Workflow trifft Kreativität

„Prozesse und Agenturen – das verbindet man im ersten Moment nicht miteinander“, sagt Roman Kornauka, Director Business Operations bei der Omnicom Media Group Germany. Die Agenturen der Mediaholding bieten Unternehmen Dienstleistungen in den Bereichen Kommunikationsstrategien und Mediaplanung. Wer an die jung-dynamische Werbebranche denkt, dem fallen als Erstes nicht gerade fest definierte Abläufe und klare Strukturen ein. Die Prozess- und die Agenturwelt scheinen wenig gemeinsam zu haben. „Aber“, so Kornauka, „auch Agenturen befinden sich in einem harten Wettbewerb.“ Und um in diesem zu bestehen, brauche man nachhaltige Prozesse und automatisierte Abläufe. Dafür sollen bei Omnicom die beiden Projekte Omniflow Digital und Omniflow 360 Grad sorgen. Ziel ist es, ein digitales Planungs- und Workflowsystem aufzubauen, mit dessen Hilfe die Abläufe standardisiert, verknüpft und protokolliert werden.

Für die Prozessmodellierung war bereits die Lösung Aris der Software AG im Einsatz. Um die Prozessmodelle auszuführen und somit zu automatisieren, griffen Kornauka und sein Team auf ein System des gleichen Anbieters zurück: auf die Webmethods-Produktsuite. Unter dem Begriff „Model-to-Execute“ stellt der Anbieter eine Verknüpfung zwischen seinen beiden Lösungen bereit. Die Prozessmodelle aus Aris lassen sich über diese Schnittstelle auf die Ausführungsebene von Webmethods übertragen.

„Unabhängig von der Plattform halte ich einen solchen Ansatz für sehr intelligent“, erklärt Kornauka, „also die fachlichen Anforderungen strukturiert aufzunehmen und mit technischen Informationen so anzureichern, dass sich diese Kombination als Anforderungsbeschreibung nutzen lässt.“ Dass dies genau so geschieht, dafür ist der Darmstädter Hersteller verantwortlich. Omnicom übergibt die Prozessvorgaben an das Software-Unternehmen, dort werden sie dann in Webmethods umgesetzt. „Dieses Produkt ist quasi eine Blackbox für uns“, stellt Kornauka fest. „Es wäre natürlich auch eine Option gewesen, die technischen Modelle selbst komplett in BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation) zu schreiben“, fügt er hinzu. „Dann hätten wir genauer gewusst, was dort auf der technischen Seite passiert.“

Das Verfahren hat sich laut Kornauka jedoch bewährt. Die Zusammenarbeit mit dem Anbieter funktioniere gut. Während der Implementierungsphase habe man gemeinsam eine sehr intensive Zeit durchlebt. „Wir haben viele Best-Practice-Erfahrungen gesammelt“, so der Verantwortliche für den Bereich Technologie. Die Implementierung dauerte insgesamt acht Monate. Vorher wurden die Prozesse aufgenommen, die dann an den IT-Partner übergeben wurden. Diese Phase nahm laut Kornauka zwei bis vier Monate in Anspruch.

Eine bunte Palette an Prozessen

Dass Prozessmanagement und Agenturen zwei Welten sind, die zunächst zusammenfinden müssen, ist eine der großen Herausforderungen in den beiden Projekten. „Eine Agentur ist eben ein sehr dynamisches Umfeld“, erklärt Kornauka. Dies werde noch dadurch verstärkt, dass neben den klassischen Medien wie Fernsehen mittlerweile auch soziale Netzwerke und andere Internetplattformen als Kommunikationskanäle im Werbebereich genutzt werden.

Außerdem zählt die Omnicom Media Group etwa 300 Kunden. Das sorgt für eine breite Palette an Prozessen. „Das ist nicht ganz einfach“, so Kornauka. Auf der einen Seite sei es wichtig zu standardisieren. „Auf der anderen Seite müssen auch kundenspezifische Variationen in den Prozessen möglich sein“, sagt der Experte.

Wer im Werbegeschäft arbeitet, ist es zudem gewohnt, dass Dinge schnell passieren. Agenturen arbeiten meist in eng begrenzten Zeiträumen. Die nächste Deadline ist stets sehr nah. Prozessmodellierung und -automatisierung ist jedoch mit einigem Aufwand verbunden. Er und sein Team stehen daher in ständigem Kontakt mit den Endanwendern. Den Mitarbeitern in den Agenturen sollen Projektfortschritte möglichst schnell präsentiert werden. „So stellen wir sicher, dass das, was wir entwickelt haben, auch den Vorstellungen der Nutzer entspricht.“

Um die Kluft zwischen Fach- und IT-Abteilung zu überwinden, hat Omnicom die Rolle des technischen Architekten eingeführt. Dieser wird künftig in die Modellierung der Prozesse eingebunden sein. Seine Aufgabe: Er prüft, ob sich die Modelle auch technisch umsetzen lassen. So treffen Fachwissen und IT-Kompetenz aufeinander. Schließlich sind einige Fachanwender in der Lage, in Aris selbst zu modellieren.

Von der durchgängigen Automatisierung der Prozesse erwartet Kornauka Effizienzgewinne. Das größte Potential dafür sieht er an den Nahtstellen innerhalb der Prozesse – wenn Informationen von einem Mitarbeiter zum anderen weitergegeben werden. „Hier konnten wir bisher die größten Reibungsverluste beo-bachten“, so Kornauka. Wenn z. B. unklar ist, welche Informationen übergeben werden müssen oder ob diese ausreichen. Dann ist die eine oder andere Nachfrage nötig. Und der Workflow gerät ins Stocken. Durch die Verknüpfung der beiden Lösungen sollen die Informationen nun reibungsloser fließen.

Ein wichtiger Aspekt ist laut Kornauka auch das Business Activity Monitoring. Damit lässt sich erkennen, wo der jeweilige Prozess steht. „So können wir dem Kunden immer sagen, wie weit seine Kampagne fortgeschritten ist.“ Die Prozess-Management-Lösung liefert wertvolle Informationen: Wo hängt ein Workflow? Wo gibt es einen kritischen Punkt? Die Antworten auf solche Fragen sorgen auch dafür, die Prozesse insgesamt zu verbessern.  „Von dieser Process Intelligence erwarten wir uns Effizienzsteigerungen im Bereich von 20 Prozent“, erklärt Kornauka.

Bisher wurde das Konzept für die Prozesse in der strategischen Planung umgesetzt, die beim Anwender den Kern der Wertschöpfung darstellen. Die Abläufe im Einkauf, in der Abrechnung sowie im Reporting sollen noch hinzukommen. Kornauka und seine Mitarbeiter prüfen zudem, ob auch die Kunden in die automatisierte Prozesskette einbezogen werden können. Auf Technikseite arbeiten die IT-Experten des Anwenders daran, im Rahmen des Projekts „360 Grad“ eine service-orientierte Architektur (SOA) in die Prozesslandschaft einzubinden. So können künftig IT-Funktionen, die im Workflow benötigt werden, als Softwareservice bereitgestellt werden.

Die Omnicom Media Group Germany
Die Gruppe steht für die deutsche Mediaholding der Omnicom, einer weltweiten Kommunikations-, Werbe- und Marketingdienstleistungsgruppe. Die Agenturen der Omnicom Media Group Germany beraten mit mehr als 700 Mitarbeitern an fünf Standorten werbetreibende Unternehmen in Sachen Strategie, Kommunikation, Mediaplanung, Mediaeinkauf, Optimierung und Forschung. Der Jahresumsatz liegt bei 2,19 Mrd. Euro.
Im Internet: www.omnicommediagroup.de