch besonders im politischen, behördlichen und schulischen Umfeld sind die Anforderungen und Erwartungen hinsichtlich des Schutzes sensibler Daten und digitale Souveränität groß. Um dem gerecht zu werden, sollte eine Videokonferenzlösung im Idealfall als Open-Source-Lösung verfügbar sein, zumindest aber als SaaS von einem rein deutschen oder europäischen Unternehmen in Deutschland gehostet oder On-Premises im eigenen Rechenzentrum betrieben werden.

Nicht mehr auf dem neuesten Stand

Abgesehen vom Sicherheitsaspekt sind die üblichen SaaS-Dienstleister auch hinsichtlich der Skalierbarkeit nicht auf den Bedarf im Politik- und Bildungssektor zugeschnitten. Im Business-Umfeld sind die Teilnehmerzahlen eher überschaubar, im Fall von Behörden und Schulen können bundeslandweit aber schon mal mehrere 100 Zweigstellen oder Einrichtungen zusammenkommen. Diese auf einer einzigen Serverinstanz zu vereinen, bringt auch ältere Open-Source-Lösungen wie Jitsi und Big Blue Button (BBB) schnell an ihre Grenzen.
Zudem sind Feature-Set und Usability beschränkt, Design- und Security-Konzepte nicht mehr auf dem neuesten Stand. Auch die Integration beispielsweise in vorhandene Systeme, Lernplattformen wie Moodle, Bürgerportale, Kalender oder Telefonanlagen ist mangels Programmierschnittstellen (APIs) nicht tiefgehend möglich. Letztlich müssen natürlich auch die Features für die Zielgruppen stimmen: Schüler, die nicht nur unterrichtet, sondern auch motiviert und unterhalten werden wollen, und – in der Regel wenig technikaffine – Behördenmitarbeiter. Echte Nutzerakzeptanz ist nur durch Begeisterung zu erreichen.

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Die DSGVO-konforme Lösung Opentalk, entwickelt u.a. für das Bundesland Thüringen oder den Deutschen Bundesrat, demonstriert beispielweise, wie Plenarsaaldebatten, politische Sitzungen oder Gremienarbeit als Videokonferenzen in beliebig großen Zuschauerkreisen aussehen können. Zu den Features gehören etwa rechtssichere Abstimmungen, Rede-Timer, Wortmeldungen mit automatischer Rednerliste und Unterkonferenzen in Subraum-Meetings, in denen die Hauptveranstaltung trotzdem weiterverfolgt werden kann. Ebenso werden Lehrer an Schulen und Universitäten im digitalen Klassenzimmer unterstützt.

„New Normal“ in Politik und Bildung

Eine Videokonferenzlösung muss heute über den Business-Kontext hinaus auch in Politik, Behörden, Schulen und Universitäten funktionieren. Dazu braucht es mehr als nur Bild, Ton und Chatfunktion. Sie muss zielgruppengerecht sein, ggf. auch kindgerechte Workflows, flexible Oberflächen und eine offene Architektur bieten. Sie muss sicher, skalierbar, integrierbar sein und auch Moderatoren und Teilnehmer abholen, die auf eine intuitive Bedienung angewiesen sind. Videokonferenzen dürfen nicht anstrengend sein. Sie sollten Nutzern echte Mehrwerte liefern, ihre Produktivität steigern und ihnen sogar Spaß machen – besonders im Bildungsbereich. Dass Videokonferenzen auf diese Weise für Politik und Bildung neu gedacht werden, ist nötig und möglich und kann dann auch in diesem Teil der Arbeitswelt zur neuen Normalität werden.

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