Weniger ist mehr

Die Vision vom papierlosen Büro stammt bereits aus den 1970er-Jahren, doch die Realität sieht meist anders aus. Tatsächlich ist der Papierverbrauch massiv gestiegen. Deutschland gehört heute zu den Ländern mit dem höchsten Pro-Kopf-Verbrauch an Papier. Auch in vielen Büros steigt der Papierverbrauch. „Die bisherigen Prozesse hatten über viele Jahre hinweg gut funktioniert und der Wechsel auf durchgehend elektronische Dokumente be­deutete eine erhebliche Veränderung, die meist auf ­Ablehnung stieß“, erklärt Torsten Günther, Geschäftsführer der COI Consulting für Office und Information Management.

Doch seit die Debatte um den Klimaschutz in den Fokus der breiten Öffentlichkeit gerückt ist, wird das Thema auch für Unternehmen in Deutschland immer wichtiger. Sie ergreifen verstärkt Maßnahmen, um nachhaltiger zu wirtschaften und ihren ökologischen Fußabdruck zu verringern. Ein Baustein ist in diesem Kontext das digitale Dokumenten-Management, wie Torsten Günther erläutert: „Neben der Reduzierung des Papierverbrauchs kann die Anzahl der eingesetzten Drucker stark reduziert werden. Zusätzlich reduziert sich das Verbrauchsmaterial bei Toner und Tinte, was nicht nur zum Umweltschutz beiträgt, sondern auch Kosten spart.“ 

Sämtliche Unterlagen in digitaler Form

Neben Ressourcen- und Kosteneinsparungen bringt ein digitales Dokumenten-Management auch eine erhebliche Effizienzsteigerung. „Ein gutes Beispiel dafür sind die Erfahrungen unseres Kunden Siemens Energy“, sagt Andreas Dangl, Business Unit Executive für Cloud-Services bei Fabasoft. „Die Division ‚Operating Company Gas and Power‘ setzt Großprojekte wie de­zentrale Industrieanlagen oder Kraftwerke um. Für reibungslose Abläufe war der Transport mehrerer Tonnen von Dokumenten und Plänen zu jeder Baustelle nötig“, berichtet Dangl. Durch die Digitalisierung der Baustellenkoordination in der Cloud sei es gelungen, diese Papierberge sowie den transportbedingten CO2-Fuß­abdruck zu vermeiden. „Nun stehen die Unterlagen in digitaler Form auf Tablets zur Verfügung. So arbeiten die Verantwortlichen z.B. digitale Checklisten bequem vor Ort ab und halten dadurch automatisch komplexe Workflows etwa für Abnahmen ein.“ 

Weniger Papier, mehr Effizienz

Durch die verstärkte Homeoffice-Arbeit in der ­Corona-Pandemie wurden die Vorteile eines digitalen Doumenten-Managements sichtbar: „Die Digitali­sierung von Dokumenten und Prozessen sowie ein flexibler, ortsunabhängiger Zugang zu Informationen – z. B. auch durch Cloud Computing – machen hybride Arbeitsmodelle erst möglich. Die Mitarbeiter können aus dem Homeoffice heraus alle Aufgaben wahrnehmen und mithilfe einer ausgereiften Enterprise-Content-Management-Software (ECM) weltweit in verteilten Teams sicher und unkompliziert miteinander agieren“, erklärt Dr. John Bates, CEO der SER. „Das spart viele Dienstreisen oder Fahrten zur Arbeitsstelle und verringert auch dadurch den ökologischen Fußabdruck eines Unternehmens.“ Betriebe schaffen mit digitalen Lösungen die Voraussetzung dafür, dass Mitarbeiter ortsunabhängig Dokumente erstellen, prüfen, automatisiert klassifizieren, abstimmen, verteilen, finden und Compliance-konform speichern und archivieren können. „Neben dem Umweltfaktor steht eindeutig das Thema der Effizienzsteigerung und somit der Wettbewerbsfähigkeit im Vordergrund“, bestätigt Andreas Dangl von Fabasoft. Um nachhaltig erfolgreich zu sein, brauche es eine Digitale Transformation aller geschäftsrelevanten Prozesse. „Und damit meine ich interne und ganz besonders externe Arbeitsabläufe mit Kunden, Lieferanten sowie Geschäftspartnern.“ Es gehe vor allem darum, Datensilos aufzubrechen und Informationen auf einer zentralen Plattform zusammenzuführen, auf der schlussendlich auch die Prozesse laufen.

In großen Unternehmen fallen meist enorme Mengen an Dokumenten, Daten, Prozessen und Software-Lösungen sowie viele verteilte Speicherorte an. Zudem sehen sie sich umfangreichen Compliance-, Haftungs-, Datenschutz- und Sicherheitsherausforderungen ausgesetzt. „Unternehmen erwarten von ihrer Software daher einen schnellen Zugriff auf Informationen, optimierte Geschäftsprozesse, Sicherheit vor Datenverlust, Unterstützung beim Einhalten von Compliance-Vor­gaben und eine ortsunabhängige Informationsverfügbarkeit“, betont SER-Chief Executive Officer Dr. John Bates. „Ein modernes DMS bzw. ECM-System ermöglicht all dies und stellt als Bindeglied oder Brücke im übertragenen Sinne, wir nennen es „Smart Bridge“, den vollständigen Zugriff auf Informationen bereit, die in allen Anwendungen und Systemen eines Unternehmens gespeichert sind, wie z.B. in ERP- oder CRM-Systemen, um eine 360-Grad-Sicht auf Kunden, Lieferanten etc. herzustellen“, so Bates. Dies führe auch dazu, dass redundante Ablagen auf File-Servern, ­lokalen Rechnern oder auch in diversen Papierablagen entfallen könnten, ergänzt Torsten Günther von COI.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 1-2/2022. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Dokumenten-Management ist eine Basis für das ganze Unternehmen, daher sollte die Implementierung gut vorbereitet werden. Andreas Dangl von Fabasoft empfiehlt, mit dem Anbieter der Lösung einen „Proof of Concept“ umzusetzen: „Dieser umfasst etwa die Digitalisierung eines signifikanten Teils ­eines Geschäftsprozesses inklusive einer Schnittstelle zur vorhandenen IT-Landschaft. Auf diese Weise lässt sich mit überschaubarem Aufwand in rund einem ­Monat feststellen, ob der Anbieter zu einem passt und hält, was er verspricht.“ 

Klimaschutz wird immer wichtiger

Digitales Dokumenten-Management wird von vielen Unternehmen bereits als Thema erkannt, oftmals aber nicht konsequent umgesetzt. Die Gründe sind aus Sicht von Torsten Günther vielfältig: „Zum einen fehlen Unternehmen häufig die Ressourcen, um die Einführung eines DMS umzusetzen. Zum anderen hat die Pandemie dazu geführt, dass Investitionen zurückgehalten  werden.“ Andreas Dangl ist sich sicher, dass der verantwortungsvolle Umgang mit natürlichen Ressourcen künftig eine entscheidende Rolle bei der Auswahl von Cloud-Services spielen wird: „Hier gilt es u. a. folgende Fragen zu klären: Läuft das Rechenzentrum mit erneuerbarer Energie? Wie viel Strom verbraucht ein solches Datacenter, z.B. aufgrund der Gebäudebauweise?“ Da derartige CO2-Bilanzen immer mehr Beachtung fänden, würden Cloud-Services mit möglichst „umweltfreundlichen“ Rechenzentren für Betriebe immer stärker an Bedeutung gewinnen. „Zudem gehe ich von einer Priorisierung der Entwicklung von ,carbon-aware‘ Cloud-Services bzw. einer ,carbon-intelligent‘ Cloud aus“, sagt Dangl. Die Optimierung eines Cloud-Kontinuums erfolge zukünftig nicht mehr ausschließlich nach Performance, sondern vorrangig nach Energieverbrauch und Green Energy. „,Wo bekommt man derzeit die beste CO2-Bilanz?‘ – Ich denke, dieser Technologietrend ist zukunftsweisend.“

Digitale Workflows auf dem Vormarsch

Laut der Studie ECM Insights 2020/2021 der SER Group setzen Unternehmen in Deutschland zunehmend auf digitale Workflows: 60 Prozent haben ihre Prozesse bereits digital realisiert, aber noch ca. 40 Prozent geben an, dass ihr Digitali­sierungsgrad eher am Anfang steht. Sie planen daher konkret Lösungen für die Bereiche „Elektronische Archivierung/Dokumenten-Management“ (55 Prozent), „Elektronische Akten“ – z.B. Kunden-/Vertrags-/Projektakten – (52 Prozent), „Post- oder Rechnungseingangsverarbeitung“ (46,3 Prozent) und „BPM/Workflow“ (39 Prozent). Befragt wurden 1.422 CIOs, Prozessverantwortliche und IT-Leiter in Unternehmen mit über 100 Mio. Euro Umsatz aus der DACH-Region.

Quelle: SER Group