Wenn das Team selber entscheiden kann

Die Flint Group ist mit heute knapp 8.000 Mitarbeitern ein weltweiter Anbieter der Druckindustrie. Das Unternehmen versorgt die Druck- und Verpackungsindustrie mit allem, was die Welt der Konsumgüter letztlich farbenfroh macht: Druckfarben, Digitaldruckmaschinen, Drucktücher, Druckchemikalien, Flexodruckplatten sowie Verbrauchsmaterialien und Farbstoffe. Eine der wesentlichen Erfolgsfaktoren für die Firmengruppe ist es, in einem Marktumfeld mit immer kürzeren Produktlebenszyklen reaktionsschnell und innovativ zu sein. Der Aufbau digitaler Kollaborations- und Informationsnetzwerke ist ein wesentlicher Schlüssel dafür.

Unternehmensprozesse sind selten zu 100 Prozent gleich und jeder Kunde ist unterschiedlich. Vor diesem Hintergrund erläutert Heinz Ensen, CIO der Flint Group: „Wir brauchen ein offenes Ökosystem, in dem wir Ideen und Anforderungen mit unseren Kunden diskutieren können. Erkenntnisse müssen transparent und barrierefrei im Unternehmen sowie mit Partnern, Kunden und Lieferanten teilbar sein. Aber selbstverständlich muss man als Entscheidungsträger kosteneffizient handeln. So ist beispielsweise jeder unserer Firmen-Laptops an über 140 Standorten in über 35 Ländern, inklusive meines eigenen und dem des CEO, gleich ausgestattet sein. Das heißt, jeder hat genau dieselbe Grundausstattung und keiner ist technisch privilegiert.”

Auf der Suche nach einer passenden Lösung für die digitale Vernetzung wurden bei der Flint Group fünf Entscheidungskriterien definiert:

1. Die Mitarbeiter müssen für sich in der täglichen Arbeit den Nutzen des Tools erkennen. Dieser wird an der Anzahl der monatlich aktiven User gemessen. Über drei Monate lang inaktive Nutzer werden gelöscht. So zahlt die Flint Group nur für echte Produktivität.
2. Die Firmengruppe möchte Kollaborationsräume, keine Speicherplätze. Daher wird der Erfolg am Verhältnis geteilter Teamordner versus persönliche Ordner sowie dem Grad interner und externer Zusammenarbeit beurteilt.
3. Die Datenschutzanforderungen müssen erfüllt sein. Kriterien sind u. a. die Dokumentenspeicherung in Deutschland sowie aktuelle Zertifikate, wie das C5 des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik.
4. Es muss eine hohe Kosteneffizienz in Bezug auf Implementierungs-, Trainings-, und Support-Aufwendungen gewährleistet sein.
5. Eine intuitive Bedienung mit hoher Marktakzeptanz, die eine komfortable und schnelle Vernetzung mit Geschäftspartnern und Kollegen ermöglicht, ist Bedingung.

Viele der Mitarbeiter hatten früher bereits positive Erfahrungen mit Dropbox gemacht. Das war der Nährboden für die organische Verbreitung von „Dropbox Business“ innerhalb der Gruppe: „Immer, wenn jemand nach einem FTP-Server oder ähnlichem fragte, war die Antwort unserer IT darauf: Dropbox. So stieg die Verwendung innerhalb von 18 Monaten von ursprünglich 100 Nutzern auf heute über 1.500 aktiven Usern. Es werden täglich mehr und dies ohne aufwendige Schulungen oder Umstrukturierungen, hohen Implementierungskosten oder Support-Tickets. Dabei erfordert die Administration aller Dropbox-Business-Accounts geschätzt nur vier Mannstunden pro Monat”, so Heinz Ensen.

Noch etwas ist organisch gewachsen: Die Wertschätzung von „Dropbox Paper“. „Insbesondere in der IT nutzen wir das Tool täglich. Denn die Software führt für uns die Säulen Kommunikation, Koordination und Inhalte auf einfache Weise zusammen“, so Ensen abschließend.