Wieso Investitionen in der Krise sinnvoll sind

Die deutsche Wirtschaft befindet sich auf einem Tiefstand, wie sie ihn lange nicht erlebt hat. Die Heatmap der ifo Konjunkturumfragen von Dezember 2024 steht bei fast allen Branchen auf "Krise". Der ifo Geschäftsklimaindex spiegelt dieses Bild: Im Dezember sank dieser auf 84,7 Punkte, den niedrigsten Wert seit Mai 2020. Die Unklarheit über die neue Bundesregierung und die Maßnahmen, die diese umsetzen wird, sowie die noch unklaren Handlungen der neuen US-Regierung tragen zusätzlich zur Unsicherheit bei.

Mit Blick auf die aktuelle Lage ist es verständlich, dass Unternehmen in den Krisenmodus schalten. Nach dem Motto "Hauptsache, wir überleben" baut eine Firma nach der anderen Stellen ab. Hinzu kommt eine sinkende Investitionsbereitschaft: Laut Daten von Destatis und KfW Research lagen die Unternehmensinvestitionen im Jahr 2024 bei 12,1 Prozent des BIP – das sind 0,7 Prozentpunkte weniger als der Mittelwert seit 1991. Doch grundsätzlich auf Investitionen zu verzichten, ist der falsche Weg.

Mit digitalen Lösungen zu mehr Effizienz

Gerade in Krisenzeiten hilft es Unternehmen, in effiziente, digitale Systeme zu investieren, mit denen sich mit weniger Mitarbeitenden ein höherer Nutzen erreichen lässt. Eine Untersuchung von KfW Research unterstreicht genau das: Neben Investitionen in Forschung und Entwicklung steigern insbesondere Ausgaben für Weiterbildung sowie bessere Software und Datenbanken die Produktivität in Unternehmen. Und damit die Resilienz in schwierigen Phasen. 

Eine Möglichkeit für solche Investitionen sind digitale Lösungen für administrative Prozesse. Dazu zählen vor allem Enterprise Content Management Systeme (ECM-Systeme), die eine Vielzahl an dokumentenbasierten Aufgaben vereinfachen und teilweise automatisiert ausführen. Welche Vorteile ein ECM wie das von Amagno für Unternehmen hat, zeigen Beispiele aus der Praxis.

Rechnungen schneller bearbeiten

Die api GmbH versorgt ihre Kunden seit 1994 mit leistungsstarker und passender IT. Die nordrhein-westfälische Firma stattet regelmäßig über 5.000 internationale Unternehmen mit Technik aus. Für die Mitarbeitenden bedeutet das: Sie müssen im Schnitt jeden Monat etwa 600 Kostenrechnungen bearbeiten. 

Vor der Einführung des ECM von Amagno erfassten die Mitarbeitenden diese Rechnungen händisch, kopierten sie, trugen oder verschickten sie in andere Abteilungen. Eine Rechnung zu prüfen, freizugeben, zu bezahlen und zu archivieren dauerte zusammengenommen fast einen ganzen Tag. Heute geht das innerhalb von zwei Stunden.

"Mit Amagno bearbeiten wir unsere Rechnungen jetzt rund 75 Prozent schneller als vorher", sagt Frank Schneider, Leiter Buchhaltung bei api. "Das ist ein großer Mehrwert für die Mitarbeitenden und das Unternehmen."

Auch das Logistikunternehmen Weets profitiert vom digitalen Dokumenten-Management: Die kürzere Durchlaufzeit pro Rechnung spart dort täglich drei bis vier Stunden Arbeitszeit. Jan Hommers, Leiter Controlling bei der Weets-Gruppe, sagt: "Mit Amagno haben wir einen zukunftsorientierten, digitalen Arbeitsplatz geschaffen, der Papier spart und den Zeitaufwand deutlich minimiert."

Bares Geld sparen

Das Familienunternehmen Fynch-Hatton mit Sitz in Mönchengladbach steht mit zeitloser Qualitätsmode seit 1998 für Verlässlichkeit, Sicherheit und Beständigkeit. Mithilfe von Amagno hat das Textilunternehmen die Workflows für Eingangsrechnungen, das Angebots- und Vertragswesen digitalisiert. 

Neben den verkürzten Bearbeitungszeiten und einer automatisierten Ablage nutzt Fynch-Hatton unter anderem einen weiteren Vorteil des ECM: die Erinnerungsfunktion. Dadurch werden zum einen Rechnungen automatisiert am gewünschten Datum beglichen. Zum anderen verpasst das Unternehmen kein Skonto mehr – und spart so jährlich eine fünfstellige Summe.

Den Umsatz steigern

Wie sehr die Digitalisierung in Krisenzeiten helfen kann, zeigt auch das Beispiel der Crash Unternehmensgruppe, zu der Firmen wie Cleverreach, Ashampoo und Personizer gehören. Zu Beginn des Jahres 2020 implementierte Crash das ECM von Amagno, um einen Großteil der Prozesse im Rechnungswesen, dem Archiv, der Verwaltung und dem Empfang zu digitalisieren.

Wie richtig und wichtig diese Entscheidung war, zeigte sich kurze Zeit später. Die Corona-Pandemie verschlug die Belegschaft ins Home-Office und machte digitale Prozesse von heute auf morgen zum neuen Standard. 

Einen Standard, den die Crash Gruppe dank Amagno bereits hatte. Das zahlte sich aus: Während branchenübergreifend zahlreiche Unternehmen zu kämpfen hatten, steigerte Crash den Umsatz.

Freie Kapazitäten sinnvoll nutzen

Die Beispiele von api, Weets, Fynch-Hatton und der Crash Unternehmensgruppe zeigen, welche finanziellen und wettbewerbsrelevanten Vorteile ein ECM-System Unternehmen bringt. In Krisenzeiten “die Luft anzuhalten” und Investitionen grundsätzlich zu verschieben, ist daher der falsche Weg. 

Besser ist es, frei gewordene Kapazitäten sinnvoll zu nutzen: für die Implementierung digitaler Prozesse und die Schulung der Mitarbeitenden. So gehen Unternehmen mit gesteigerter Produktivität, Flexibilität und Resilienz aus Auftragsflauten hervor.