Vorlagenmanagement optimiert
Die Vorlagenentwürfe bei dem regionalen Rundumversorger kommen im Regelfall aus den verschiedenen Fachabteilungen und werden anschließend dem Corporate Design des Unternehmens angepasst und administriert. Angesichts der rund 150 Vorlagen, die in den Stadtwerke Forchheim regelmäßig verwendet werden, gestaltete sich deren Erstellung und Pflege zeitintensiv.
Eine zusätzliche Erschwernis stellte die manuelle Eingabe von Informationen wie Ansprechpartner, Telefonnummer, Mailadresse usw. in Kombinationsfeldern dar. „Problematisch wurde es, sobald Kombinationsfelder mit über 25 Elementen hinterlegt werden sollten“, erläutert Projektleiter Tobias Schlund von den Stadtwerken. „Das hieß natürlich auch, dass zig Vorlagen aktualisiert werden mussten, sobald es einen neuen User gab“, erklärt er die Situation. Aus diesem Grund fiel die Entscheidung für ein professionelles Vorlagenmanagement-System. Es sollte die Administration und das Vorlagen-Handling vereinfachen und damit auch die Effizienz im Vorlagenmanagement erhöhen.
Nach der Marktevaluierung wurde die COC-Lösung zu Testzwecken zunächst bei verschiedenen Mitarbeitern installiert. Alle Vorlagen im Intranet wurden weiterhin beibehalten. Nach erfolgreicher Testphase wurde das System bei allen 65 Usern installiert, ebenso konnte der damalige Intranet-Bereich deaktiviert werden. Jeder einzelne Anwender wurde anschließend individuell an seinem Arbeitsplatz in die Lösung eingeführt.
Die ursprünglichen Ziele, nämlich das Vorlagenmanagement bei den Stadtwerken Forchheim effizienter zu gestalten, ist nach den Worten von Schlund erreicht worden: „Änderungen werden leichter als zuvor durchgeführt, neue Vorlagen werden einfacher erstellt - und das wichtigste: Unsere User sind zufrieden. Das Arbeiten mit den Vorlagen ist einfacher und effizienter, auch das CI kann ohne weiteres eingehalten werden. Auch die User-Profile, die vorher manuell eingepflegt und geändert werden mussten, werden jetzt automatisch über Active Directory synchronisiert."
Bildquelle: Thinkstock / Fuse
Web-Special: Cloud
Es gibt viele Wege in die „Wolke“ - doch nicht jede Cloud-Migration gestaltet sich einfach. Auswahlkriterien und noch mehr hilfreiche Tipps rund um die Migration erfahren Sie in unserem aktuellen Special.
Web-Special: IT-Security
Trügerische Sicherheit
Welche Sicherheitsmaßnahmen jetzt am wichtigsten sind, erfahren Sie in unserem aktuellen IT-Security-Special.
Web-Special: Rechenzentren
Unternehmen und ihre Rechenzentren müssen effizienter werden. Es ist an der Zeit für neue, umweltfreundliche Lösungsansätze. Wie diese aussehen können, lesen Sie in unserem Special.
