Workflows für die Messerschmiede

Vor diesem Hintergrund hat die Zwilling J.A. Henckels AG aus Solingen, ein Hersteller von Qualitätsprodukten aus den Bereichen Küche und Beauty, seine Rechnungseingangsverarbeitung automatisiert. Dank der Lösung von Readsoft, einem Spezialisten für die Automatisierung und Optimierung von Prozessen in SAP, profitiert Zwilling seit Anfang 2011 von effizienteren, schnelleren und transparenteren Abläufen bei der Verarbeitung eingehender Rechnungen.

Das 1731 gegründete Unternehmen ist heute ein Global Player. Die bisherigen Prozesse beim Rechnungseingang entsprachen nicht mehr den Anforderungen an eine effiziente Rechnungsverarbeitung. „Wir haben eine Lösung gesucht, die uns jederzeit einen genauen Überblick über alle im Haus befindlichen Rechnungen bietet und die uns zeigt, welche Rechnung gerade wo zur Bearbeitung vorliegt“, erläutert Peter Krisam, Leiter der Finanzbuchhaltung bei Zwilling. Er und seine Mitarbeiter verarbeiten in der Unternehmenszentrale in Solingen rund 25.000 Rechnungen pro Jahr. Bisher wurden die Rechnungsdaten manuell erfasst, durchliefen mit der Hauspost die relevanten Abteilungen, wurden dann gebucht und erst am Ende des Prozesses digitalisiert. Bei dieser Anzahl eingehender Rechnungen war es also nicht verwunderlich, dass der Zeitraum zwischen Rechnungseingang und -buchung teilweise bis zu zwei Wochen betrug und immer wieder auf der Suche nach bestimmten Rechnungen durch alle Abteilungen telefoniert werden musste.

Nahtlose Integration

Mitte 2010 sah man sich bei Zwilling mehrere Lösungen zur Automatisierung der Rechnungsverarbeitung an. Das wichtigste Kriterium war dabei die Möglichkeit einer nahtlosen Integration in das bestehende SAP-System. Da Readsoft seine Technologieplattform Process Director speziell für die Optimierung und Automatisierung von Prozessen in SAP entwickelt hat, entschied sich Zwilling für die Lösung des Software-Unternehmens. Neben der Data-Capture-Lösung setzt Zwilling den Process Director für Rechnungen ein. Mit dieser Kombination können die Rechnungsinformationen erfasst, ausgelesen und anschließend zur Weiterverarbeitung in SAP bereitgestellt werden. Die Software gleicht diese Daten beispielsweise gegen vor­handene Bestellungen und Stammdaten in SAP ab. Stimmen Informationen wie Name, Anschrift, Bankangaben, Steuernummer und Positionsdaten überein, wird die Rechnung im SAP-System gebucht. Über das System können auch individuell angelegte Genehmigungs- und Freigabeprozesse gestartet werden, die sowohl webbasiert als auch direkt im Process Director in SAP bearbeitet werden können. Alle Prozesse und deren aktueller Status werden dabei in einer übersichtlichen Worklist dargestellt. Die grafische Oberfläche der Worklist ist ähnlich gestaltet wie der Posteingang in Outlook und bietet auf einen Blick eine Echtzeitübersicht, wie viele Rechnungen in welchem Bearbeitungsstatus sind. Um weitere Details einzusehen, genügt ein Klick und sämtliche Informationen zum jeweiligen Sachverhalt werden ebenso angezeigt wie die digitalisiert hinterlegten Dokumente.

Nach der gemeinsamen Erarbeitung des Konzepts begann im Herbst 2010 die erste Testphase. Eine Herausforderung stellte die Abbildung der bei Zwilling vorgeschriebenen Genehmigungs- und Freigabeprozesse dar. „Das Vier-Augen-Prinzip unseres Unternehmens mussten wir natürlich auch entsprechend in der Software abbilden, um die Workflows zu definieren“, betont Peter Krisam. Eine weitere Besonderheit waren die Definition und die Programmierung spezieller Workflows für den Zollbeauftragten, der die internationalen Lieferungen überprüft und bearbeitet und über spezifische Bevollmächtigungen verfügt. Auch für genau definierte Genehmigungsabläufe bei Auszahlungen in bestimmten Höhen programmierte man für Zwilling maßgeschneiderte Workflows. Im Oktober und November wurden schließlich die Schulungen für die Mitarbeiter der Finanzbuchhaltung und die Anwender in den einzelnen Abteilungen durchgeführt. „Die Einführung neuer Software stößt ja oftmals auf eine gewisse Skepsis“, berichtet Krisam. „Aber alle, die zunächst mit großen Fragezeichen in den Augen die Schulung besuchten, kamen danach erleichtert wieder heraus – mit der Erkenntnis: Es ist doch nicht so kompliziert.“

Klare Strukturen

Dass die Einarbeitung der Mitarbeiter schnell vonstatten ging, liegt nicht zuletzt an der anwenderfreundlichen Nutzeroberfläche, die einen klar strukturierten Überblick zu allen Prozessen bietet. Dennoch galt es, auch einige interne Abläufe zu verändern. „So manche lieb gewonnene Gewohnheit, wie beispielsweise die, jedes zu prüfende Dokument selbst noch einmal auszudrucken oder zu kopieren, musste hinterfragt werden“, gibt Krisam zu. Doch trotz zusätzlicher Arbeitsbelastung aufgrund des Jahresabschlusses dauerte es nur etwa einen Monat, bis alle Anwender sich in das neue System eingearbeitet hatten und die Lösung produktiv im Einsatz war. Heute profitiert Zwilling eigenen Angaben zufolge von beschleunigten Buchungsabläufen und Verbesserungen im Mahnwesen. Darüber hinaus werden sämtliche Genehmigungs- und Freigabeprozesse im System protokolliert und dokumentiert und sind somit jederzeit nachvollziehbar – ein wichtiger Aspekt in Hinblick auf Compliance-gerechte Geschäftsprozesse. Während früher des Öfteren die interne Suche nach bestimmten Rechnungen personelle und zeitliche Ressourcen beanspruchte, ist heute mit einem Blick ersichtlich, bei wem und in welcher Abteilung eine Rechnung gerade vorliegt. „Von der eigentlichen Implementierung haben wir kaum etwas mitbekommen – die Einführung verlief im vereinbarten zeitlichen und budgetierten Rahmen“, berichtet Peter Krisam. Bei dem Solinger Unternehmen profitieren heute die Finanzbuchhaltung und letztlich das gesamte Unternehmen bei der automatisierten Rechnungseingangsverarbeitung von moderner Softwaretechnologie.

Zwilling J.A. Henckels AG
Die Zwilling J.A. Henckels AG aus Solingen ist ein deutsches Traditionsunternehmen und Hersteller der weltweit bekannten Küchenmesser. Darüber hinaus produziert Zwilling auch Kochgeschirr, Bestecke, Küchenhelfer, Scheren, Maniküre- und Pediküre-Artikel sowie Friseurbedarf. Mit 40 Tochtergesellschaften und einem Umsatz von 391 Mio. Euro im Jahr 2010 ist die Gruppe heute ein Global Player.
Im Internet: www.zwilling.com

Bildquelle: Zwilling J.A. Henckels