Zeitraubendes E-Mail-Pingpong

Jeder hat sie wohl schon einmal erlebt – eine dieser E-Mail-Horrorgeschichten. Vielleicht hat man eine E-Mail an die falsche Person geschickt oder man ist Opfer einer der 3,4 Milliarden Phishing-E-Mails geworden, die täglich verschickt werden. Oder vielleicht ist man es auch einfach leid, den eigenen Arbeitstag damit zu verbringen, das E-Mail-Postfach nach den richtigen Informationen zu durchsuchen. Im Jahr 2022 müssen wir uns das eigentlich nicht mehr antun. Es gibt bessere und flexiblere Möglichkeiten der Kommunikation. Die E-Mail ist über 50 Jahre alt und hat keinen Platz mehr in den digitalen Firmenzentralen, die wir heute für effektives Arbeiten brauchen. Warum sind wir also immer noch so abhängig von der E-Mail und welche Vorteile hat es, wenn wir diese Gewohnheit endlich ablegen?

Loslassen fällt schwer

Es gab mal eine Zeit, in der die E-Mail unseren Bedürfnissen entsprach – als man nur mit wenigen Personen innerhalb oder außerhalb des Unternehmens kommunizierte. Aber die Arbeitswelt hat sich seitdem stark weiterentwickelt. Sie ist funktionsübergreifender, verteilter und flexibler denn je. Viele arbeiten regelmäßig mit verschiedenen Abteilungen, Zeitzonen und Organisationen zusammen. Auch wenn die Vertrautheit der E-Mail auf den ersten Blick verlockend sein mag, so bringt sie doch hohe Kosten in Form von Ineffizienz und Aufwand mit sich. Im Privatleben werden oft moderne Kommunikations-Apps genutzt, um sich mit Freunden und Familie auszutauschen. Es wird dynamisch in Gruppen kommuniziert, es werden Fotos verschickt und vieles mehr. Es ist an der Zeit, von den Tools in der Arbeit die gleichen Standards zu verlangen wie im Privatleben.

Nutzung von Channels

Einer der größten Vorteile von Channel-basierten Kollaborationsplattformen besteht darin, dass die Arbeit nach Themen und Projekten organisiert wird. Dadurch wird die tägliche Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen reibungsloser. Alle Mitarbeiter haben Zugriff auf dieselben Informationen und können Prioritäten sofort erkennen. Das macht es auch viel einfacher, sich auf den neuesten Stand zu bringen, wenn nicht alle am gleichen Ort zur gleichen Zeit arbeiten. Und das gilt nicht nur für die interne Zusammenarbeit: Auch externe Partner, Kunden und Lieferanten lassen sich in Channels sicher zusammenbringen. Darüber hinaus lassen sich Apps und Automatisierungen integrieren, um manuelle Routineaufgaben zu vereinfachen.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 11/2022. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

In Anbetracht dieser Vorteile wird die E-Mail als Technologie des vergangenen Jahrhunderts entlarvt. Der Finanzvermittler Europace ist nur ein Beispiel für progressive Unternehmen, die sich vom zeitraubenden E-Mail-Ping-Pong gelöst haben und stattdessen auf die Nutzung von Channels setzen. 

Einschüchternde Aufgabe

Die Umstellung des Kommunikationsmittels bei der Arbeit kann eine einschüchternde Aufgabe sein. Dabei geht es aber nicht darum, die E-Mail über Nacht komplett zu ersetzen. Wer bereit ist, eine Alternative auszuprobieren und andere von den Vorteilen zu überzeugen, sollte klein angefangen. Wahrscheinlich werden die Ergebnisse für sich selbst sprechen – und die Nutzung kann dann weiter ausgebaut werden. Man sollte diese Aufgabe jedoch nicht nur als Herausforderung, sondern auch als Chance ansehen, die Arbeit einfacher, effizienter und erfüllender zu gestalten.

Bildquelle: Slack