Zu jeder Zeit, an jedem Ort

ITD: Was sind für Sie die Hauptcharakteristika eines „Modern Workplace“ im Jahr 2021?
Thiemo Rau: Wir werden zukünftig eine zunehmend flexible Arbeitsumgebung erleben – und das ist in Deutschland keine Rückkehr zur Normalität. Es ist vielmehr ein Paradigma für Unternehmen, mit dem sich jede Firma zukünftig auseinandersetzen muss. Dabei gibt es sechs wesentliche Bereiche, die Unternehmen beachten müssen: Die Sicherheit der Belegschaft muss an erster Stelle stehen, die Produktivität sollte nicht durch die anstehenden Veränderungen leiden, und die Kommunikation untereinander rückt in den Fokus. Gleichzeitig brauchen die Mitarbeitenden Raum für Flexibilität, eine gute Vorbereitung auf die Zukunft und die richtige Infrastruktur, um die anstehenden Herausforderungen auch technisch bewältigen zu können.  

ITD: Dokumentenmangement klingt für viele noch immer nach einer eher trockenen Thematik. Warum nehmen dennoch gerade moderne DMS-Lösungen bei der Digitalisierung von Arbeitsplätzen eine Schlüsselfunktion ein?
Rau: Viele Unternehmen sind auf das Drucken angewiesen, wobei die meisten von ihnen eine bessere Integration von Papiernutzung und digitalen Arbeitsabläufe anstreben. Für den Großteil spielt vor diesem Hintergrund die Digitalisierung papierbasierter Prozesse für ihre Initiativen zur digitalen Transformation eine große Rolle. Dokumentenmanagement-Lösungen helfen aber nicht nur dabei, sondern auch bei der Produktivitätssteigerung und beim Thema Datenschutz. Durch den Einsatz von DMS-Lösungen können Dokumente digitalisiert werden und Mitarbeitende erhalten zu jeder Zeit und ortsungebunden Zugriff. Das wiederum ermöglicht flexibles Arbeiten, reduziert Arbeits- und Kostenaufwand und führt zu einer Vereinfachung der Zusammenarbeit.

ITD: Remotes Arbeiten und Homeoffice werden immer wichtiger. Welche Herausforderung an die Druckerinfrastruktur bringen diese Arbeitsmodelle mit sich?
Rau: Die Herausforderungen sind je nach Branche unterschiedlich. Für Büroangestellte bedeutet Homeoffice keine besonders große Umstellung, was die Arbeitsweise betrifft. Wenn die Arbeit zuvor hauptsächlich am Rechner erledigt wurde, funktioniert das auch von zu Hause. Aber für Unternehmen, die schnell große Mengen an Dokumenten produzieren müssen, ist der fehlende Zugang zu betrieblichen Standorten ein echtes Problem. Und auch bei der eingehenden Post kann es zu Verzögerungen kommen, sodass Unternehmen Alternativen benötigen, um sicherzustellen, dass die Kundenzufriedenheit und andere kritische Prozesse nicht beeinträchtigt werden. Abhilfe verschaffen hier digitale Lösungen.

ITD: Viele Unternehmen unterschätzen, dass Drucker – als physische Endpoints im Netzwerk – auch ein Security-Thema sind. Wie gewährleisten moderne Printsysteme hier patenten Schutz?
Rau: Angesichts zunehmender Cyberbedrohungen und Datenverstöße sind proaktive Sicherheitsstrategien dringend erforderlich. Moderne Printsysteme verfügen über eine automatische Überwachung und Fehlerbehebung, sodass Geräte auf dem neuesten Stand bleiben. Sie sorgen dafür, dass nur autorisierte Nutzer Dokumente drucken können und senden eine Warnung, wenn vertrauliche Daten offengelegt werden.

ITD: Von welchen Technologien wird die Modernisierung der Druckinfrastruktur in den kommenden Jahren am stärksten profitieren?
Rau: Eine der wichtigsten Technologien für die Druckbranche und auch für Xerox ist sicherlich Künstliche Intelligenz. Bereits heute wird KI in der Druckbranche erfolgreich eingesetzt, um Aufgaben, die den Druckprozess bislang behindert haben, zu automatisieren. Intelligente Algorithmen entscheiden, mit welchen Dokumentenlayouts Abfall am besten vermieden wird, und im Bereich Direktmailings und Kataloge lassen sich mit KI Kundendaten besser nutzen, um Direktmailings auf die Interessen jedes einzelnen Kunden abzustimmen, um nur zwei Beispiele zu nennen.

Bildquelle: Xerox