Wasserfestes Controlling

ITD: Herr Reimers, inwieweit haben deutsche Großunternehmen derzeit alle ihre Finanzen im Blick?
André Reimers: Besonders im vergangenen Jahr waren Unternehmen hierzulande einem massiven Stresstest ausgesetzt. Die anhaltende Covid-19-Pandemie hat viele Betriebe aus ihrem ruhigen Fahrwasser aufs offene Meer getrieben. Um in Zeiten wirtschaftlicher Misslage den Blick nach vorne richten zu können, müssen Unternehmen ihr Augenmerk zunächst auf das Innere werfen. Vor allem, wenn Rahmenbedingungen ungewiss sind, bedarf es eines klaren Blicks auf die eigenen Ausgaben, um liquide und wettbewerbsfähig zu bleiben. Ein wasserfestes Controlling, nebst Transparenz im Umgang mit sämtlichen Unternehmensausgaben, ist daher unabdingbar.

Nun traf die Krise auf eine mehr oder weniger unvorbereitete Unternehmenslandschaft. Vor allem im Bereich „Digitalisierung“ hinkte Deutschland hinterher – nur in jedem vierten Unternehmen lief die Buchhaltung 2020 digital ab. Was geschieht in turbulenten Zeiten, in denen Entscheider schnell, fundiert urteilen und den digitalen Wandel vorantreiben müssen? Wenn Verantwortliche nur Fragmente des Gesamtbildes sehen, führt dies zu suboptimalen Entscheidungen. Die gute Nachricht ist: Deutschland schließt digital rasch auf. In einer gemeinsamen Umfrage mit Yougov haben wir herausgefunden, dass sich die Nachfrage nach Lösungen für das Ausgaben-Management im vergangenen Jahr verdoppelt hat. Die Krise schien für viele Unternehmen der Weckruf zu sein, um das eigene Ausgaben-Management und damit das Finanz-Controlling digital aufzustellen und sich somit eine 360-Grad-Sicht auf die Finanzen zu verschaffen.

ITD: Wie lässt sich eine 360-Grad-Sicht auf die Unternehmensfinanzen für ausschließlich berechtigte Personen bewerkstelligen?
Reimers: 360-Grad-Sicht bedeutet nicht, dass alle Informationen im Unternehmen allen Angestellten zur Verfügung stehen. Was vertraulich bleiben sollte, bleibt natürlich vertraulich. Es geht vielmehr darum, zu hinterfragen, welche Informationen im Unternehmen für wen wichtig sind. Wie helfen diese Daten anderen Abteilungen? Wie schaffen Informationen Wettbewerbsvorteile für das Unternehmen? Berechtigungen werden mit digitalen Tools letztlich in nur wenigen Klicks eingerichtet – individuelle Budgets, Informationen und Freigabeeinstellungen werden heutzutage ohne größeren Aufwand auf den einzelnen Mitarbeiter angepasst und eingerichtet.

Andersherum setzen sich Unternehmen damit auseinander, wem sie intern welche Informationen zuspielen, und beschäftigen sich mit der Frage: Wem vertraue ich Informationen an? Sie haben die Möglichkeit, Vertrauen zu schenken und Mitarbeitern Raum für eigenverantwortliches Handeln zu geben. Informationstransparenz kann die Unternehmenskultur nachhaltig verändern und den Arbeitsplatz in einen Ort der Wertschätzung verwandeln.

ITD: Welche Rolle spielen Echtzeitlösungen an dieser Stelle und welche Vorteile bieten sie?
Reimers: Informationen und deren Aktualität sind in einer schnelllebigen Wirtschaftswelt ein klarer Wettbewerbsvorteil. Damit sie Unternehmen auch von Nutzen sind, müssen diese jedoch im ersten Schritt administriert und im zweiten Schritt aufbereitet werden. Genau hier befindet sich die Achillesferse in den Prozessen vieler Betriebe. Die in weiten Teilen verbreitete manuelle Administration von Informationen, seien es Spesenausgaben oder Abonnements, kosten Zeit und Geld – und vor allem Nerven. Eine weitere Herausforderung ist der Informationsfluss, der oftmals nur in eine Richtung geht – in die Buchhaltung. Wenn Informationen in Echtzeit und verständlich aufbereitet in die Teams zurückfließen, können diese ad-hoc Schlüsse daraus ziehen und sich operativ adäquat aufstellen. Echtzeitlösungen machen Teams nicht nur agiler, sie kreieren auch neue Synergieeffekte. Budgets können sozusagen „on-the-go“ und abteilungsübergreifend abgestimmt werden.

Unternehmenslenker, die etwa Bilanzen und GuV-Analysen nutzen, können diese nicht selten erst Wochen nach Monatsabschluss als Entscheidungsgrundlagen nutzen. Aus Sicht der Unternehmenssteuerung versprechen Echtzeitdaten eine direkte und schnelle Einsicht in den Ist-Zustand des Unternehmens. Entscheidungen können folglich wesentlich agiler und datenbasierter getroffen werden.

ITD: Warum müssen Unternehmen Ihrer Ansicht nach 2021 mit ihrer Buchhaltung und dem Ausgabenmanagement zwingend den Sprung in die Cloud wagen?
Reimers: Das Büro, wie viele von uns es kennen, wird es in der zukünftigen Arbeitswelt so nicht mehr geben. Ich bin überzeugt, dass dezentrale Arbeitsformen nicht nur in naher Zukunft Bestand haben, sondern Unternehmen langfristig begleiten werden. Im April letzten Jahres zog unser komplettes Team über Nacht aus dem Büro ins Homeoffice und das Tagesgeschäft lief bereits am nächsten Tag wie gewohnt weiter. Ändern sich Rahmenbedingungen, müssen Unternehmen entsprechend ihre internen Prozesse überdenken und nachjustieren, damit Workflows beibehalten oder bestenfalls optimiert werden.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 5/2021. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Wenn Besprechungsräume und Großraumbüros die nächsten Jahre um das Homeoffice, Co-Working Spaces oder auch das gemütliche Café im Kiez ergänzt werden, ist der Sprung in die Cloud unumgänglich. Daten müssen zentral gespeichert und verwaltet werden. Nur so können Teams jederzeit auf sie zugreifen. Im Umkehrschluss ist es auch für Entscheider, Teamleiter und die Führungsriege wichtig, zu jedem Zeitpunkt unternehmensrelevante Daten vollständig vorliegen zu haben. Ein großer Irrglaube ist immer noch, dass der Umstieg auf eine Cloud-basierte Verwaltung von Unternehmensdaten schwer zu bewerkstelligen ist. Ganz im Gegenteil: Moderne Software-as-a-Service-Lösungen haben eine geringe Einstiegshürde, sind sehr benutzerfreundlich für den Endnutzer und eignen sich für Teams aller Größen und Formen.

Bildquelle: Pleo