24.05.2023 Unkomplizierter Zugriff auf Dokumente

WWK setzt auf einheitliche Archivierungsplattform

Zusammen mit der KGS Software GmbH hat die WWK Lebensversicherung ein ausfallsicheres Archiv inklusive Desaster-Recovery-Szenario aufgebaut. Ziel ist die Verbesserung der Flexibilität beim Zugriff auf die Archivdaten sowie die Senkung der Support-Kosten.

Die WWK mit Hauptsitz in München beschäftigt ca. 1.300 Angestellte.

Versicherungsverträge laufen mitunter über viele Jahrzehnte und dementsprechend müssen sie revisionssicher und Bafin-konform archiviert werden. Dabei setzte man in der Vergangenheit bei der Lebensversicherung auf drei Dell-ECS-Systeme.

Ein Konglomerat aus veränderten Anforderungen führte schließlich dazu, dass sich das Versicherungsunternehmen von seinem alten Konzept verabschiedete und auf den schlanken Archivansatz des Software-Anbieters KGS und dessen Content Server wechselte. Die größte Herausforderung dabei war, dass die Migration parallel zum Geschäftsbetrieb verlaufen sollte, ohne dass dieser unterbrochen wird. Deshalb entschied man sich für eine Doppelstrategie: Während das neue Kundeninformationsportal bereits vom Anbieter bedient wurde, waren alle restlichen Applikationen noch mit dem alten Archiv verbunden. Da die Versicherung gemäß ISO27001 nach BSI-Grundschutz zertifiziert ist und das Migrationsverfahren protokolliert wurde, war damit auch den Anforderungen der Wirtschaftsprüfer genüge getan.

Diese „intelligente Archivierung“ basiert auf Archivelink und ist in der Lage, die verschiedensten Fachanwendungen mit der Archivierungslösung zu verbinden. Die WWK kann daher weit mehr als nur Dokumente und Daten aus dem Kunden- und Vertriebsinformationsportal im KGS-Archiv Tia ablegen bzw. darin recherchieren. Es soll auch möglich sein, Protokolldateien bzw. System-Logs aus diversen Systemen sowie Dokumente aus der Portallösung Bipro, einer Software, über die Vertriebspartner des Versicherungsunternehmens mit Informationen versorgt werden, einzubinden.

Archivzugriff aus neuen Webportalen

Alle Archivanfragen der Webportale werden seit der Umstellung an einen Writecache-server weitergeleitet, der vor dem eigentlichen Archiv installiert ist. Dieser kommuniziert nicht nur mit den Portalen, sondern auch direkt mit weiteren WWK-Anwendungen. Doch wenn die Versicherung auch ihr gesamtes Kerngeschäft der Policen-Verwaltung über eine eigenentwickelte Branchensoftware betreibt, wird SAP nach wie vor für das Management von Eingangsrechnungen und Personaldaten verwendet. Das Dokumenten-Management-System wird allerdings benötigt, um Dokumente mit Metadatensätzen aus der versicherungswirtschaftlichen Kernanwendung zu indexieren und im Archiv abzulegen.

Auch der Tia-Document-Router ist Teil der Archivlösung der WWK. Ihn nutzte die Versicherung bereits vor der großen Archivmigration, um gescannte, indizierte Objekte von einem Laufwerk zu lesen und dann über SAP abzulegen. Zur Anzeige von Dokumenten im SAP-Bereich wird heute erfolgreich der Tia H5 Viewer eingesetzt.

Bildquelle: WWK Versicherung