Wege zum erfolgreichen EDI-Onboarding

Wenn Papierdokumente oder PDFs in E-Mails durch Technologien wie Electronic Data Interchange (EDI) ersetzt werden, gehören immer Zwei dazu: Das Unternehmen und der Kreis seiner Geschäftspartner. Dabei sind sich in der Regel alle Seiten einig, dass EDI eine sichere, fehlerfreie, effizientere Methode zum Austausch von strukturierten Dateien ist, welche dann automatisch von Rechnungssystemen verarbeitet werden können (XML, UBL, iDoc oder EDIFACT). Zur Herausforderung wird eher das Onboarding, wenn es gilt, die Partner an das EDI-System anzubinden.

Auf der Hauptstraße via EDI-Direktanbindung

Speziell bei Geschäftspartnern, mit denen viele Dokumente ausgetauscht werden, lohnt es sich, auf eine elektronische Direktverbindung umzusteigen. Dazu implementiert der EDI-Anbieter verschiedene Schnittstellen und stellt den Partnern unterschiedliche Formate bereit. Durch dieses Vorgehen soll die Möglichkeit der Anbindung an zahlreiche IT-Umgebungen und ERP-Systeme bei Lieferanten und Kunden sichergestellt werden. Außerdem übernimmt ein EDI-Provider wie Comarch auch das Kontaktieren der Geschäftspartner sowie den Austausch der technischen Parameter zur Einrichtung, zum Testen und zur Produktivschaltung der elektronischen Anbindungen. Bei besonders umfangreichen Projekten mit vielen Geschäftspartnern besteht die Möglichkeit, dass sich Unternehmen alleine über das sogenannte Self-Care-Portal anbinden, welches es vor allem ermöglicht, Kosten und Zeit beim Onboarding zu sparen.

Schnelle Abkürzung via EDI-Webanbindung

Für einige Geschäftspartner sind in Einzelfällen keine EDI-Direktanbindungen möglich oder geeignet. Zu den typischen Gründen zählen:
•    Keine geeigneten IT-Systeme (besonders bei kleinen Partnern)
•    Erstellung von Dokumenten in Word oder Excel
•    Keine existierenden Schnittstellen
•    Andere Projektprioritäten und daher keine Ressourcen für die Einrichtung einer Anbindung
•    Direktanbindung lohnt sich nicht, da nur sehr wenige Dokumente ausgetauscht werden

Für diese Zielgruppe wird ein WebEDI Portal eingesetzt. Eine derartige Web-Lösung ist analog zu einem E-Mail-Postfach aufgebaut, über welches Geschäftspartner Dokumente empfangen, erstellen und versenden können. Schlüsseleigenschaft ist die sogenannte Turnaround-Funktion: Bei der Erstellung von Dokumenten werden Daten von vorher empfangenen oder erstellten Dokumenten übernommen (z.B. bei der Bestellung), sodass der Partner nur noch wenige Felder befüllen muss. Dabei lassen sich Richtlinien für Lieferantendokumente über die Einrichtung von Pflichtfeldern, Auswahlmöglichkeiten und Feldrestriktionen realisieren, was Fehler minimiert. Auch mobile Lösungen stehen bereit, um organisatorische Ansätze wie Home Office zu unterstützen. Das Onboarding per WebEDI erfolgt auf einfache Weise über das Self-Care-Portal, wo die Geschäftspartner selbst unter anderem Dokumentenformate und Transmissionskanäle/Versandkanäle definieren können, um direkt mit dem elektronischen Datenaustausch loszulegen.

Ausweichrouten über Portal, E-Mail oder OCR

Selbst wenn der Digitalisierungsgrad der Geschäftspartner noch niedrig ist und sie auf keine der oben genannten Alternativen technologisch vorbereitet sind, besteht immer noch die Möglichkeit, Dokumente im PDF-Format oder sogar im Papierform zu verschicken. Dabei können Dateien entweder über das Up-/Download-Portal ausgetauscht werden oder per E-Mail in strukturiertem (maschinenlesbarem) oder unstrukturiertem (PDF, MS Word, JPG) Format versendet und empfangen werden. Die OCR-Technologie (Optical Character Recognition) ermöglicht es zudem, Daten aus unstrukturierten Dokumenten automatisch zu erlesen.

Strategie mit Blick aufs Ziel

Je nach EDI-Projekt wird sich auch die Herangehensweise unterscheiden. So sollte bei einem Implementierungsprojekt deutlich mehr Aufwand für die Kommunikation mit Partnern eingeplant werden. Diese müssen informiert, überzeugt und unterstützt werden. Handelt es sich „nur“ um eine Migration, so wird vorwiegend technischer Support benötigt. Generell gibt es unterschiedliche Ansätze, zum Beispiel ein Go-Live des kompletten Projektes oder eine phasenweise Einführung. Frage ist auch, ob Partner eine klare Frist bekommen oder eher die positive Motivation im Vordergrund steht. Wird der zweite Ansatz gewählt, so stehen zahlreiche Argumentationshilfen bereit, welche klar die finanziellen Vorteile des EDI-Einsatzes auch für Partner aufzeigen. Frage ist zudem, wie mit den Kosten des Projektes verfahren wird. Alle diese Fragen gilt es zu klären und mit Blick aufs Ziel in eine Strategie zu gießen.

Onboarding als Türöffner für schnellen EDI-Go-Live

Durch den strukturierten Datenaustausch entstehen Vorteile sowohl für das Unternehmen, welches EDI einführt, als auch für die Geschäftspartner dieses Unternehmens. Voraussetzung dafür ist es, die Partner dort abzuholen, wo sie sich befinden. Die Kunst besteht darin, diese sowohl technologisch als auch organisatorisch so einzubinden, wie es die jeweilige Situation erfordert. Onboarding ist der Schlüssel zum Erfolg eines jeden EDI-Projektes. Und richtig eingesetzt passt dieser Schlüssel in nahezu jede Tür.

Schritt für Schritt zu Strategie und Projekt

Wie es gelingt, den Dokumentenaustausch mit allen Partnern zügig umzustellen, erfahren Sie im aktuellen Whitepaper „EDI Onboarding Best Practices“ von Comarch. Der Leitfaden findet sich als Download hier.

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