Wirtschaftlich auf gesunden Beinen stehen

Trotz Inflation und anderen Herausforderungen beobachtet Elton Schwerzel von der In-Factory GmbH in diesem Jahr starke IT-Spendings. Unternehmen hätten verstanden, dass die Geschäftsmodelle der Zukunft in der Digitalisierung liegen, also beispielsweise in Künstliche-Intelligenz- (KI), GPT- oder Machine-Learning-Modellen (ML). „Desweiteren sehen wir einen starken Fokus auf Automatisierung und Effizienzsteigerung“, berichtet der General Manager. Dass die IT-Budgets zuletzt wieder angestiegen sind, kann auch Wolfgang Schuster, Executive Advisor bei Flexera, bestätigen: „In großen Unternehmen mit mehr als 10.000 Mitarbeitern hat sich der Anteil der IT-Ausgaben am Umsatz von 6 auf 11 Prozent sogar fast verdoppelt.“ Jedes fünfte Unternehmen stecke jährlich mehr als 450 Mio. Euro in seine IT. Laut Schuster stimmt das jedoch nur auf den ersten Blick zuversichtlich, „denn aufgrund der Inflation ist die Kaufkraft der IT-Budgets stark geschrumpft. In unserer ‚Tech Spend Pulse 2023‘-Umfrage bezeichneten 91 Prozent die steigenden Preise auf Anbieterseite als momentan die Herausforderung schlechthin.“

Ob einzelne IT-Großprojekte aufgrund der Krise auf Eis gelegt wurden, kann Schuster nur schwer sagen. Einen generellen Investitionsstopp in IT-Projekte habe es in diesem Jahr allerdings nicht gegeben, so der Experte. Das könnten sich Unternehmen schlichtweg nicht leisten. Die Digitale Transformation sowie Public Cloud bleiben dabei eine Dauerbaustelle, in die Unternehmen viel Zeit und Geld investieren. Weitere Themen, die sie angehen, sind laut Schwerzel mitunter „Cybersecurity/Informationssicherheit“, „Prozessautomatisierung“, „IT-Modernisierung“, „Digital Workplace“ sowie „individuelle Software-Entwicklung“. Viele IT-Verantwortliche gehen aber auch davon aus, dass sich das Budget im Zusammenhang mit Investitionen rund um KI und ML deutlich verschieben wird. Dabei handle es sich hier in den meisten Fällen nicht um IT-Großprojekte, meint Wolfgang Schuster, sondern um Pilotprojekte und den Aus- bzw. Aufbau des KI-Stacks.

Die Mitarbeiter mitnehmen

Wie sollte die IT-Budgetplanung für solche Projekte grundsätzlich angegangen werden? Am Anfang steht eine gründliche Inventarisierung sämtlicher IT-Assets – von On-Premises- über Software-as-a-Service- (SaaS) bis hin zu Cloud-Lösungen. Es gilt, die Nutzung von Anwendungen zu tracken, eine Taxonomie zu definieren, IT-Assets in Return-on-Investment-Kategorien (ROI) einzuordnen und schließlich eine ganzheitliche Landkarte der Unternehmens-IT zu erstellen. „Die Kontextualisierung von Business-Services und Anwendungen ist grundlegend für eine konsolidierte Budgetplanung“, weiß Schuster von Flexera. Was auf den ersten Blick kosteneffektiv erscheine, könne sich auf den zweiten Blick als Kostenfalle entpuppen. Darüber hinaus ist es laut Schwerzel von In-Factory wichtig, das Vorjahresbudget als Ausgangspunkt zu nehmen und an die tatsächlichen Ausgaben und zukünftigen Projekte anzupassen. Auch Aufwände wie Personal, Hardware oder Software-Lizenzen müssten berücksichtigt werden.

Die Planung ist dabei nicht selten mit Stolpersteinen verbunden, wissen die Experten. Große Herausforderungen sind oftmals das Change Management und die Kommunikation. Die Mitarbeiter müssen bei der Transformation und Einführung von IT-Projekten unbedingt mitgenommen werden, um die Akzeptanz frühzeitig zu fördern. Außerdem ist die beste Planung nur so gut wie die Daten, auf denen sie basiert. Ein häufiges Problem sind nämlich fehlerhafte, unvollständige oder gänzlich fehlende IT-Asset-Daten in Unternehmen.

Die richtigen Tools einsetzen

Bei der Planung kann es laut Henner Heistermann, Geschäftsführer der Nitrobox GmbH, kaum zu früh sein, einen Chief-Financial-Officer-Posten (CFO) zu schaffen. Die Rolle des CFO habe sich seiner Ansicht nach in den vergangenen Jahren massiv gewandelt – weg vom „Zahlenschieber“ hin zum strategischen Sparringspartner und Enabler. „Wir treffen immer wieder auf progressive Finanzverantwortliche, welche die Richtung des Unternehmens maßgeblich beeinflussen und die Strategie mittels passender Daten, Systeme und Finanzierungen vorantreiben“, stellt er fest.

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Neben dem CFO können natürlich auch Tools bzw. IT-Lösungen dabei helfen, sämtliche Finanzen eines Unternehmens im Blick zu behalten. „Insbesondere die Komplexität moderner Geschäftsmodelle erfordert eine entsprechend ausgefeilte IT-Infrastruktur“, betont Heistermann. Konfigurations-Management-Datenbanken versprechen an dieser Stelle zwar eine zentrale Sicht auf IT-Assets, „allerdings gelingt es nur wenigen Unternehmen, das Potenzial solcher Datenbanksysteme tatsächlich auszuschöpfen“, warnt Wolfgang Schuster. Auch Tools für IT-Finanz-Management (ITFM) und IT-Service-Management (ITSM) würden nur ein singuläres und verschwommenes Bild des Kosten-Nutzen-Verhältnisses von IT-Assets liefern. Um den IT-Bestand ganzheitlich zu erfassen, rät der Experte den IT-Verantwortlichen, auch auf eine ganzheitliche IT-Asset-Management-Plattform zu setzen. Diese nutzen intelligente Algorithmen zur Analyse und berechnen den Lizenzierungsbedarf automatisch. So können Unternehmen ihre IT-Ausgaben auf Basis der tatsächlichen Nutzung und nicht auf Basis von Schätzungen planen.

Den Geldbeutel schonen

Wenn das Budget mal nicht passen sollte, können Unternehmen gewünschte Software-Lösungen oftmals z.B. über ein Pay-per-use-Modell von den entsprechenden Anbietern beziehen. So kann die Software für einen niedrigen Grundpreis oder sogar kostenfrei eingekauft werden und erst bei der entsprechenden Nutzung entstehen Kosten. „Dabei ist natürlich streng darauf zu achten, dass die Wertgenerierung für das Unternehmen mit dem Preismodell des Anbieters korreliert“, betont Heistermann von Nitrobox.

Weitere Spartipps – gerade für das kommende Jahr 2024 – hält Elton Schwerzel bereit: „Unternehmen sollten auf Cloud Computing anstelle traditioneller IT-Infrastrukturen setzen.“ Mit Automatisierung und Prozess­optimierung könnten Firmen ebenso den Geldbeutel schonen wie mit der Auswahl kosteneffektiver Technologien, Anbieter und Partner. Laut Wolfgang Schuster hat sich wiederum FinOps in den vergangenen Jahren als effektives Betriebsmodell etabliert. Das Prinzip: Transparenz schaffen sowie Optimierungspotenziale identifizieren und diese im laufenden IT-Betrieb implementieren. Das sei ein guter Ansatz für IT-Verantwortliche, um beim IT-Budget nicht nur zu sparen, sondern den IT-Estate langfristig auf betriebswirtschaftlich gesunde Beine zu stellen.

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