Webbasierte Software für Entgeltabrechnungen

Mit der Einführung der neuen Software wurde der strategische Ansatz verfolgt, parallel wichtige organisatorische Veränderungen umzusetzen: Im Unternehmen wurden die Aufgaben der dezentralen Führungskräfte vor Ort neu definiert und die Abstimmungsprozesse in einem Großunternehmen vereinfacht. Auf diese Weise konnte der Personaldienstleister einen guten Weg finden, um sowohl die notwendigen generellen Vorgaben eines Filialunternehmens erfüllen als auch gleichzeitig die individuellen Erfordernisse des einzelnen Mitarbeiters wahren zu können.

Frank Heintze, Leiter Entgeltabrechnung bei Persona Service, schildert die Ausgangssituation für den Systemwechsel: „Da wir die Verantwortung zu Gehaltsentscheidungen auf die Vorgesetzten vor Ort übertragen hatten, wurde der bisherige Prozess der Gehaltsveränderungen von 20 Mitarbeitern auf nunmehr 160 leitende Mitarbeiter ausgeweitet. Somit war die bisherige auf Excel-Tabellen basierende Praxis schlichtweg nicht mehr sinnvoll handhabbar.“

Um das Projekt Gehaltserhöhungsrunde zu realisieren, suchte der Personaldienstleister nach geeigneten Lösungen. So gab es zunächst die Überlegung, eine Lösung durch die eigene IT-Abteilung programmieren zu lassen. Aufgrund der Ressourcenbindung ist aber eine externe Lösung favorisiert worden, was sich Heintze zufolge im nachhinein auch als richtige Entscheidung herausgestellt hat. Dabei gab es zwei zentrale Anforderungen an die Lösung: Sie soll für die Anwender einfach bedienbar sein und sich einfach in das bestehende Entgeltabrechnungssystem implementieren lassen.

Zur Entscheidung, das Portal ASR-Online (Annual Salary Review) des Beratungs- und Software-Unternehmens Stallwanger IT.dev. einzusetzen, sagt Frank Heintze: „Im Vorfeld hatten wir bereits mit einem Kunden des Anbieters Kontakt und konnten uns mit den Möglichkeiten vertraut machen, die das Tool liefert, denn dort wurde die Basisversion ebenfalls mit einigen individuellen Anforderungen umprogrammiert.“

Die flexible Anpassung an die Unternehmensstrukturen zählt laut Heintze zu den Besonderheiten der Lösung. Und außerdem: „Unsere Führungskräfte können Gehaltsveränderungen über ein fast selbsterklärendes Tool bundesweit durchführen. Wir haben nur eine kurze Dokumentation beigefügt und die Mitarbeiter relativ selbstständig und direkt mit dem Tool arbeiten lassen.“

In vier bundesweiten Veranstaltungen haben die Lüdenscheider die Einführung des Tools genutzt, um gleichzeitig die Art und Weise wertschätzender und zielführender Gehaltsgespräche in Rollenspielen zu schulen. Weitere Themen waren die unternehmensspezifische Darstellung von festen und variablen Gehaltslogiken und auch die Karriereentwicklung im Unternehmen. Diese Schulungen eines häufig als sensibel empfundenen Themas haben die Geschäftsleitung sowie ein Mitarbeiter der Per­sona-Service-eigenen Akademie übernommen.

Nachdem am Anfang noch die hauseigenen IT-Entwickler an der Konfiguration entsprechender Schnittstellen beteiligt gewesen sind, kann nun ein Mitarbeiter in der Entgeltabrechnung die Daten aus dem ASR-Tool in das Abrechnungssystem vollautomatisch umsetzen.

Derzeit arbeiten rund 160 Führungskräfte, 15 Abteilungsleiter im Kompetenzcenter sowie die Geschäftsführung mit dem Onlinetool, wobei alle dieselbe Benutzeroberfläche zur Verfügung haben. Für das Unternehmen besteht der Vorteil darin, dass alle Führungskräfte eine einheitliche Sicht auf die Daten haben, der Prozess der Gehaltsrunden transparenter, einfacher und schneller im Unternehmen abläuft und die Entgeltabrechnung weniger Zeit und Kosten beansprucht. Hervorzuheben sind hier der eingesparte Aufwand bei der Entgeltabrechnung sowie die eingesparte Zeit, da die leitenden Mitarbeiter weniger Geschäftsreisen unternehmen müssen. Schätzungen zufolge soll sich die neue Lösung innerhalb von drei Jahren amortisiert haben.

Persona Service
Gegründet 1967 war Persona Service einer der ersten Personaldienstleister in Deutschland. Heute beschäftigt das Unternehmen mit Sitz in Lüdenscheid über 18.000 Mitarbeiter an 185 Standorten bundesweit sowie in der Schweiz.
Jährlich werden mehr als 10.000 Kunden betreut, Betriebe profitieren von operativen und strategischen Personalkonzepten auf der Basis von Personalleasing, Personalvermittlung, Onsitemanagement und Projektmanagement.
Im Internet: www.persona.de

Bildquelle: Persona Service