„Zombieserver identifizieren und beseitigen“

ITD: Herr Schuster, wie ist es in Anbetracht aller derzeitigen Krisen um die IT-Budgets in Großunternehmen bestellt?
Schuster: Die IT-Budgets sind im letzten Jahr wieder gestiegen. In großen Unternehmen mit mehr als 10.000 Mitarbeitern hat sich der Anteil der IT-Ausgaben am Umsatz von 6 auf 11 Prozent sogar fast verdoppelt. Jedes fünfte Unternehmen steckt jährlich mehr als 450 Mio. Euro in seine IT. Das stimmt jedoch nur auf den ersten Blick zuversichtlich, denn aufgrund der Inflation ist die Kaufkraft der IT-Budgets stark geschrumpft. In unserer „Tech Spend Pulse 2023“-Umfrage bezeichneten 91 Prozent die steigende Preise auf Anbieterseite als momentan die Herausforderung schlechthin.

ITD: Inwieweit haben die Unternehmen – den Krisen zum Trotz – in diesem Jahr IT-Großprojekte in Angriff genommen?
Schuster: Ob einzelne IT-Großprojekte aufgrund der Krise auf Eis gelegt wurden, ist schwer zu sagen. Einen generellen Investitions-Stopp in IT-Projekte hat es in diesem Jahr nicht gegeben. Das können sich Unternehmen schlichtweg nicht leisten – vor allem nicht bei Digitaler Transformation, Cybersecurity, Kostenoptimierung und Modernisierung der IT. Angesichts des angespannten Wirtschaftsklimas prüfen IT-Verantwortliche jetzt lieber dreimal, ob Investitionen unbedingt notwendig sind und ob diese auch langfristig einen Mehrwert erkennen lassen.

ITD: Was sind dabei die häufigsten IT-Baustellen, in die investiert wird?
Schuster: Digitale Transformation und Public Cloud bleiben eine Dauerbaustelle, in die Unternehmen weiter viel Zeit und Geld investieren. Von den 60 Prozent der Ausgaben, die im IT-Haushalt für Software anfallen, gehen bereits 37 Prozent auf das Konto von Software as a Service (SaaS). Hier haben Unternehmen schlicht keine Wahl: Wer mit der Cloud nicht mitgeht, fällt zurück. Eine IT-Baustelle, die gerade erst am Entstehen ist, ist die Implementierung von KI-Technologien. Knapp zwei Drittel der IT-Verantwortlichen gehen davon aus, dass sich das Budget im Zusammenhang mit Investitionen rund um Künstliche Intelligenz (KI) und Maschinelles Lernen (ML) deutlich verschieben wird. Dabei handelt es sich hier in den meisten Fällen nicht um IT-Großprojekte, sondern um Pilotprojekte und den Aus- bzw. Aufbau des KI-Stacks. Es gibt auch eine IT-Baustelle, die im Vergleich zu den letzten Jahren an Dringlichkeit verliert. Nach dem sich die Büros nach der Corona-Pandemie langsam wieder füllen, sinken auch die IT-Initiativen rund um Homeoffice und Remote Workspace weltweit von 74 auf 39 Prozent.

ITD: Wie sollte eine IT-Budgetplanung grundsätzlich angegangen werden?
Schuster: IT-Visibility, also der detaillierte Überblick des gesamten hybriden IT-Bestands, ist grundsätzlich für jede IT-Budgetplanung. Am Anfang steht deshalb eine gründliche Inventarisierung sämtlicher IT-Assets – von On-Premises-, über Software-as-a-Service- (SaaS) bis hin zu Cloud-Lösungen. Es gilt, die Nutzung von Anwendungen zu tracken, eine Taxonomie zu definieren, IT-Assets in ROI-Kategorien einzuordnen und schließlich eine ganzheitliche Landkarte der Unternehmens-IT (Blueprint) zu erstellen. Die Kontextualisierung von Business-Services und Anwendungen ist grundlegend für eine konsolidierte Budgetplanung. Was auf den ersten Blick kosteneffektiv erscheint, kann sich auf den zweiten Blick als Kostenfalle entpuppen. Kürzungen im IT-Support z.B. können Compliance-Verstöße, nicht-budgetierte Audits und True-ups nach sich ziehen. Und wer beim Software Vulnerability Management spart, riskiert über kurz oder lang kostspielige Cyberangriffe und Datenleaks.

ITD: Mit welchen Herausforderungen und Stolpersteinen ist solch eine Planung häufig verbunden?
Schuster: Die beste Planung ist nur so gut, wie die Daten, auf denen sie basiert. Einer der häufigsten Stolpersteine sind daher fehlerhafte, unvollständige oder gänzlich fehlende IT-Asset-Daten in Unternehmen. Egal ob EOL/EOS, Schwachstellen, Versionsnummern, Herstellername, Lizenzierungs-/Paketierungsoptionen oder Vertragslaufzeit – fehlen Bestandsdaten lassen sich grundsätzliche Fragen zu den Kosten und dem ROI von IT-Assets schlichtweg nicht beantworten. Ein weiteres Problem sind Datensilos. Allzu oft ist die IT-Management-Strategie fragmentiert, was es schwierig macht, an die Daten zu kommen, die für die strategische Planung essenziell sind. Zwischen den Teams für Cloud Management, Enterprise Architecture (EA) und IT Financial Management (ITFM) beispielsweise findet nur ein eingeschränkter Austausch statt. Das kann frustrierend sein und schafft unnötige Hürden bei der Planung und Umsetzung wichtiger IT-Geschäftsinitiativen.

ITD: Inwieweit können auch Tools/IT-Lösungen dabei helfen, sämtliche Finanzen im Blick zu behalten?
Schuster: Konfigurations-Management-Datenbanken (CMDB) versprechen zwar eine zentrale Sicht auf IT-Assets, allerdings gelingt es nur wenigen Unternehmen, das Potenzial solcher Datenbanksysteme tatsächlich auszuschöpfen. Auch Tools für IT-Finanz-Management (ITFM) und IT-Service-Management (ITSM) liefern nur ein singuläres und verschwommenes Bild des Kosten-Nutzen-Verhältnis von IT-Assets. Um den IT-Bestand ganzheitlich zu erfassen, sollten IT-Verantwortliche auch auf ganzheitliche IT-Asset-Management-Plattformen setzen. Sie verfügen über umfassende IT-Asset-Daten, nutzen intelligente Algorithmen zur Analyse und berechnen den Lizenzierungsbedarf automatisch. So können Unternehmen ihre IT-Ausgaben auf Basis der tatsächlichen Nutzung und nicht auf Basis von Schätzungen planen.

ITD: Spartipps für 2024: Wie können Unternehmen im neuen Jahr am besten ihren Geldbeutel schonen, ohne auf Modernisierungsmaßnahmen verzichten zu müssen? Welche Sparansätze gibt es?
Schuster: Statt zu sparen, sollten Unternehmen zunächst ihre IT-Kosten optimieren. Nach unserem State of ITAM Report wirft rund ein Drittel der getätigten Technologieausgaben in der Praxis keinen echten Mehrwert ab und sie sind damit vermeidbar. Wer also überschüssige Lizenzen und SaaS-Abos sowie überdimensionierte Cloud-Instanzen oder Zombieserver identifiziert und beseitigt und seine IT-Ressourcen bedarfsgerecht ausrichtet (Rightsizing), kann relativ schnell seine Ausgaben senken, ohne das Geschäftswachstum auszubremsen. Die Cloud bietet als eine der größten Kostenstellen im Unternehmen auch einen der größten Kostenhebel. FinOps hat sich in den letzten Jahren als effektives Betriebsmodell etabliert. Das Prinzip: Transparenz schaffen, Optimierungspotenziale identifizieren und diese im laufenden IT-Betrieb implementieren. Das ist ein guter Ansatz für IT-Verantwortliche, um beim IT-Budget nicht nur zu sparen, sondern den IT-Estate langfristig auf betriebswirtschaftlich gesunde Beine zu stellen.

Bildquelle: Flexera